論機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的服務(wù)創(chuàng)新

彭娜

摘 要：自改革開放以來，我國已經(jīng)逐步邁入經(jīng)濟(jì)發(fā)展的全新時期，全新的經(jīng)濟(jì)模式對社會上的諸多方面都提出更嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊螅徽撌莻€人、企業(yè)或事業(yè)單位都是如此，都要求提高工作效率和工作質(zhì)量。事業(yè)單位中的檔案管理是事業(yè)單位日常化工作中的重要管理工作，其直接關(guān)乎事業(yè)單位的人事部門的工作質(zhì)量和工作效率，這也是在新時期需要加強(qiáng)檔案管理工作的必要性。本文基于此，探討在事業(yè)單位中，優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的實施路徑。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新

從多個方面分析傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)難以高效完成歸檔工作、檔案收集和整理工作，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，在規(guī)定的時間內(nèi)無法有效檔案管理工作，并且，經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失的情況。此外，部分管理人員在檔案管理過程中過于關(guān)注工作進(jìn)度，忽視創(chuàng)新管理思路，自然難以提高檔案管理工作效率，為了改變這一管理現(xiàn)狀，以下提出創(chuàng)新檔案管理觀念、應(yīng)用信息化檔案管理方法、落實創(chuàng)新的檔案管理服務(wù)方式等措施，進(jìn)一步提高檔案管理工作有效性和實效性。

1 事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新的重要意義

檔案本義是指事業(yè)單位或企業(yè)在日常的管理工作中形成的可以記錄并保存各項社會或經(jīng)濟(jì)活動的原始資料，其由形成者、參考價值、載體組成，可以真實地展現(xiàn)出歷史的風(fēng)貌。事業(yè)單位的檔案管理工作，是由檔案管理工作人員直接管理，并為其他業(yè)務(wù)提供相關(guān)的檔案管理服務(wù)。準(zhǔn)確來說，事業(yè)單位中的檔案管理工作是事業(yè)單位進(jìn)行發(fā)展與改革的關(guān)鍵性部分，其直接決定著事業(yè)單位工作的順暢程度，利于確保事業(yè)單位工作的穩(wěn)定性。在我國逐步進(jìn)入新的經(jīng)濟(jì)形勢后，各種經(jīng)濟(jì)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)得到較大調(diào)整，相關(guān)部門也逐漸認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，加上上層部門已經(jīng)結(jié)合當(dāng)今的經(jīng)濟(jì)新形勢做出重要性指導(dǎo)，也為事業(yè)單位優(yōu)化檔案管理工作指出全新的方向。因此，各事業(yè)單位應(yīng)該在充分結(jié)合當(dāng)?shù)貙嶋H情況后做出適當(dāng)優(yōu)化，繼而保證事業(yè)單位的檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)高制度標(biāo)準(zhǔn)和高目標(biāo)定位的現(xiàn)代化發(fā)展。同時，各事業(yè)單位也應(yīng)持續(xù)探索新的檔案管理工作形式，更深入地提升檔案管理工作的有效性，兼檔案管理工作的質(zhì)量與檔案資源的科學(xué)化應(yīng)用，進(jìn)而提升檔案管理工作的質(zhì)量與效果，不斷增強(qiáng)其在事業(yè)單位中的地位與影響力。

2 事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1 信息化管理水平低

由于事業(yè)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對信息化管理所需配備的資金、人力、資源等存在顧慮，管理人員缺乏應(yīng)有的信息化管理知識和技能，現(xiàn)代信息化資源在檔案管理活動中未能得以廣泛、有效的應(yīng)用，管理工作形式仍舊簡單粗放，計算機(jī)媒體和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用只停留于一些低水平的、個人信息錄入和歸檔工作;各地區(qū)各單位被“信息孤島”隔絕，無法實現(xiàn)信息互通兼容，造成信息技術(shù)無法得以深度有效的應(yīng)用。

2.2 事業(yè)檔案管理制度不甚完善

事業(yè)單位的檔案管理都是在事業(yè)單位成立初期就存在的，其根據(jù)事業(yè)單位的實際情況建立，并有一定的規(guī)范作用，包括檔案管理制度也是基于實際的。經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展使得社會產(chǎn)生巨大的變化，隨時更新的社會情況使得事業(yè)單位的工作內(nèi)容也在改變，一切都與以往不同。但事業(yè)單位的檔案管理制度仍舊是以往的管理模式，不僅不能滿足全新的時代要求，也要造成檔案管理工作本身和其他工作的混亂。雖然傳統(tǒng)的檔案管理工作制度中規(guī)定著檔案管理工作的人員和部門，但事業(yè)單位在發(fā)展中，做出不少調(diào)整，若仍按照傳統(tǒng)的檔案管理制度，會完全無法實現(xiàn)預(yù)期的執(zhí)行效果。

