電力企業檔案數字化管理存在的問題與對策分析

燕丹

[摘 要] 近年來，數字化技術的發展速度加快，與此同時，該技術被廣泛應用于各行業中，取得了迅猛發展。數字化技術不僅可改變學習方式，還能夠改變工作模式。目前，已經有不少企業開始在檔案管理中應用數字化技術，用新型檔案管理方式替代傳統的方式。不過，受主觀與客觀因素影響，仍有部分電力企業在發展期間，缺乏對檔案數字化的管理，致使管理存在許多問題。基于此，文章首先闡述檔案數字化的作用；其次探討檔案數字化管理的問題；最后，研究檔案數字化管理問題的解決對策。

[關鍵詞] 電力企業；檔案；數字化管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

信息化程度的加深，為檔案管理工作帶來機遇的同時，也帶來了相應的挑戰。檔案管理工作未來的發展趨勢，是管理電子化、數字化。檔案數字化管理，能夠有效保護檔案原件資料，同時提高檔案信息化水平。因此，本文的研究具有比較現實的價值[1]。

一、檔案數字化作用

企業檔案管理實現數字化，具有突出的作用。一方面，可提高企業檔案信息化水平。企業重視檔案數字化管理，是貫徹落實國家關于檔案管理發展規劃的要求，在提高企業檔案信息化水平方面，具有突出作用。另一方面，可促進企業可持續發展[1]。檔案的數字化，能夠以數字化檔案替代原檔案，可在一定程度上實現對原檔案的保護，同時，利用數字技術，可有效將字跡蛻變或對模糊的檔案材料進行恢復，對于企業的發展具有重要意義。

二、電力企業檔案數字化管理中的問題分析

（一）檔案數字化管理的分工與標準規范不明確

根據對電力企業檔案數字化管理問題的分析，發現其管理分工與標準規范并不明確。檔案數字化管理中，其歸檔主體是計算機，管理人員以操作計算機的方式，錄入、掃描檔案文件，并將其保存在磁盤中。可以看出，在檔案數字化管理中，計算機的作用比較顯著[2]。但是受多種因素的影響，電力企業檔案管理人員并不能夠很好地適應此種工作模式，導致工作性質的分工也存在不明確的現象。此外，檔案數字化管理方式下，無論是檔案信息的存儲，還是檔案信息的查閱，都發生了改變。協同辦公系統與檔案管理兩個系統資源不能共享，錄入長期處于低效率狀態。而國家和電力企業并未結合實際情況，制定出統一的檔案數字化管理標準規范，導致檔案管理無據可循[2]。

（二）缺少對網絡的利用且服務對象相對單一

數字化技術的應用，離不開網絡的支持。而不少電力企業在檔案數字化管理中，對網絡的利用率并不高。目前，電力企業檔案在數字化服務與傳統檔案服務的差異，并不十分顯著。檔案數字化管理，并未借助網絡資源優勢，實現對檔案服務的創新，很少有電力企業在檔案數字化管理期間，構建管理中心或是相應網站，導致檔案數字化管理水平偏低。此外，檔案數字化管理的服務對象單一[3]。從整體來看，其服務對象多以電力企業管理者為主。其服務對象比較單一，無法及時滿足普通員工、消費者等群眾的需求，不利于電力企業檔案管理的發展。

（三）檔案數字化管理人才隊伍業務素質偏低

在電力企業檔案數字化管理中，管理人才對于數字化管理質量、效率，有較大的影響。目前，電力企業管理者缺乏對檔案數字管理的重視，導致檔案數字化管理人才短缺，相關從業者無論是專業能力還是綜合素質，都普遍偏低。尤其是部分檔案管理人員的學歷不高，沒有較強的責任心和耐心，對待檔案管理工作不認真。也有部分檔案管理人員因待遇不高，身兼多個職位，工作變動比較頻繁，無法全身心地投入到檔案數字化管理中，致使工作業務水平不高[3]。

