電子檔案管理與檔案管理信息化建設(shè)

周榮

摘 要：促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)就要完善檔案管理機(jī)構(gòu)的內(nèi)部組織框架，要結(jié)合信息技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)擴(kuò)大資金來(lái)源渠道，采購(gòu)相應(yīng)的信息終端設(shè)備，通過(guò)建立網(wǎng)站共享體系來(lái)促進(jìn)檔案信息的共享溝通，著重引進(jìn)信息技術(shù)型人才，加強(qiáng)人員培訓(xùn)來(lái)提升內(nèi)部的信息化建設(shè)水平，促進(jìn)檔案管理效率的提升。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理;檔案管理;信息化建設(shè)

1 檔案信息化建設(shè)的重要意義

1.1 提高檔案管理的科技含量

通過(guò)檔案信息化建設(shè)，將計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理工作結(jié)合起來(lái)，能夠提高檔案管理的科技含量，促使檔案管理部門從傳統(tǒng)的封閉式管理逐漸變?yōu)殚_(kāi)放式管理，提高管理的透明度，將檔案管理的信息收集、整理、分析和歸檔工作整合起來(lái)，方便數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部資源的合理配置，提高經(jīng)營(yíng)效率。

1.2 方便數(shù)據(jù)的檢索和調(diào)取

傳統(tǒng)的檔案管理主要采取人工管理的方式，不僅速度慢，而且浪費(fèi)人工成本，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)迅速找到需要的數(shù)據(jù)和資料，省去了人工查找的麻煩，而且可以通過(guò)多條件查找、目標(biāo)查找等多種方式進(jìn)行搜索，從大量的數(shù)據(jù)庫(kù)中搜撿到需要的資料，迅速調(diào)取出來(lái)，這是傳統(tǒng)的檔案管理無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)。

1.3 提高管理效率

將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合，大大提高了檔案管理的效率。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案信息的整理和分析，對(duì)于建立檔案工作人員來(lái)說(shuō)，計(jì)算機(jī)能夠?qū)n案進(jìn)行整合，迅速生成檔案目錄，對(duì)于查閱檔案的人員來(lái)說(shuō)，通過(guò)計(jì)算機(jī)的搜索功能，能夠迅速找到自己需要的信息，網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)使得檔案的管理和查閱工作都變得方便簡(jiǎn)單。

2 當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)方面存在的主要問(wèn)題

2.1 資金匱乏，信息化設(shè)備配置不合理

從目前我國(guó)的檔案體系信息化建設(shè)進(jìn)程來(lái)看，在檔案信息化管理體系的建設(shè)過(guò)程中還存在諸多限制性的問(wèn)題，既有源于在管理組織內(nèi)部結(jié)構(gòu)的體制問(wèn)題，也有源于現(xiàn)實(shí)條件的問(wèn)題。其中最主要的就是當(dāng)前檔案管理機(jī)構(gòu)資金匱乏，設(shè)備配置不合理，無(wú)法形成集中性的資源管理體系來(lái)加快自身的信息化建設(shè)速度。檔案管理部門作為社會(huì)文化服務(wù)體系的重要組織結(jié)構(gòu)，以政府為主體的財(cái)政撥款，是其維持正常運(yùn)營(yíng)的主要資金來(lái)源。而目前我國(guó)政府形態(tài)主要集中于經(jīng)濟(jì)建設(shè)方面，相應(yīng)文化職能部門對(duì)于社會(huì)檔案體系的建設(shè)重視不夠，沒(méi)有制定合理的財(cái)政預(yù)算用于支撐檔案管理部門的信息化建設(shè)，導(dǎo)致目前檔案管理部門的財(cái)政資金來(lái)源的途徑及數(shù)量極其有限。檔案信息化工作是在數(shù)字環(huán)境中實(shí)現(xiàn)資源數(shù)據(jù)對(duì)接、信息管理、資源共享的一整套信息服務(wù)流程，相應(yīng)的信息化設(shè)備諸如計(jì)算機(jī)、移動(dòng)終端、服務(wù)器都必不可少，但這些設(shè)備相當(dāng)昂貴，檔案管理機(jī)構(gòu)的資金又嚴(yán)重不足，很難采購(gòu)齊全相應(yīng)的信息化設(shè)備來(lái)建立自身的信息化管理體系。

