人工智能技術(shù)在檔案管理信息化中的應用研究

摘 要：人工智能技術(shù)是一種新型技術(shù)，被廣泛地應用在各個行業(yè)中，為人們提供優(yōu)質(zhì)的服務，滿足時代發(fā)展需求。人工智能技術(shù)與檔案管理相結(jié)合是未來發(fā)展的主要趨勢，以人工智能技術(shù)為基礎(chǔ)，實現(xiàn)智能化管理，提高檔案管理水平。本文從人工智能技術(shù)在檔案管理信息化中的應用必要性入手，深入進行分析，從多個角度進行創(chuàng)新，明確現(xiàn)階段常見的技術(shù)，以供參考。

關(guān)鍵詞：人工智能技術(shù);檔案管理;信息化

人工智能技術(shù)在發(fā)展過程中逐漸滲透到各行各業(yè)，無論是在日常的生活辦公中還是在生產(chǎn)自動化中都可以見到人工智能技術(shù)的身影，該技術(shù)具有智能化優(yōu)勢，可以模擬人類的思維進行自動化處理，為人們提供便捷的服務。將人工智能技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，實現(xiàn)了信息化發(fā)展，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，降低管理成本，提升管理效率。

1 人工智能技術(shù)在檔案管理信息化中的應用必要性

1）提升檔案管理安全。相對來說，受檔案管理自身的性質(zhì)因素影響，其安全問題是人們關(guān)注的重點，尤其是大型的企業(yè)或者國家事業(yè)單位其工作屬于重點內(nèi)容。在傳統(tǒng)管理過程中，人工操作量較大，管理流程繁瑣，存在較大的管理風險，容易出現(xiàn)各種安全問題，如檔案遺失、資料損壞、信息泄漏等，對企業(yè)造成不良的影響。靈活應用人工智能技術(shù)改變了傳統(tǒng)的管理模式，實現(xiàn)智化管理，如利用計算機進行權(quán)限管理，不在權(quán)限范圍內(nèi)的工作人員不具備查詢資格，并設置安全秘鑰，提升檔案信息管理的安全性，滿足現(xiàn)階段的發(fā)展需求[1]。

2）降低檔案管理成本。靈活應用人工智能技術(shù)還有助于降低管理成本，通過該技術(shù)的應用徹底改變了傳統(tǒng)的檔案管理形式，在傳統(tǒng)的管理過程中雇傭大量的員工管理，需要支出的成本較大，同時還需要繳納相關(guān)的保險福利資金，而人工智能技術(shù)則屬于一次性投入，工作效率較高，甚至可以實現(xiàn)二十四小時正常運轉(zhuǎn)，從長遠的角度分析，對企業(yè)的成本降低具有積極的促進意義。

3）提高檔案管理效率。在當前的項目檔案管理過程中，涉及的內(nèi)容較多，范圍較廣，需要工作人員從多方面進行分析，以滿足現(xiàn)階段的管理需求。靈活運用人工智能技術(shù)，可以從整體上促使現(xiàn)階段復雜繁瑣的檔案管理程序得到簡化，快速處理大量的信息，構(gòu)建完整的體系，提高檔案管理水平與管理質(zhì)量[2]。

4）減少管理錯誤率。由于人工管理自身的性質(zhì)因素影響，在日常管理過程中經(jīng)常出現(xiàn)錯誤事件，主要原因在于人工意外較多，造成管理失誤，影響企業(yè)發(fā)展。靈活應用人工智能技術(shù)可以從根本上杜絕人工錯誤，降低錯誤幾率，并提升整體的管理質(zhì)量，滿足發(fā)展需求[3]。

2 人工智能技術(shù)在檔案管理信息化中的應用技術(shù)

2.1 靈活應用智能系統(tǒng)識別技術(shù)

人工智能技術(shù)是以當前的系統(tǒng)識別技術(shù)為核心，靈活利用其技術(shù)優(yōu)勢進行整體的控制，從多個角度創(chuàng)新，為人們提供優(yōu)質(zhì)的管理工具，降低外界因素產(chǎn)生的干擾，提升整體的管理水平與管理質(zhì)量。現(xiàn)階段，常見人工智能技術(shù)應用在引擎搜索中，靈活應用現(xiàn)階段的智能性優(yōu)勢對其文字檢索，甚至可以實現(xiàn)通過語音檢索技術(shù)，實現(xiàn)智能化判斷，改變傳統(tǒng)的管理模式，適應時代發(fā)展。

以實際的案例為例，工作人員在檔案查閱過程中，靈活應用現(xiàn)階段的智能系統(tǒng)識別技術(shù)，可以從根據(jù)需求者的關(guān)鍵詞開展快速的搜索，通過點擊搜索模式可以搜索相關(guān)的內(nèi)容。在語音識別過程中原理相同，對識別的語音進行轉(zhuǎn)化，形成文字后利用系統(tǒng)實現(xiàn)自動檢索，尋找到相應的答案，為需求者提供精確的信息。現(xiàn)有的圖片智能識別技術(shù)主要常見于古老的文件搜索，將其技術(shù)運用于歷史檔案中，如部分項目歷史檔案時間較為久遠，其項目的關(guān)鍵詞等具體信息模糊，通過合理的圖片識別可以高效搜索文檔，進而獲取相關(guān)的信息內(nèi)容，滿足人們的需求[4]。

