淺談城市規劃檔案管理工作

陳建昭

摘 要：城市規劃檔案是城市規劃的可靠依據，也是其堅強的后盾，還對城市規劃管理有一定的控制和指導的作用。城市規劃檔案的工作范圍廣，工作量大，這些都是由城市規劃的綜合性和復雜性決定的。本文嘗試從城市規劃檔案在城市規劃管理中的作用、存在問題等方面進行淺析。

關鍵詞：城市規劃;檔案管理

城市規劃檔案，指的是城市在規劃、管理的發展過程中，經過不斷的累計所形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表以及聲像等文件材料，可以說是城市發展的真實記錄，也是城市未來建設、發展的重要參考數據。反過來說，一個城市如果沒有完整的、真實的城規劃檔案，那么其建設的設讓、實施就缺乏了足夠的參考數據，使得后續的工作不能科學的、合理的展開。正是因為這樣，相關部門應該重視城市規劃檔案的管理工作，并在行動中貫徹這種重視，這樣才能夠促進城市的進步。

1 城市規劃檔案管理的重要作用

1）城市規劃檔案的歸檔范圍包括：建筑工程檔案、道路橋梁管線工程檔案、批后管理檔案、及規劃編制成果檔案。建筑工程檔案包括建設項目選址階段歸檔資料、建設用地規劃許可階段歸檔資料、建設工程規劃許可階段歸檔材料;批后管理檔案包括日常批后管理資料、違法建設行政處罰案件卷宗、建設工程竣工規劃核實階段歸檔材料;規劃編制成果檔案包括總體規劃編制成果、控制性詳細規劃編制成果、專業專項規劃編制成果及其他歸檔資料。

2）城市規劃檔案的信息具有整體性、綜合性、真實性和準確性，在城市規劃中起發揮著憑證的作用，在城市規劃管理中起著不容忽視的作用，城市規劃建設中所形成的各種資料，不僅對城市建設從規劃到開發有一個全面的記錄，同時也為城市規劃的決策提供了重要的信息資源。由此可見， 城市規劃檔案的優化管理是做好城市建設規劃的基礎。

2 城市規劃檔案管理工作上現存的問題

2.1 管理人員對城市規劃檔案管理重要性的認知度不高

在各行業間激烈競爭的環境中，檔案管理工作的好壞直接影響著行業之間的競爭程度。但對于像幕后工作者一樣的檔案管理工作而言，其不如臺前工作的行業能夠獲得那么高的關注度，也不如那些行業能獲得顯著的成效。因此，隨著時間的推移，檔案管理行業中的各層管理人員普遍出現工作懈怠的狀況，例如工作積極性不高、管理設施不完整等的現象。另外，還有部分管理人員產生了檔案管理工作不必拘謹的錯誤觀念，導致相關管理人員工作態度散漫，進而造成了我國城市規劃檔案管理工作的開展停滯不前。

2.2 檔案管理能力較低，方法不適合時代的發展

就我國城市規劃檔案管理的現狀來看，造成我國檔案管理能力不足的原因有以下幾方面：一是管理制度改革后，人員調動現象較為普遍，且這些新聘入的工作人員中有不少人并未受過專業的檔案管理培訓便開始投入到日常管理工作中，如此則造成了檔案管理相關內容了解不全面的現象出現;二是我國目前檔案管理行業中，有不少管理人員并非專門的管理工作者，他們當中大部分在其它崗位也還留有職務，時常出現投入精力不夠的狀況，從而導致檔案管理發展的進度遲遲不前，對檔案管理能力的提升造成抑制作用;三是檔案管理的方法不夠先進，由于軟硬件條件的制約，許多檔案管理人員還在延續很多年前的管理方式，缺乏創新，在檔案管理現代化方面做得還不夠，無法適應當今時代的發展。