2.2 檔案服務(wù)網(wǎng)站建設(shè)不夠，信息移動(dòng)終端有限

檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)網(wǎng)站建設(shè)管理不夠，信息移動(dòng)終端較少是限制其信息服務(wù)體系建設(shè)的另一主要問(wèn)題。網(wǎng)站建設(shè)是檔案信息化工作的重要組成環(huán)節(jié)，就其本質(zhì)而言，集中性的資源網(wǎng)站是檔案管理信息化實(shí)施的第一步，沒(méi)有成型的線上服務(wù)機(jī)制，缺少相應(yīng)的網(wǎng)站資源，不可能滿足社會(huì)各領(lǐng)域信息查詢的需要?，F(xiàn)實(shí)情況是遍布全國(guó)各地的1200家檔案管理及服務(wù)機(jī)構(gòu)其網(wǎng)站建設(shè)尚未成形，縱觀這些網(wǎng)站有的缺少相應(yīng)的客戶端設(shè)置，有的缺少相應(yīng)的功能交互對(duì)接，還有的缺少數(shù)據(jù)資源支持，甚至有的網(wǎng)站半年乃至一年都不進(jìn)行數(shù)據(jù)資源更新，其信息內(nèi)容老套，難以滿足檔案管理信息化建設(shè)的需要。

2.3 信息化復(fù)合型人才的缺乏和檔案管理人員信息化素質(zhì)的欠缺

信息化復(fù)合型人才的缺乏和檔案管理服務(wù)人員信息化素質(zhì)的欠缺是影響檔案管理機(jī)構(gòu)信息化服務(wù)體系建設(shè)的另一問(wèn)題。人力資源是發(fā)展之本，人才是社會(huì)生產(chǎn)力創(chuàng)新的重要資源。但目前我國(guó)眾多的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)，其信息化人才數(shù)量有限，技術(shù)性人才更是嚴(yán)重缺乏。管理人員信息化素質(zhì)及信息化服務(wù)意識(shí)未完全成型，也限制了檔案館內(nèi)部信息化管理模式的完善。這些問(wèn)題都嚴(yán)重影響了檔案管理與服務(wù)機(jī)構(gòu)，信息化建設(shè)進(jìn)程的效率，再輔之以我國(guó)檔案工作，至今沒(méi)有建立起相應(yīng)的職業(yè)資格認(rèn)證制度，對(duì)工作人員的從業(yè)水平也缺乏具體系統(tǒng)政策的引導(dǎo)，導(dǎo)致我國(guó)各種檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)始終難以完善自身的信息化管理體系建設(shè)，難以形成集中性的資源優(yōu)勢(shì)、技術(shù)優(yōu)勢(shì)來(lái)滿足社會(huì)用戶的信息查詢需要。

