淺析文檔一體化管理

陳璐

摘 要：本文闡明構(gòu)建文檔一體化管理體系的必然性和緊迫性，提出了實(shí)施文檔一體化管理的實(shí)踐模式，對存在的問題進(jìn)行分析并提出完善措施。文中實(shí)例分析了中電投電力工程有限公司實(shí)施文檔一體化管理的措施與方法及產(chǎn)生的成效。

關(guān)鍵詞：文檔;一體化;管理

信息時(shí)代利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理已成為各單位檔案部門提高工作質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的一個(gè)重要的方法。

1 文檔一體化管理的內(nèi)涵

1）文檔一體化管理概述。文檔一體化就是把文件的形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、處理、管理與檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等環(huán)節(jié)有機(jī)地聯(lián)系在一起，實(shí)質(zhì)就是對文件運(yùn)動(dòng)全過程的全面控制，即實(shí)施前端控制。2）文檔一體化管理的特征。（1）整體性。將文件的處理和檔案管理的全過程作為一個(gè)整體運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理。（2）效率性。實(shí)現(xiàn)了文件、檔案管理的全方位自動(dòng)化。（3）經(jīng)濟(jì)性。一次輸入多次輸出，避免重復(fù)勞動(dòng)。（4）前控性。做到對文件處理的有效控制，實(shí)現(xiàn)從文件到檔案的有效轉(zhuǎn)換。（5）規(guī)范性?，F(xiàn)了管理工作的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。（6）開發(fā)性。利用歸檔機(jī)讀目錄，進(jìn)行編研。（7）準(zhǔn)確性。查全率、查準(zhǔn)率都可以達(dá)到100%。（8）時(shí)效性。提供多種途徑檢索，快速、準(zhǔn)確滿足需要。3）文檔一體化應(yīng)遵循的原則。強(qiáng)化檔案服務(wù)作用，把握效益的產(chǎn)生和檔案生產(chǎn)力的激活，以最少的投入來贏得最大的產(chǎn)出或效用，確保合理化、高效化、經(jīng)濟(jì)化。4）文檔一體化管理的理論基礎(chǔ)。文件生命周期理論，基于數(shù)字化的信息資源管理理論，前端控制為特征的檔案價(jià)值鑒定理論和以來源原則為核心的檔案整理理論。5）文檔一體化管理的意義。檔案實(shí)體數(shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、資源利用社會(huì)化的需要。

2 文檔一體化管理實(shí)踐模式及主要內(nèi)容

1）文檔一體化實(shí)踐模式。吉林模式、鞍鋼模式、秦山第三核電站模式、永靖模式、濰坊模式、攀枝花模式、白城模式、浙江電力模式。2）文檔一體化管理主要內(nèi)容。從機(jī)構(gòu)和職能上進(jìn)行一體化：（1）文檔實(shí)體生成一體化，對公文從生成、流轉(zhuǎn)、歸檔形成檔案，直至被銷毀或者永久保存為止的整個(gè)生命周期進(jìn)行全面管理。（2）文檔管理機(jī)制一體化，從管理體制、組織領(lǐng)導(dǎo)、干部配備等方面進(jìn)行一體化的管理。（3）文檔信息利用服務(wù)一體化，利用時(shí)不區(qū)分是文件還是檔案，僅用一條檢索命令即可利用所需的全部文檔息。（4）文檔規(guī)范管理一體化，在一個(gè)文檔一體化系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)，需要進(jìn)行協(xié)調(diào)處理，制定出符合實(shí)際情況的文檔一體化規(guī)范。

3 文檔一體化管理過程中存在的問題

1）缺乏具有中國特色的文檔管理一體化理論。2）文件和檔案工作的分割管理體制。文件與檔案工作相互分離導(dǎo)致管理流程實(shí)行分塊制度，割裂了文件運(yùn)動(dòng)的聯(lián)系性和連續(xù)性，違背了文件生命周期等基本規(guī)律。3）缺乏統(tǒng)一的政策法規(guī)和制度標(biāo)準(zhǔn)。缺乏統(tǒng)一的業(yè)務(wù)流程技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系和規(guī)則。4）對文檔一體化重要性的認(rèn)識不足。5）文檔管理干部的素質(zhì)有待提高。6）現(xiàn)有技術(shù)水平制約文檔一體化的發(fā)展。7）缺乏文檔管理一體化的物質(zhì)基礎(chǔ)技術(shù)設(shè)備和系統(tǒng)軟件需要相當(dāng)?shù)慕?jīng)費(fèi)保障。8）計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)生命周期問題及電子文檔存儲(chǔ)時(shí)間問題。為了保證數(shù)據(jù)的完整性，每隔一定時(shí)間還需要對存儲(chǔ)數(shù)據(jù)重新進(jìn)行備份。9）安全性問題沒有得到解決

4 完善文檔一體化管理應(yīng)采取的對策

1）加強(qiáng)和完善中國特色的文檔管理一體化理論。2）建立健全文檔管理體制，完善機(jī)構(gòu)組織。3）制定統(tǒng)一的制度規(guī)范，加強(qiáng)法規(guī)體系的構(gòu)建。4）提高思想認(rèn)識、加強(qiáng)和提高文檔干部綜合素質(zhì)。5）加強(qiáng)文檔一體化的物質(zhì)保障把文檔一體化建設(shè)列入該單位預(yù)算。6）提高技術(shù)水平，建立完善的文檔一體化管理系統(tǒng)加大對文檔一體化、辦公自動(dòng)化的投入。7）強(qiáng)化安全性研究。關(guān)注和解決好在一體化系統(tǒng)中形成、流轉(zhuǎn)、歸檔、利用的電子文件在長久保存過程中的安全問題。8）遵循信息化策略、提倡服務(wù)化策略兩個(gè)服務(wù)取向一是顧客滿意取向，二是社會(huì)效益取向。9）加強(qiáng)文檔一體化模式的優(yōu)化成立主體機(jī)構(gòu)，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，全程自動(dòng)控制，建立績效機(jī)制。

