檔案的服務職能與管理淺議

王剛

摘 要：隨著科技的進步和社會的發(fā)展，檔案管理工作在社會服務中扮演著越來越重要的角色，檔案是社會主義現(xiàn)代化建設的重要依據(jù)。本文從利用現(xiàn)代化管理方法提高檔案管理的服務質(zhì)量，加強檔案管理人員的素質(zhì)和檔案管理的服務職能等多個角度，對檔案管理進行分析。

關鍵詞：檔案;服務職能;管理

因為社會和經(jīng)濟的發(fā)展，檔案管理也揭開了它神秘的面紗，檔案不在政治化和神秘化事物。信息技術和互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展也為檔案的管理工作帶來了新的可能，為檔案管理部門的信息交流提供了多重渠道。同時，也更加強調(diào)檔案管理的服務職能。檔案管理工作不僅僅是對枯燥無味的檔案資料收集和整理，還是對國家寶貴檔案的繼承和積累。同時也承擔著向社會提供檔案信息服務的重要使命，并且承擔起對社會宣傳教育的責任。檔案能夠為社會的進步和發(fā)展提供強大的數(shù)據(jù)支撐，其多方面的服務的職能日益彰顯。

1 檔案的服務職能

1.1 檔案管理職能的現(xiàn)狀

檔案管理工作具有其獨特的階級性，所以在履行檔案的服務職能過程中必須要加強管理的政治方向。在新時期，檔案的管理工作要在符合當前我國社會情況下，實現(xiàn)對經(jīng)濟建設和精神文明建設的服務職能。檔案管理工作對于社會的服務職能主要是檔案館需要面向社會和公眾提供所需的檔案信息。在這個過程中檔案館為社會的發(fā)展和經(jīng)濟效益的提升提供數(shù)據(jù)支持和信息保障[1]。目前我國檔案管理工作的服務職能現(xiàn)狀基本如下：

首先，檔案管理最為基礎的職能就是對檔案的管理和移交，完成對檔案的保存和積累，豐富國家的檔案財富。檔案館作為全國檔案網(wǎng)絡中的一員，保存好檔案，作為社會檔案信息利用中心，向社會提供各方面的信息資源是最基本的要求。檔案館開展檔案工作要以國家檔案管理的相關規(guī)定為準繩，及時把對國家重要的檔案進行歸檔和移交。其次，檔案管理工作需要編研檔案信息，為社會提供有針對性或者系統(tǒng)具體的檔案資料。從而滿足社會各方面對于檔案使用的需求，從而履行檔案管理工作的職能。除此之外，檔案的管理工作還具有通過檔案服務對社會宣傳教育，傳播檔案意識的責任，通過舉辦宣傳活動和培訓教育工作，增強社會各界對于檔案管理工作的認知和收集意識，為社會經(jīng)濟、科學、文化的發(fā)展保存珍貴的文獻。

1.2 當前檔案服務職能中存在的問題

目前，很多企業(yè)或者個人對于檔案的管理缺乏基本的重視，由于檔案部門不能為企業(yè)或者機構創(chuàng)造出直接的經(jīng)濟效益，這就導致了檔案管理工作長期處于“冷板凳”狀態(tài)。檔案管理部門對檔案的收集、整理、保管工作缺乏正確的認識，不僅如此，檔案管理人員對于檔案的編研使用沒有足夠的專業(yè)素養(yǎng)，在需要的時候不能發(fā)揮其應有的職能效果。就是因為這些方面的原因，導致了檔案管理工作的社會服務職能無法發(fā)揮。不僅如此，檔案管理部門人員素質(zhì)偏低，社會服務意識不強，這就造成檔案管理過程中，出現(xiàn)很多差錯和紕漏。很多具有專業(yè)性的檔案整理工作需要具有相關轉(zhuǎn)專業(yè)水平的人員進行，但是大多數(shù)檔案管理人員并不具備這一特點，給檔案的管理和服務職能的發(fā)揮造成了不利影響。

除此之外，檔案管理人員對于檔案管理的思維模式是檔案服務職能無法發(fā)揮的主要因素。檔案管理人員對于檔案的態(tài)度和工作方式主要是檔案的收集和歸檔，而不是將檔案分類之后，系統(tǒng)和有針對性地對社會開放服務，這就導致檔案只能躺在檔案館中，對于社會的發(fā)展沒有提供絲毫價值，而且檔案的利用人員往往存在不正當?shù)男睦響B(tài)度。檔案使用者想要檔案館提供及時完備的檔案是正確的，但是過于急躁的心理使其不能與檔案管理人員有效溝通，最終對于檔案使用產(chǎn)生了反感心理，致使檔案無法發(fā)揮其價值和作用。