3 針對(duì)當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)方面存在問(wèn)題的控制策略

3.1 增加財(cái)政投入擴(kuò)大資金來(lái)源渠道

針對(duì)目前檔案信息化管理體系建設(shè)存在的主要問(wèn)題，要制定相應(yīng)的解決策略，以增大財(cái)政投入為前提滿足檔案信息化建設(shè)的基本物質(zhì)需要。這就要求檔案管理機(jī)構(gòu)在自身信息化管理體系建設(shè)過(guò)程中，要擴(kuò)大資金來(lái)源渠道，一方面要多方面多元化籌措資金，另外一方面要爭(zhēng)取政府財(cái)政部門的支持，積極與政府財(cái)政部門溝通協(xié)商，以期能夠增加撥付檔案建設(shè)專項(xiàng)資金支持。同時(shí)，檔案管理機(jī)構(gòu)要積極爭(zhēng)取地方領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，要將檔案管理信息化建設(shè)列入于政府重點(diǎn)項(xiàng)目，要通過(guò)創(chuàng)新服務(wù)模式，增加信息產(chǎn)品的附加價(jià)值，開(kāi)展商業(yè)性活動(dòng)來(lái)實(shí)現(xiàn)資金收入，多渠道解決資金短缺問(wèn)題。同時(shí)，信息化體系的建設(shè)，也要本著實(shí)用、簡(jiǎn)單、高效的原則來(lái)加強(qiáng)信息系統(tǒng)的使用和管理效率，防止低水平、重復(fù)建設(shè)等問(wèn)題，全面提升檔案信息管理體系的服務(wù)效率。

3.2 建設(shè)統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)

建設(shè)統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，首先要保證具有完善的法律法規(guī)體系，同時(shí)行業(yè)內(nèi)部應(yīng)該制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中提供制度規(guī)范，為檔案信息化建設(shè)工作保駕護(hù)航。行業(yè)協(xié)會(huì)應(yīng)該制定統(tǒng)一的指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，嚴(yán)格按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)組織建設(shè)，實(shí)現(xiàn)行業(yè)檔案信息化建設(shè)的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。另外對(duì)于檔案信息化建設(shè)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)也應(yīng)該執(zhí)行統(tǒng)一的規(guī)范，如檔案的整理依據(jù)、檔案數(shù)量的統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、檔案資源傳輸?shù)臉?biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的共享等，都應(yīng)該進(jìn)行引導(dǎo)和規(guī)范，只有這樣才能使得信息系統(tǒng)的各個(gè)部分之間相互協(xié)作相互合作，加強(qiáng)不同工作模塊之間的聯(lián)系，促進(jìn)系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。如果檔案信息化的建設(shè)過(guò)程中缺乏規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)給予指導(dǎo)，那么檔案資料庫(kù)中的信息系統(tǒng)就無(wú)法正常運(yùn)行，如果企業(yè)各個(gè)部門之間各行其事，沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)范，那就很難實(shí)現(xiàn)檔案管理的效率。

3.3 引進(jìn)信息技術(shù)型人才，加強(qiáng)人員培訓(xùn)

針對(duì)信息化復(fù)合型人才缺乏的現(xiàn)狀，要求檔案管理部門要完善崗位責(zé)任制度，建立行業(yè)準(zhǔn)入制度。通過(guò)與高校合作，進(jìn)入高校引進(jìn)相應(yīng)的信息型人才推進(jìn)信息服務(wù)體系的建設(shè)。同時(shí)要制定相應(yīng)的人才引進(jìn)戰(zhàn)略，通過(guò)公開(kāi)招聘、合理競(jìng)爭(zhēng)等方式吸引社會(huì)優(yōu)質(zhì)信息人才投入到檔案管理隊(duì)伍當(dāng)中，促進(jìn)檔案管理隊(duì)伍踐行人力資源更新，全面提升檔案管理隊(duì)伍的信息綜合素養(yǎng)，相關(guān)檔案管理人員要根據(jù)自身的理論認(rèn)識(shí)，學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的理論和實(shí)踐技能，具備一定的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、信息等領(lǐng)域的知識(shí)，要不斷拓展自身事業(yè)，結(jié)合管理體系建設(shè)發(fā)展要求逐漸提升綜合素質(zhì)，以此來(lái)推進(jìn)檔案信息化管理體系的優(yōu)化和進(jìn)步。

4 結(jié)束語(yǔ)

電子檔案管理模式的發(fā)展與形成不僅能全面加強(qiáng)和提升檔案管理效率，還能促進(jìn)檔案管理機(jī)構(gòu)形成完善的信息管理形態(tài)，通過(guò)建立信息化檔案管理體系和資源數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)滿足檔案信息管理、查詢的需要。

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