如何正確轉變檔案管理思維方式

“大數據”這一概念屬于新興產物，每一個新興的概念或事物都會引起相關學者及研究者的興趣，不同的切入點、不同的研究點，其最終的結果也會有所不同。雖然最終還是會殊途同歸，但是在研究之初，還是會出現百花齊放式的研究結果。“大數據”這一概念正處于這樣一個研究階段，雖然其已經在很多領域中應用并發揮作用，但畢竟是新興事物，其研究只能算是剛剛起步，所以呈現出來的結果與其他新興的概念并無不同，具體的含義雖然已經達成了共識，但定義并未統一。如果要細究大數據這一概念的定義，你會發現不同的研究機構、不同的學者所給出的定義也是不同的。雖然定義各異，但是其所代表的內涵卻是相對統一的。“數據”一詞我們都不陌生，強調的“大”字才是這一新興詞匯的最突出的特點。“大數據”，一是指數據之多，只能用大量、巨量或者說海量才足以形容，沒有人能夠清楚地統計出到底有多少數據、信息、資料，只能用籠統的詞匯來形容其量大的特征，“海量”一詞才能表示其數量之多，所以，當今社會人們形容我們可以獲取到的數據信息一般都會用“海量信息”來形容。二是指海量數據所帶來的數據的收集、存儲以及處理的難度大大增加;三是其價值巨大，海量信息良莠不齊，但是沒有人可以否認大數據帶來的信息價值。

數量的龐大性大數據最明顯的特征就是這一個“大”字。數量上無法統計，數據的龐大化，一般意義上的數據處理系統已經沒有辦法處理這種每時每刻都在呈指數級別增長的數據量。因此，新興的大數據處理方式也隨之產生。1.2.2類型的多樣化隨著網絡普及，我們所能看到的、能獲取的數據呈現出了多樣化的特點，文字、圖像、音頻等這些只能算是最基本、最傳統的數據形式，視頻甚至是地理位置信息等也是當下數據處理中的重要部分。1.2.3信息的傳播速度快、時效高網絡上的數據都是實時產生的，產生之后就要按照一定的標準對其進行實時的分析與處理。大數據時代用戶對信息的要求不再是其本身的內容，還有其內容所代表的深層意義，需要通過分析對相關信息進行預測。1.2.4信息的價值性需要判斷海量信息的存在勢必會導致我們所獲取信息的良莠不齊。信息的準確性、價值性等都需要進行判斷，往往單條的信息價值并不高，但海量的信息中卻會包含各種信息、機遇甚至財富。

可以從海量的檔案信息中進行價值挖掘信息時代的來臨給社會帶來了全方位的改變，大數據只是其中的一個時代特征。信息時代要求各行各業推動數字化、信息化的變革，檔案行業也不例外。檔案信息通過相關設備與技術變成了數字化的存儲信息，可以通過網絡進行管理。除了原本就有的檔案信息，隨著數字化系統的建立，新增信息量也在不斷攀升中，檔案信息呈現出海量的特征。大數據技術可以通過其強大的數據處理能力從海量的信息中分析、挖掘有價值的信息，讓這些價值性較高的信息可以繼續發光發熱，創造其自身的價值。2.2.2促進了檔案信息的共享性發展信息時代，資源共享也是其突出的特征。通過引入大數據技術，檔案行業建立起了較為完善的管理系統，各級檔案館之間可以對館藏信息進行整合與共享，促進檔案信息價值的發揮。對于一些非機密檔案來說，普通用戶也可以通過相關搜索來獲取，充分體現了信息的共享性。