2 發(fā)揮檔案職能的管理策略

2.1 現(xiàn)代化手段的引入

檔案管理的根本目的就是為社會的提供便捷準確的信息資源。檔案管理的服務職能也在這個過程中得以體現(xiàn)。所以，如何最大化地利用檔案資源，給社會提供服務就是檔案館當前需要解決的問題。當前國內(nèi)的檔案管理情況不是很樂觀，檔案館的利用人數(shù)和使用效率非常低下，對公眾提供檔案服務更是幾乎沒有。大多數(shù)檔案館雖然看起來資料齊全，但是通常被機關單位的文書檔案占據(jù)，科技檔案和聲像檔案等社會需求高的檔案很少，能夠真正起到作用，為公眾提供參考的檔案就更少了。可見如何提高檔案館的檔案信息量，對檔案館社會職能的發(fā)揮有著非常重要的作用。

在檔案管理工作中引入高科技手段能夠很好地解決這一問題，通過“互聯(lián)網(wǎng)+”手段，可以打破檔案管理的區(qū)域性限制，將不同地區(qū)檔案館的優(yōu)勢結(jié)合起來，形成一個龐大的檔案管理網(wǎng)絡，經(jīng)過統(tǒng)計和篩選之后，能夠快速、高效、準確地提取檔案信息，為公眾提供檔案服務。不僅如此，通過使用信息化的管理手段，可以在時間上提高效率，空間上節(jié)省資源。高科技、創(chuàng)新的檔案管理手段，能夠從減輕了檔案管理人員的工作壓力，調(diào)動檔案管理人員工作的積極性。

2.2 提升檔案管理人員的核心素養(yǎng)

人員素質(zhì)是決定檔案工作發(fā)揮其能效的關鍵因素。檔案管理的服務質(zhì)量優(yōu)劣與檔案管理人員素質(zhì)掛鉤，檔案管理人的服務態(tài)度和業(yè)務業(yè)務能力都會給職能的發(fā)揮形成制約。目前，各行各業(yè)都有自己的系統(tǒng)劃分，檔案管理工作也不應例外，況且檔案管理工作的其專業(yè)性也是有目共睹的。這就需要檔案管理人員在提升業(yè)務水平的同時，還要掌握各個行業(yè)的基本情況，熟悉檔案歸檔工作的基本內(nèi)容，能夠快速準確地進行檔案的分類保存，在檔案提取過程中也能夠達到精確無誤。若要提高檔案管理人員的素養(yǎng)，關鍵在于以下幾方面的培養(yǎng)：

其一，檔案管理人員的政治態(tài)度和素質(zhì)是檔案工作的基礎。需要檔案管理人員有正確的政治觀念。所以，對檔案管理人員進行政治教育勢在必行，可以結(jié)合十九大思想展開教育宣貫活動，不僅如此，檔案管理人員還要遵守檔案工作的相關規(guī)定。其二，就是提高檔案管理人員的服務意識和專業(yè)技術能力。一個優(yōu)秀的檔案管理者，不僅需要學習檔案學的專業(yè)技能知識，同時要熟悉檔案管理工作中所需要的理論文化和操作技能，對于不同的檔案資料能夠正確的處理。其三，任何行業(yè)都是需要不斷革新和進步的，檔案管理也要遵照這個規(guī)律，與時俱進，能夠跟上時代的變化，在工作方式上具有創(chuàng)新思維，發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)工作技能中存在的不足和缺點，及時提出問題和解決問題，將新的思想和技術與檔案管理工作結(jié)合，促進檔案管理工作的開展和進步。

3 結(jié)束語

總而言之，檔案管理工作看似枯燥無味，但是對于社會的快速穩(wěn)定發(fā)展有著不可代替的作用。檔案工作者只有充分地認識到這一點，同時能夠在日常工作中提高自己的業(yè)務能力和服務意識，才能良好地發(fā)揮出檔案工作的服務職能，為社會方方面面的進步和革新提供真實準確數(shù)據(jù)信息支持。為了達到這個目的，就需要加強對于檔案工作的重視程度，引進新的管理方法，通過行業(yè)技術的不斷創(chuàng)新和改革，為檔案管理工作開拓新的思路和局面。

參考文獻

[1]李月嬌.淺談如何發(fā)揮計生業(yè)務檔案管理的服務職能[J].辦公室業(yè)務，2016（1）：89-90.

[2]王亞平.淺談民事檔案收集與管理工作中存在的問題與對策[J].河北企業(yè)，2016（10）：29-30.

[3]常江.發(fā)揮職業(yè)院校檔案管理工作服務職能的有效途徑[J].長江叢刊，2018（30）：252-252.