2.3 檔案收集工作的力度不強且不夠規范

在我國工程建設行業檔案管理的發展中，影響其發展的因素之一是檔案收集制度。然而就目前發展情況而言，我國在檔案收集工作方面的制度依然不夠完整，且由于各種原因，使得僅有的制度也未能得到很好的利用。如此一來，則導致收集的檔案缺乏平整性和規范性，有些甚至無法長久保存。

2.4 檔案管理方式不夠先進，缺乏科學性

從我國檔案管理的發展現狀來看，其管理方式較為老套。即便是在現今科學技術不斷發展的環境中，檔案管理部門仍存在著使用傳統的紙質化檔案管理，這些不僅降低了檔案管理的工作效率，還阻礙了節約資源工作的順利進行。

3 加強城市規劃檔案管理的措施

3.1 提高綜合素質

城市規劃檔案管理工作，說到底是人來實施的工作，而人的素質會直接的影響到城市規劃檔案管理工作的展開，影響到城市規劃檔案管理工作的質量。正是因為這樣，必須及時的提高城市規劃檔案管理人員的綜合素質，使其能夠跟上時代、行業發展的腳步。對于城市規劃檔案管理的工作人員來說，只有不斷的提高自身的綜合素質，才能夠創造出更好的工作成績，進而才能夠獲取社會各界對城市規劃檔案管理工作的認可、關注以及重視。不僅如此，城市規劃檔案管理的工作人員也只有不斷的提高自身的綜合素質，才能夠勝任這項具有專性、技術性的工作。

3.2 做好收集工作

在城市規劃檔案管理中的檔案收集工作，指的是，從而實行集中性的統一管理。而這項工作的展開可以說是非常繁雜、多變的，需要各部門進行緊密的、默契的配合才能夠完整的、充分的順利完成。然而，在城市規劃檔案管理中的檔案收集工作是非常重要的，它是后續所有檔案工作的基礎前提，因為沒有了完整的檔案，就不可能有相關的檔案管理工作，所以，無論這頁工作有多繁雜、多變，都必須盡可能的實施好。

3.3 確保檔案安全

在城市規劃檔案管理的實施過程中，涉及方方面面的內容，而這些內容離不開領導的支持以及相關部門的配合，首先只有各部門的領導給與重視、給與支持，才能夠促進城市規劃檔案管理工作的展開，而只有這些部門的領導重視了能夠調動整個部門的配合。其次是相關的物質保證。在城市規劃檔案管理中的所有信息，都稱得上是不可再生的重要資源，而對這些資源的保護、管理，都需要一定的物質保證，比如說保管信息的設備、建設，相關的管理技術等等。

3.4 充分運用檔案

城市規劃檔案的價值只有通過運用才能夠充分的被體現出來，而運用這些資料的人越多，就越能夠發揮其作用，而社會效益以及經濟效益也才會越高，影響面才會越廣。而城市規劃檔案管理工作只有具有一定的權威性以及憑證作用，才能夠具有更高的利用率，所以說城市規劃檔案管理是城市檔案工作的中心環節，也是促進城市進步、發展的必要前提。而在運用城市規劃檔案的時候必須遵守以下幾點：

第一，查閱規劃管理檔案必須持單位簽發的注明查閱檔案目的、內容的正式介紹信，不得查超越范圍以外的檔案。第二，規劃管理檔案一般不外借，但如果是移交單位規劃管理部門工作人員因作需要查考且必須外借檔案的，在辦理好外借手續后，必須經領導批準方可把檔案帶出檔案室，而且必須在規定的時間內歸還。第三，閱檔人員應自覺接受檔案管理人員的監督，未經允許不得摘抄、拍攝、復制

檔案。

4 總結

總而言之城市規劃檔案管理是城市發展的基礎前提，而為了能夠更好的適應現代城市建設的需要，必須及時的強化城市規劃檔案管理的相關工作，并且采取切實有效的措施，這樣才能夠從本質主確保城市規劃檔案的完整性、準確性以及規范性，才能夠為城市的規劃、建設以及管理奠定堅實的基礎。

參考文獻

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