試論行政事業單位檔案管理思路創新

張蕾

摘 要：隨著現代社會經濟、政治體制的日益發展，行政事業單位需要不斷優化檔案管理工作，才能適應單位日常工作的開展需要。行政事業單位的檔案管理工作是行政事業單位工作的基礎和前提。檔案管理工作開展的效果涉及日常的考核評定工作，這些工作都需要依據行政人員的檔案來開展，所以提高行政事業單位檔案管理工作的質量，有利于整個行政事業單位工作效率的提高。本文就當下行政事業單位檔案管理工作中出現的問題進行分析，提出具有建設性的意見。

關鍵詞：行政事業單位;檔案管理;規范化

1 前言

行政事業單位是國家機構的重要組成部分，在一個企業或者組織中，也是重要組成形式之一。無論是國家發展，還是一些事業單位的發展，行政事業工作的開展都有現實意義。檔案管理工作按照基本性質來說，其實是一項管理性、服務性以及政治性都較為凸顯的工作。雖然檔案管理工作不能直接產生經濟效益，但是檔案管理工作的文件資源缺失能夠經過利用后轉換成經濟效益的。檔案管理系統是整個行政事業單位系統的組成部分，和相關的管理系統之間是資源共享以及相互影響的關系。為了促進整個行政事業單位的系統優化，檔案管理工作需要順應時代發展的要求作出相應創新。

2 行政事業單位檔案管理存在的問題

隨著經濟政治體制改革的不斷深入，行政事業單位的檔案管理需要擺脫傳統方式的限制，順應信息化建設的步伐作出創新，但是如何加強檔案管理工作依舊處于探索過程中。目前國內行政事業單位檔案管理工作存在以下一些問題：

2.1 認識程度較低

行政事業單位的檔案管理工作是一個較為復雜的工作，無論是流程和工作內容，涉及的主體都較為廣泛。目前的行政事業單位很多都對檔案管理工作沒有形成正確的認識，沒有充分意識到檔案管理工作對于單位發展的意義，沒有沉下心來留意檔案管理工作對于行政事業單位提升治理水平的推動力和決定作用。在實際的工作過程中，員工經常會因為工作的枯燥而不能允以高度重視[1]。領導在重視程度方面欠缺，自然無法對員工的工作態度和積極性形成榜樣作用，久而久之員工的工作主動性就會降低，影響檔案管理工作的正常開展。

2.2 制度亟待完善

檔案管理工作的認識不足，就會在制度完善等方面存在漏洞。相關檔案管理人員的水平參差不齊，沒有足夠專業能力作為工作依據，看待和認識問題的角度就會有明顯不足[2]。實際的檔案管理工作中對于行政事業單位員工中每個人的檔案做到事無巨細的歸納存檔，是一個對耐心和細心程度都有著較高要求的工作。缺乏處理問題綜合能力的工作員工，在不夠完善的制度下進行馬虎工作的話，即便檔案管理工作看似能夠按部就班的完成，也會埋下隱患。

2.3 檔案保管條件差

多數單位的檔案管理工作都是要求整齊規劃的，但是在嚴標準高要求下，實際給予檔案管理工作的環境以及資金等都不能滿足要求。個別單位因為設備條件較差，經常會出現文件丟失的問題。這些因為防范意識不強以及設備不夠完善造成的問題，一旦發生，將會需要花費更多的時間精力等進行彌補。

3 行政事業單位檔案管理創新思考

針對行政事業檔案管理工作中出現的問題進行分析，可以就當前檔案管理工作提出以下幾點建議：

3.1 強化領導的重視程度

檔案管理工作的重要性并不是十分凸顯，在維持單位正常運行的潛在積極性下，人們對于檔案管理的重視程度都不高。所以要加強對檔案工作重要性的宣傳，將檔案工作納入整體管理工作的重要議程中。建立檔案管理領導和相應的監督機構，定期對檔案管理工作的開展情況進行檢查和監督，確保工作人員的工作質量。在對檔案管理工作進行考核時，也可以給予適當的激勵，通過完善激勵機制來提高工作人員的積極性。

3.2 健全檔案管理相關制度

建立檔案管理工作需要遵循必要的原則，如規章制度的合理性、實用性等。檔案管理工作中的規章制度是為了促進檔案管理工作更方便地開展，所以需要結合行政事業單位的特點和日常工作的實際狀況進行調整[3]。制度在指定的過程中，一定要確保可行性和有效性，否則不僅不會促進檔案管理工作的開展，反而會成為負擔。制度的主要執行者不僅是檔案管理工作人員，也應該覆蓋到單位的左右員工和領導，只要是檔案管理工作相關的人員，都應該尊重檔案管理制度，體現制度的權威性，有功必賞、有過必罰。

3.3 改善檔案管理的工作環境

檔案管理的工作環境中涉及相應的信息處理設備和檔案儲存設備等，單位領導在加強督促的同時，為了提高檔案管理的工作質量，需要對檔案工作的基礎設施條件進行優化。進一步改善基礎設施條件和設備，可以表現在完善檔案管理機構、加強設備的投入資金。特別是當下信息技術的飛速發展，需要及時對檔案信息處理的設備進行更新，配備最新的計算機管理設備，不僅檔案管理工作人員可以減輕負擔，在考核評定等工作中也可以及時反饋，確保工作的公平公正[4]。

4 結束語

綜上所述，行政檔案管理工作有著重要意義，雖然存在制度不完善、工作過人員素質不統一等問題，但是隨著對檔案管理工作重視程度的提升以及資金投入，相信行政事業檔案管理工作一定可以順應時代發展的要求，做出創新性地改革來應對。

參考文獻

[1]楊波.試論新會計制度條件下行政事業單位的財務管理[J].環渤海經濟瞭望，2019（7）.

[2]張姝倩.事業單位檔案管理創新思路探究[J].黑河學刊，2019（2）.

[3]劉莎.探討機關事業單位檔案管理的創新及改革[J].辦公室業務，2019（10）.

[4]宋雨桐.新時期事業單位檔案管理的改革與創新[J].蘭臺內外，2019（13）：28-29.