5 案例分析-中電投電力工程有限公司文檔一體化管理

1）中電投文檔一體化系統(tǒng)管理模式。實(shí)行計(jì)算機(jī)文檔一體化管理，涵蓋了文件、檔案管理的全部日常工作。文件管理和檔案管理共用的是一個(gè)數(shù)據(jù)庫，文件只要進(jìn)行一次性輸入，就以全文的形式存在于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，即可多向、多次地輸出，并在它轉(zhuǎn)化為檔案前或后均可全文檢索、方便利用。且目前檔案信息已達(dá)到了全文輸入、全文存儲(chǔ)，檔案載體為“雙套制”歸檔管理模式。

2）中電投實(shí)施文檔一體化管理的措施與方法。（1）積極轉(zhuǎn)變觀念，強(qiáng)化文檔一體化意識。（2）建立統(tǒng)一的專業(yè)化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。體系內(nèi)容涉及國標(biāo)、行標(biāo)、企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)及各類項(xiàng)目文件控制程序化文件，共建立了三個(gè)層次的上百個(gè)體系文件。

3）建立切實(shí)有效的文檔一體化管理的業(yè)務(wù)體制。（1）建立文檔一體化管理的組織機(jī)構(gòu)及高效的文檔管理機(jī)制。集中統(tǒng)一、分級管理。建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)及協(xié)調(diào)機(jī)制。（2）建立有效的檔案管理體系，制定相應(yīng)的管理制度。制定《檔案管理程序》《工程檔案實(shí)施細(xì)則》等，建立公司檔案管理網(wǎng)絡(luò)。（3）重視培養(yǎng)文檔管理人才，建立知識結(jié)構(gòu)保障體系。（4）加強(qiáng)文檔一體化軟件的統(tǒng)一規(guī)劃。（5）加強(qiáng)紙質(zhì)項(xiàng)目文件控制與紙質(zhì)檔案管理。（6）強(qiáng)化電子文件與電子檔案管理。實(shí)現(xiàn)過程文件全部電子化、網(wǎng)絡(luò)化，同時(shí)優(yōu)化三個(gè)操作系統(tǒng)，加強(qiáng)工程項(xiàng)目文件的前端控制。

4）建立文檔一體化計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)。（1）建立辦公室與檔案室相銜接的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的各節(jié)點(diǎn)上，實(shí)現(xiàn)文件數(shù)據(jù)的自由存儲(chǔ)和檔案資源的共享。辦公自動(dòng)化、PAP、檔案管理系統(tǒng)無縫鏈接，及時(shí)了解工程文件的收集及組卷進(jìn)度，對其進(jìn)行在線調(diào)控，保證檔案工作與工程建設(shè)同步收集管理。達(dá)到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化和查找利用標(biāo)準(zhǔn)化。（2）實(shí)現(xiàn)在線實(shí)時(shí)歸檔。文件的一次性輸入，多口、多途徑的輸出，全網(wǎng)絡(luò)信息共享，實(shí)行在線即時(shí)歸檔，與工程同步。（3）采取各種技術(shù)措施確保電子文件的原始性。應(yīng)用數(shù)字簽名，加密，通過身份驗(yàn)證、防火墻驗(yàn)證、密碼等各種防寫技術(shù)和措施。（4）加強(qiáng)文檔一體化計(jì)算機(jī)管理的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作。考慮數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性，考慮功能結(jié)構(gòu)的連貫性，考慮管理方式的協(xié)調(diào)性。

5）中電投實(shí)施文檔一體化管理成效剖析。（1）發(fā)揮了計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢。（2）發(fā)揮文檔一體化管理的綜合利用價(jià)值。①文檔管理數(shù)據(jù)庫，使公司內(nèi)部信息的產(chǎn)生、傳遞、存儲(chǔ)與開發(fā)利用形成了一個(gè)全面合理一體化網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)。②同步歸檔使收文、承辦、發(fā)文、歸檔實(shí)現(xiàn)“無縫”集成，三即時(shí)（即時(shí)接收、即時(shí)整理、即時(shí)歸檔）工作方式。③文件級管理方法提高了檔案管理工作效率;提高了查全率和查準(zhǔn)率。（3）提高電子文檔處理的快捷性與可塑性。電子文檔的邏輯歸檔，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，廣泛采集有關(guān)站點(diǎn)的數(shù)據(jù)信息。（4）提高文檔準(zhǔn)確性和案卷質(zhì)量。超前控制實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)行文件與檔案數(shù)據(jù)庫的直接導(dǎo)入，保證了歸檔電子文件的準(zhǔn)確性。（5）提高了信息檢索效率和質(zhì)量。文件到檔案的轉(zhuǎn)變關(guān)系成為一個(gè)連貫、統(tǒng)一的過程，提高了信息檢索的查全率、查準(zhǔn)率，豐富了檢索條件。（6）實(shí)現(xiàn)檔案全過程的控制。實(shí)現(xiàn)檔案管理的超前及全過程控制，隨辦隨歸檔。

6 小結(jié)

綜上所述，文檔一體化把文件管理和檔案管理整合為一個(gè)系統(tǒng)，進(jìn)行前編控制和全程管理。同信息融合、人工智能、數(shù)據(jù)挖掘、神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)等前沿科技緊密聯(lián)系起來，具有強(qiáng)烈的前瞻性和必要性。