三、電力企業檔案數字化管理問題的解決對策研究

（一）明確數字檔案管理分工并確定標準規范

電力企業檔案數字化管理中，針對其管理問題，應明確數字檔案管理分工并確定標準規范。檔案管理人員要加強對檔案管理工作的關注與重視，充分認識數字化與傳統化兩種檔案管理方式的差異。尤其是要通過不斷學習，掌握數字化管理模式。要從統一角度上，對檔案管理內容加以規劃。在工作前期，要向相關審核人員提供比較全面的檔案數據資料，構建出完善的監督管理機制，確保所有檔案管理工作能夠在監督下完成。此外，應以同步管理的方式，管理紙質與電子檔案，并實行相同的管理標準，依據管理標準的內容，合理控制檔案管理流程。在明確分工數字檔案管理時，電力企業要設置專門的電子文件管理人員、相關技術維護人員。其中，電子文件管理人員的主要工作職責是正確錄入檔案信息，并對信息進行掃描，有條理地將數字歸檔，此類人員的工作性質，屬于檔案管理。相關技術維護人員的主要工作職責，是借助先進的數字化技術，確保各種軟件、硬件有序運行，妥善保管數字檔案，此類人員的工作性質，屬于信息技術。除此之外，電力企業要結合其發展現狀，依據檔案工作的經驗，制定與自身發展相符合的檔案管理標準規范，并在標準規范中明確規定檔案管理人員的職責[4]。

（二）提高數字檔案管理利用率并擴大服務范圍

在檔案管理工作中，比較常規的內容是對檔案進行保存、管理。同時，要向外部相關有需求的人提供原始性檔案認證資料。無論是對檔案的保存，還是對檔案的管理，都需要嚴格遵循國家出臺的相關法律和條例，積極提高數字檔案管理利用率，并擴大服務范圍。從可持續發展和管理現代化和信息化發展角度而言，數字化帶給企業的優勢，需要以檔案管理與綜合服務的方式體現出來。因而，電力企業建設檔案數字化時，要提供高質量的服務，在現有檔案數字化管理的基礎上，主動加強對網絡的利用，創新檔案的服務模式，構建合理化的檔案數字管理中心或是網站，使電力企業可借助平臺，及時檢索、查閱檔案相關信息。在此基礎上，以檔案數字管理中心、網站為前提，衍生多種服務。比如，自動上傳電子檔案服務、自動下載電子檔案服務、自動查詢相關檔案信息服務等。當然，在此期間相關員工也要重視檔案信息的安全性、真實性與可靠性。此外，由于電子文件保存的檔案信息極容易被篡改。所以，電力企業檔案數字化管理期間，要以水印、加密等方式，確保檔案信息的安全。

（三）加強對檔案數字化管理人才隊伍的培養

電力企業應加強對檔案數字化管理人才隊伍的培養。具體培養方式可概括為招聘培養、培訓培養兩種。在招聘培養中，主要是通過內部招聘和外部招聘兩種方式，積極招納有能力、素質高的檔案數字化管理人才，要求應聘者具備專業的檔案管理知識，對計算機有一定的操作能力。無論是內部招聘還是外部招聘，都要對應聘者面試、隨機考察，了解應聘者對突發事件的應對能力和經驗等。同時，注重擇優錄取，避免走后門現象，從根本上提高電力企業檔案數字化管理人才水平。在培訓培養中，對于在崗的檔案數字化管理人員，可以不定期派遣其外出學習，通過前往優秀企業學習檔案數字化管理經驗的方式，積累更多經驗，與自身企業發展實際相結合。此外，也可定期組織培訓，培訓內容包括檔案數字化管理專業知識、技巧、綜合素質等，以考核的方式了解員工培訓結果，考核達到相關指標方可繼續工作。

四、結語

現代社會發展進程中，已經有不少企業在檔案管理中，開始關注數字化技術。尤其電力企業，在電力工業不斷發展的形勢下，檔案信息日益豐富，需要新技術對檔案管理加以支持。檔案數字化管理，能夠在一定程度上提高檔案信息的管理安全性。文章在掌握檔案數字化作用、管理問題的基礎上，分別從明確數字檔案管理分工并確定標準規范，提高數字檔案管理利用率并擴大服務范圍，加強對檔案數字化管理人才隊伍的培養等方面，重點研究電力企業檔案數字化管理問題的解決對策。希望本文的探究，能夠為日后提高電力企業檔案數字化管理水平提供參考。

參考文獻：

[1]錢文婷，郭鑫宇.關于供電企業檔案數字化管理的幾點思考[J].企業文化，2019（7）：195.

[2]姜旻.電力企業檔案數字化管理的意義及注意事項[J].城建檔案，2014（11）：52-53.

[3]李娜.電力企業文書檔案管理中存在的問題及對策解析[J].中外企業家，2018，605（15）：76.

[4]楊春霞.解析內蒙古電力企業數字化檔案管理體系建設[J].內蒙古科技與經濟，2016（20）：21-22.