淺析新時期檔案管理向檔案數據管理的轉變策略

摘 要：隨著網絡信息化技術的發展，數據管理已經深入到各行各業之中，檔案管理就是其中的一個方面。目前在檔案管理當中，很多單位及其部門仍舊采用傳統的手工管理方式，管理效率較低。因此對新時期檔案管理向檔案數據管理的轉變策略研究具有重要的現實意義。論文從檔案數據管理的必要性出發，概述新時期檔案管理向檔案數據管理過程當中存在的問題并對其進行分析，提出相應的解決措施，期望為檔案管理工作者提供一定的借鑒價值。

關鍵詞：檔案管理;數據管理;轉變策略

在信息技術快速發展的今天，數據管理是時代發展的必然要求。各行各業也都將數據管理工作納入了實際工作之中。在檔案管理當中，面對信息化，需要對檔案進行數據管理，包括對數據的收集、挖掘和整理工作，這也是檔案數據管理當中的難點，而對新時期檔案管理向檔案數據管理的轉變策略研究，可以有效分析檔案數據管理轉變存在的重點與難點，使我們采取有效的改進措施，從而提高檔案現代化管理水平。

一、檔案管理向檔案數據管理轉變的必要性

（一）檔案管理向檔案數據管理的轉變是新時代的必要要求

當今時代不同于過去的工業文明時代，信息化、智能化是時代發展的必然要求，因此檔案管理必須與時代接軌，向數據化管理進行轉變，檔案管理工作只有適應時代發展的要求，才能保障檔案管理工作的先進性。

（二）檔案管理向檔案數據管理的轉變是提高檔案管理效率的關鍵

在過去很長的一段時間內，檔案管理一直采取手工操作的模式，包括手工書寫，紙質文件保存的方式進行管理。這樣的管理模式，一是管理效率較低，二是檔案保存工作還存在成本較高、保存年限較低等問題。而數據管理的方式，能有效的克服這些缺陷，因此采取檔案數據管理方式可以提高檔案管理效率。

（三）檔案數據管理是向現代檔案管理轉型的標志

在檔案管理的過程當中，必須與時代掛鉤，加強轉型的過程，檔案管理轉型是實現檔案管理現代化的重要任務。檔案數據管理工作是信息化時代與智能時代的必然要求，只有加強檔案數據化管理才能加快檔案管理轉型進程。

二、新時期檔案管理向檔案數據管理轉變中存在的問題

（一）檔案管理觀念和技術較為落后

目前在很多部門及其單位的檔案數據管理轉變過程當中，很多人不知道什么是檔案數據管理，如何進行檔案數據管理。有部分人認為檔案數據管理就是采用電腦進行檔案管理，因此對檔案數據管理轉變的看法較為粗淺。另外在檔案數據管理轉變的過程當中，雖然部分單位進行了信息化管理，但是管理技術還是較為落后，沒有專門的軟件，都是在傳統紙質文件基礎上的電腦檔案保持工作，效率還是相對較低。

（二）檔案數據管理投入不足

目前在檔案數據管理的轉變過程當中檔案數據管理投入不足是制約檔案數據管理的轉變的重要因素，在檔案數據管理的轉變過程當中需要電腦技術、網絡技術、信息安全等各方面的設備設施及其專業技術人員的支持，只有這樣才能完成檔案云技術、大數據等目標，但是目前很多檔案管理部門根本沒有這方面的投入，因此檔案數據管理的轉變就是一種空談。

（三）檔案數據管理安全問題突出

在檔案數據管理的轉變過程當中，在看到檔案數據管理優勢的同時，檔案數據管理的轉變還存在風險，其中安全問題就是一個方面。在檔案數據管理的轉變過程當中，檔案信息與網絡是互聯的，如果網絡安全技術不到位，可能造成檔案信息泄密風險，而這種安全管理，在很多部門都存在觀念及技術上的欠缺。

三、新時期檔案管理向檔案數據管理的轉變策略

（一）更新檔案管理觀念，向檔案數據管理靠攏

在檔案數據管理的轉變過程當中，觀念是指導也是方向，只有觀念正確檔案數據管理的轉變才能高效開展，因此必須保障觀念的先進性。面對檔案數據管理轉變存在的觀念誤差，在檔案管理當中要深刻的認識到檔案數據管理的轉變是時代發展的必要要求，也是提高檔案管理效率的關鍵所在，在檔案管理當中應積極學習并接受先進的檔案數據管理技術。另外在檔案數據管理的轉變過程當中要加強數據管理投入力度，加強云技術、大數據等各種先進技術在檔案管理當中的運用。

（二）加強檔案數據管理投入

在檔案數據管理的轉變過程當中必須加強檔案數據管理的投入。在實際的投入當中單位及其部門要根據自身的情況建立有效的技術投入計劃與目標。在檔案數據管理的轉變投入上要廣泛借鑒國內外的先進管理與經驗，提高檔案數據管理的轉變效率。在檔案管理當中除了了自身的投入之外，還可以與網絡技術公司進行合作，提高數據管理水平。

（三）注重檔案數據安全管理

在檔案數據管理的轉變過程當中必須保障檔案數據安全。一方面在實際的管理當中需要加強對檔案數據安全管理的重視力度，建立檔案數據安全防護軟件及流程，培養檔案數據安全管理專業人才，從技術上進行檔案數據安全管理。另一方面，需要建立檔案數據安全管理制度及法律法規，建立檔案信息化準入制度，保障檔案數據安全，完善檔案數據安全管理法律法規，針對違法行為采取嚴厲的制裁。

結語

從以上的分析可以看出，檔案管理向檔案數據管理的轉變是非常必要的，檔案管理向檔案數據管理的轉變是新時代的必要要求、檔案管理向檔案數據管理的轉變是提高檔案管理效率的關鍵、檔案管理向檔案數據管理的轉變是現代檔案管理轉型的標志，但是新時期檔案管理向檔案數據管理過程當中并不是沒有問題，針對檔案管理觀念和技術較為落后、檔案數據管理投入不足、檔案數據管理安全問題突出等問題。我們應該立足于工作實際采取相對應的措施解決這些問題，為檔案管理向檔案數據管理轉型提供必要的理論支持。

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作者簡介：王顯秀（1975.1—），女，漢族，專科學歷，單位：大竹縣節約用水管理辦公室，研究方向：檔案管理。

（作者單位：大竹縣節約用水管理辦公室）