3 創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的工作路徑

3.1 落實創(chuàng)新的檔案管理制度

早期，在檔案管理過程中因缺少嚴(yán)格的規(guī)章制度和創(chuàng)新的機(jī)制，導(dǎo)致檔案管理人員在規(guī)定的時間內(nèi)無法有效完成歸檔工作和保存工作，并且，不注重按照規(guī)范化的流程整理檔案，各種檔案擺放在一起，非常混亂，難以快速找到所需的檔案，不僅增加其查找困難，同時也會造成檔案管理效果不理想，對此，事業(yè)單位要落實創(chuàng)新的檔案管理制度，并且要做到如下幾點：1）要求檔案管理人員在開展工作之前，應(yīng)結(jié)合工作量制定檔案管理計劃，做到有計劃地完成檔案管理工作，同時對于在工作中表現(xiàn)出色的人員，應(yīng)給予獎勵，如，發(fā)放相應(yīng)的獎金，獎勵透明化、公開化，做到公平對待所有管理人員，能夠調(diào)動管理人員認(rèn)真做好本職工作。2）在進(jìn)行檔案管理時，應(yīng)依照規(guī)范化的流程進(jìn)行細(xì)致的工作，對于違規(guī)人員予以處罰，創(chuàng)新的檔案管理制度中明確提出獎勵標(biāo)準(zhǔn)和處罰機(jī)制，做到獎罰分明，能夠提高檔案管理工作的效率，有利于進(jìn)一步做好檔案管理工作[1]。

3.2 加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)

加強(qiáng)信息化建設(shè)、優(yōu)化信息化管理成效是促進(jìn)新時期事業(yè)單位人事檔案管理工作的必然趨勢。事業(yè)單位要主動作為、積極推進(jìn)、切實做好人事檔案信息化管理。一方面，要進(jìn)一步加快人事檔案管理信息化建設(shè)步伐，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)和各種信息化管理設(shè)備的功效，深度推廣電子管理，創(chuàng)新利用現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和服務(wù)平臺，提升管理效率。另一方面，積極引進(jìn)信息化檔案管理系統(tǒng)和辦公軟件，要求各類管理人員要熟練掌握、應(yīng)用有關(guān)檔案管理的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)技能;并科學(xué)利用人事檔案管理系統(tǒng)、工作軟件和平臺，嘗試探索人事檔案在線檢索、查詢、下載、打印、獲取的可行辦法，更好地滿足社會對檔案信息化的服務(wù)需求，實現(xiàn)檔案信息資源的互通共享。

3.3 提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

事業(yè)單位要高度重視檔案管理人員的專業(yè)性，因此，可聘請具有高水平和豐富經(jīng)驗的專家講師系統(tǒng)化地進(jìn)行檔案管理專業(yè)化培訓(xùn)，不斷增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)化水平;同時也要重視加強(qiáng)檔案管理人員的信息化操作水平培訓(xùn)，并建議相關(guān)管理人員增強(qiáng)對政治業(yè)務(wù)素養(yǎng)、服務(wù)意識和溝通能力的提升，持續(xù)建設(shè)人力資源和相關(guān)制度，增加對檔案管理人才的培養(yǎng)與引進(jìn)。

3.4 提升檔案管理技術(shù)使用率

隨著技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作模式上有了很大的革新，其中管理手段的更新，主要依賴信息技術(shù)，通過建設(shè)數(shù)字化檔案管理和自動化檔案管理，提升技術(shù)使用率，實現(xiàn)革新手段。一方面，進(jìn)行數(shù)字化檔案管理。事業(yè)單位檔案管理工作中，常見的數(shù)字技術(shù)有數(shù)字庫技術(shù)、加密技術(shù)、掃描技術(shù)等，對檔案的管理方法由傳統(tǒng)的紙質(zhì)儲存，轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在數(shù)字化檔案的管理，快速完成檔案的整理和保管等工作。數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的運用，實際上是利用信息技術(shù)創(chuàng)建統(tǒng)一的檔案管理信息平臺，在此完成檔案的管理工作。有效的檔案數(shù)字化建設(shè)，可以為事業(yè)單位實現(xiàn)社會效益創(chuàng)造條件。所以單位要加強(qiáng)數(shù)字化的建設(shè)，對檔案管理人員提供培訓(xùn)和外出學(xué)習(xí)的機(jī)會，令其可以熟練使用計算機(jī)進(jìn)行資料的保存。另一方面，進(jìn)行自動化檔案管理。除了數(shù)字化管理，還需要使用自動化技術(shù)。事業(yè)單位中自動化技術(shù)在檔案管理中的運用包括電子標(biāo)簽、數(shù)碼掃描識別和OCR識別等。在檔案管理中的運用，包括對資料信息的自動收集、自動整理、自動分類和關(guān)鍵詞的提取等。檔案管理的自動化，可以實現(xiàn)眾多檔案的一次性處理和自動處理。所以事業(yè)單位要加強(qiáng)自動化技術(shù)的建設(shè)，購置滿足適合的設(shè)備，為其工作奠定基礎(chǔ)，然后結(jié)合單位檔案管理的實際情況，選擇適合的管理形式，最后使用自動化管理，提升工作效率。

4 結(jié)語

總之，在分析人事檔案規(guī)范化管理過程，要結(jié)合事業(yè)單位發(fā)展實際，不斷提高人事檔案管理與利用能力，從而才能助力事業(yè)單位不斷發(fā)展。通過以上有效闡述，提高了工作認(rèn)識，作為工作人員，要加強(qiáng)專業(yè)能力，從而才能不斷優(yōu)化檔案管理工作，以提高檔案規(guī)范化管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1]王曼.解析事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升策略[J].城市建設(shè)理論研究（電子版），2018（16）：198.

[2]馬敬.事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題與對策[J].蘭臺內(nèi)外，2019（06）.