2.2 合理應用指紋虹膜識別技術(shù)

對于現(xiàn)階段來說，信息的價值不斷提升，促使人們逐漸加強對信息價值的保護，提升信息的安全性。但由于經(jīng)濟利益等多方面因素的驅(qū)使，部分不法分子為獲取經(jīng)濟利益出現(xiàn)盜取信息的行為，造成當前信息泄露事件屢有發(fā)生，因此檔案管理的安全性成為管理工作的重點內(nèi)容。為保證檔案文件的機密性與安全性，靈活運用指紋虹膜識別技術(shù)管理，工作人員在查詢檔案前需要進行指紋驗證，通過識別后瀏覽查詢，保證檔案的安全性。

以實際的案例為例，部分政府機關(guān)在檔案管理過程中，可以靈活利用現(xiàn)有的技術(shù)優(yōu)勢將部分機密的人事檔案與機密文書進行加密處理，尤其是與經(jīng)濟利益相關(guān)聯(lián)的內(nèi)容應保證其機密性。將單位的領(lǐng)導人員與負責人員設置為可查閱人員，錄入虹膜與指紋進行權(quán)限設定，在檔案管理過程中，如果非權(quán)限人員在管理過程中超出自身的查看權(quán)限可以及時發(fā)出警告，同時將其行為以郵件或者短信的形式上報給主管，形成完整的預警風險機制，對風險開展合理的預測。營造良好的行業(yè)管理環(huán)境，從多個角度進行創(chuàng)新，提升檔案管理工作整體技術(shù)水平，實現(xiàn)良性循環(huán)，適應時代發(fā)展。

2.3 積極應用網(wǎng)絡平臺共享技術(shù)

查閱檔案、借閱檔案、歸還檔案過程較為繁瑣，尤其是在傳統(tǒng)的管理過程中，紙質(zhì)文件管理流程涉及的內(nèi)容較多，需要層層審批，影響檔案的應用。因此靈活應用網(wǎng)絡平臺共享技術(shù)進行管理，可以促使整體的流程得到簡化，以實現(xiàn)全面的創(chuàng)新，以計算軟件的形式完成各種審批，滿足現(xiàn)階段的發(fā)展需求。與此同時，企業(yè)在進行處理過程中，還可以建立完善的局域網(wǎng)平臺，將其部分資料在平臺中共享，工作人員通過自身的賬號ID就可以進行正常的查閱，提升文獻資料查詢的便捷性[5]。

以實際的案例為例，在進行應用過程中，企業(yè)可以構(gòu)建完善的內(nèi)部信息資源共享平臺，營造優(yōu)質(zhì)的企業(yè)文化氛圍，工作人員在日常工作過程中，可以靈活的應用現(xiàn)階段的技術(shù)優(yōu)勢為員工提供便捷的服務，通過登陸計算機系統(tǒng)搜索相關(guān)的檔案信息，實現(xiàn)高質(zhì)量的檔案管理，減輕工作人員的管理負擔，優(yōu)化整體的流程，滿足現(xiàn)階段的發(fā)展需求。

人工智能技術(shù)是現(xiàn)階段一種高科技技術(shù)，在應用過程中具有較強的技術(shù)優(yōu)勢，可以從整體上提升檔案管理質(zhì)量與效率，滿足現(xiàn)階段的發(fā)展需求。將人工智能技術(shù)與檔案管理相結(jié)合是未來發(fā)展的主要方向，推動我國檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理，以人工智能技術(shù)為基礎(chǔ)，構(gòu)建完善的管理體系，充分發(fā)揮出計算機的識別技術(shù)與邏輯分析能力，為人們提供個性化服務，改變傳統(tǒng)的策略理念，加強檔案的編研，基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進行創(chuàng)新，切實滿足現(xiàn)階段的個性化需求，改變傳統(tǒng)的人工應用模式，進一步提升檔案管理目標，以滿足當前時代發(fā)展。

3 結(jié)論

綜上所述，在當前的時代背景下，人工智能技術(shù)與檔案管理相結(jié)合是企業(yè)發(fā)展的必然趨勢，促使檔案的管理理念發(fā)生，明顯的變化，創(chuàng)新現(xiàn)有的管理形式與方法，解決傳統(tǒng)管理中存在的問題，充分發(fā)揮出檔案信息的價值，推動現(xiàn)代檔案管理事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展，實現(xiàn)更高效的管理，優(yōu)化整個管理流程，營造優(yōu)質(zhì)的檔案信息管理環(huán)境，提高管理效率與水平。

參考文獻

[1]謝波.淺析人工智能技術(shù)在檔案管理信息化中的應用[J/OL].機電工程技術(shù)，2019，14（11）：40-42.

[2]張鴻艷，王中秋.人事檔案管理中人工智能技術(shù)整合應用探尋[J].蘭臺內(nèi)外，2019，10（29）：33-34.

[3]李子林，熊文景.人工智能對檔案管理的影響及發(fā)展建議[J].檔案與建設，2019，11（06）：10-13+9.

[4]胡春銳，雷稚薔.淺析人工智能技術(shù)在檔案管理信息化中的應用[J].黑龍江檔案，2019，12（01）：33.

[5]郭小磊.淺談人工智能技術(shù)在檔案管理中的應用和加強應用的必要性[J].才智，2019，14（18）：259-260.

作者簡介

吳蕓蕓（1979-），女，漢，本科。