檔案數據存儲方面面臨嚴峻的挑戰檔案工作就是對社會方方面面產生的原始記錄進行收集、存儲、管理并促進其利用，也就是說不僅要對社會上的所有檔案信息進行搜集和存儲，還要加以管理和利用。原本我們的館藏檔案數據經過長年累月的積累其數量就十分龐大，再加上當今社會所產生的海量檔案數據，這對傳統的檔案存儲及處理方式提出了嚴峻的挑戰，原始的管理方式顯然已經不能適應當下的檔案工作。2.2.2檔案數據安全方面產生的問題與挑戰信息化時代，數據存儲及處理能力確實非常強大，給各行各業帶來了極大的便利，但網絡化發展帶來的信息安全問題同樣嚴峻。在應用大數據技術進行檔案信息管理后，檔案的管理、資源的開發及二次利用等面臨著安全問題。網絡的信息安全問題正在對檔案工作造成困擾和挑戰，潛在風險與極大的便利性并存。2.2.3相關專業人才的緊缺問題人才是當今社會一切競爭的關鍵所在，掌握了人才就可以掌握巨大的生產力，在競爭中占據主動地位。人才的重要性不言而喻。對于檔案行業來說，人才問題尤其關鍵，這是因為傳統的檔案管理從業人員往往并不具備專業性，而一些具備專業性的人員掌握的也僅僅是原始的檔案管理知識與技能，面對大數據視野下的檔案工作，他們往往手足無措。大數據對于相關從業人員的要求是非常高的，涉及很多領域，這一類的人才十分稀少，但要想促進行業內的大數據進程，專業人才又是必不可少的。因此，人才短缺是現在及未來很長一段時間內都要面臨的一個非常突出的問題。

大數據在檔案行業中的運用勢必會帶來行業的變革，新的數據存儲、管理及處理方式等會對傳統的工作體系造成沖擊，并迫使其做出相應的改變。大數據時代檔案管理就要轉變傳統的管理理念及思維，樹立網絡化理念及大數據思維。

檔案服務指的就是檔案管理中的服務性工作，也就是檔案能夠繼續在社會中發揮余熱的形式。一般來說，檔案的服務性工作指供社會查詢、再利用的工作，傳統的檔案工作中因為局限性較多，查詢不便，再利用的概率及效率都比較低。在檔案工作紛紛進行數字化、網絡化的改革之后，檔案服務工作也要進行相應的轉變，樹立網絡化思維。大數據技術的應用使得信息的開發、整合以及價值信息的挖掘工作都有了很大程度的提升。檔案管理工作要注意利用網絡的便利性及普遍性推動檔案信息的再利用，不斷提高其服務社會、創造價值的能力。除了被動地提供服務，大數據時代的檔案管理工作甚至還可以通過更加積極的方式來促使檔案信息創造價值，提高其利用率。比如，通過分析用戶的喜好，采用主動推介的方式向用戶推送信息，提高信息利用的針對性及準確性。

大數據背景下，檔案管理工作要加快對于大數據相關技術的運用，建立更加高效的管理系統。首先，應該進行數字化的轉變，也就是將原本的館藏信息進行數字化轉變，對當下產生的信息做好收集、存儲，并在此基礎上建立檔案信息數據庫，建立清晰的目錄，以方便管理和檢索;其次是數據化的轉變，所謂的數據化就是指不僅要建立數字化的檔案信息管理系統，還要促進信息的利用率，將存儲的信息轉變為有價值的數據，更好地服務社會。

大數據時代，除了一些特殊信息，幾乎所有的信息都是可以共享的。網絡中存儲著海量信息，任何一個用戶都可以通過自己的方式進行檢索，搜尋對自己而言有價值的信息進行利用。這種共享式的信息管理方式極大地提高了信息的利用率，檔案管理也應該樹立這樣的資源共享思維，將非機密檔案進行共享，提高信息的再利用率，發揮其價值。要想將檔案信息進行共享，最先要做的應該是為各級檔案館等建立聯系，建立共享平臺，促進檔案行業內部的信息共享;此外，應該建立相應的網站，為外部用戶建立共享渠道。

“大數據”這一概念是現代社會的產物，是隨著計算機網絡以及數據計算等技術的發展應用而興起的，自其產生之日起就受到了各方面的關注，在經歷了一段時間的研究及嘗試之后，迅速在各個領域得到了廣泛應用，并發揮了重大的作用，引起了一場數據的存儲、計算及應用等方面的變革。在新興的信息時代，大數據是時代特征，也是推動生產力大發展、大進步的一大動力科技，對于社會的發展具有重要意義，作為新時代廣受重視的行業，檔案管理行業也不例外。在大數據時代背景下，檔案管理需要積極轉變管理理念，樹立大數據思維，促進行業自身的變革及進步。

作者簡介

朱宗學，男，漢族，山東省泰安市，山東省泰安市岱岳區融媒體中心（廣播電視臺）。