關于OA系統在醫院檔案管理應用中存在的問題及解決措施

李慧

摘 要：經過對OA系統在醫院檔案管理應用中的詳細研究之后，可以發現當前OA系統在醫院檔案管理應用中存在許多的問題，主要包括：管理人員的素質和能力較差、管理意識薄弱以及平臺的建設不完善等，所以應加大對OA系統的調整力度，并安排專業人員進行維護和管理，以完善平臺的建設，給OA系統在醫院檔案管理中的應用帶來促進作用，同時促進醫院長遠、穩定的發展下去。

關鍵詞：OA系統;醫院檔案管理;應用問題;解決措施

1 OA系統在醫院檔案管理應用中的成效

現階段OA系統主要是用來多方面進行日常管理的一種系統，其具有很多的優點，如便捷、安全以及充分實現了無紙化辦公的目的，所以在醫院檔案管理當中被大量應用，并取得了很好的管理成效。通常OA系統在醫院檔案管理應用中的成效主要表現在如下的幾個方面：1）信息采集快。OA系統所配置的掃描裝置能夠迅速把醫院需要輸入系統里的信息資料全部掃描到系統當中，這便在很大程度上縮短了人工錄入的時間，充分提升了工作的效率和質量。2）完全實現了信息化辦公。通過OA系統能夠讓所有的數據都成為電子形式然后儲存，構成了一個非常完善的信息數據庫，不僅能夠實現多用戶、多設備一起檢索，而且還能實現數據共享。3）實現了信息化的管理目的。因為OA系統具備良好的管理功能，所以被廣泛應用于醫院檔案管理當中，不僅很大程度的實現了工作流程的信息化管理，而且還充分避免了人為因素的干擾，因此OA系統在醫院檔案管理應用中非常的關鍵，能夠有效地減少不必要的人力、物力和財力，并全面增強工作的效率。另外，OA系統還能夠全面促使醫院檔案管理制度的規范化和嚴格化，以實現醫院檔案管理的信息共享、數字化建設以及信息化發展。

2 OA系統在醫院檔案管理應用中存在的問題

2.1 管理人員的素質和能力不高

如今醫院檔案管理大多數都使用了OA系統，雖然能夠全面提高檔案管理的質量和效率，但是此系統的操作水平以及技術要求均比較高，而醫院卻沒有相應的專業技術管理人員，所以這就嚴重的抑制了OA系統在醫院檔案管理應用中的效果。另外，很多管理OA系統的檔案管理人員都是從別的部門臨時調過來的，所以根本沒有專業的檔案管理能力和計算機操作水平，這便也嚴重抑制了OA系統在醫院檔案管理中的應用效果。

2.2 對OA系統的重視程度不夠

OA系統屬于一種日常的管理系統，其檔案管理部分就是把電子檔案統一輸入OA系統當中，以便于用戶查閱和瀏覽檔案，同時還有效的增強了工作效率和質量。不過，醫院受傳統觀念影響很嚴重，普遍會覺得紙質文件更具有保存的價值和意義，這便造成了很多醫院既使用了OA系統，又使用了紙質文件。另外，還有些醫院根本不認可OA系統，只采用了紙質文件，這就使OA系統對醫院各種檔案的收集和整理工作受到了很大的阻礙，同時還影響了OA系統的應用效率。

2.3 平臺的建設不完善

OA系統的電子文件都是依靠網絡進行傳輸的，所以簽批、發布和閱讀等方面的使用都需要網絡，但因為醫院的網絡系統范圍較小，所以就造成了OA系統的穩定性和使用性較小，從而會使許多的重要文件在傳輸過程中發生丟失、缺損或簽批失敗等情況，進而導致OA系統在醫院檔案管理中的應用受到了嚴重的影響。

2.4 OA系統電子歸檔不健全

即便OA系統在醫院檔案管理中已獲得了大量的應用，但電子歸檔制度仍未完善和健全，并且在醫院檔案管理過程中也未全面使用電子歸檔方法進行分類管理，很多醫院還是應用的紙質方式進行保存，而紙質方式很容易使檔案發生丟失、變潮和損壞等情況，在醫院檔案管理當中具有很大的安全隱患。

3 OA系統在醫院檔案管理應用中對存在問題的解決措施

3.1 加強醫院所有人員對OA系統的重視程度

如今隨著時代的快速發展和變化，使得電子檔案變得越來越重要，因此我國便頒布了很多與電子檔案有關的管理措施，所以醫院也為滿足國家的規定和要求，便對檔案管理方面實施了調整和改善，加大了對醫院檔案管理工作的數字化和信息化建設。另外，要想顯著提高醫院對OA系統在醫院檔案管理應用中的重視程度，就必須多開展一些OA系統的培訓和學習活動，以提高醫療人員對OA系統的認知程度，逐漸意識到OA系統的重要性，同時在醫院檔案管理當中應多提倡采用OA系統實現電子歸檔和辦公，以使OA系統在檔案管理應用當中真正的發揮出作用。

3.2 培養專業化的OA系統管理和維護人員

醫院在應用OA系統時，還應安排專業的技術人員管理和維護OA系統，以提高檔案管理的工作效率。在實際使用當中，應先對網絡工程師開展醫療方面的知識培訓，使管理和維護醫院檔案的人員能夠全面了解檔案，并培養出兼備醫療知識和檔案管理能力的綜合型人才。另外，醫院還應該定期對管理和維護OA系統的人員進行培訓，以增強管理人員的素質和能力，進而提高醫院檔案信息化管理的質量和效率。

3.3 加大網絡平臺的建設

醫院應加強對網絡平臺的建設力度，這樣才能確保OA系統在醫院檔案管理應用中的安全性和穩定性。因為OA系統的共享和傳輸需要網絡，所以網絡平臺的穩定性對OA系統的信息傳輸、保存以及檢索等方面均有著很大的影響，應加大網絡平臺穩定性和可靠性的建設力度，從而保證OA系統的運用安全和穩定。

4 總結

通過上述內容我們可知： OA系統在醫院檔案管理中的應用非常關鍵，不僅能夠提高醫院檔案管理的質量，而且還能顯著提升醫院檔案管理的效率，因此必須加大研究的力度，給予高度重視。

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