科技檔案管理的規(guī)范建設(shè)

陳愛楓

摘 要：對于科技檔案而言，其對科研工作發(fā)揮不可替代的作用，只有實現(xiàn)科技檔案的高效管理，才能為科研工作提供全面與準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)資料。立足新的發(fā)展時期，科技檔案管理模式也面臨挑戰(zhàn)，尤其是在信息技術(shù)的帶動下，科技檔案管理也要注重創(chuàng)新，加強(qiáng)規(guī)范化建設(shè)，提升科技檔案管理的效率與質(zhì)量，為科技檔案價值的發(fā)揮奠定堅實的基礎(chǔ)，更好服務(wù)于科研單位的發(fā)展需要。

關(guān)鍵詞：科技檔案;管理;規(guī)范化

對于科研單位，科技檔案管理水平事關(guān)檔案資料使用效果，因此，加強(qiáng)科技檔案規(guī)范化管理勢在必行，是發(fā)揮科技檔案價值的前提，為科技項目以及課題研究提供更具價值性的數(shù)據(jù)資源。為此，立足信息時代，科技檔案管理工作需要與時俱進(jìn)，以規(guī)范化與高效性為方向，依托素質(zhì)高、能力強(qiáng)、責(zé)任意識強(qiáng)大的檔案管理人員，融科技檔案管理信息化、數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化于一體，推動科技檔案管理水平的全面提升。

1 深入剖析科技檔案管理規(guī)范建設(shè)的現(xiàn)實意義

1.1 規(guī)范的科技檔案管理能為科研工作提供極具價值的數(shù)據(jù)資料支撐

依托對科技檔案的規(guī)范化管理，能夠為科技研究提供更加詳實、可靠與有價值的資料，是科學(xué)技術(shù)向成果轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵一環(huán)。通常，科研工作具有長期性、復(fù)雜性與系統(tǒng)性，一旦科研資料管理工作不到位，收集、整理與歸檔不及時，勢必影響原始技術(shù)資料的可靠性，造成損壞，很難為未來科研工作提供有力參考。

1.2 加強(qiáng)部門協(xié)調(diào)配合，強(qiáng)化資料高度整合

對于科技檔案，其與科研項目具有同步性，強(qiáng)化對科研項目資料的全面與有效的整理，為未來研究提供具有價值性的參考資料。依靠規(guī)范的檔案管理，能夠協(xié)調(diào)各個部門的資料整理工作，強(qiáng)化部門配合，實現(xiàn)資料的全面收集與整合，維護(hù)科技檔案的完整性與準(zhǔn)確性，為科研項目的發(fā)展提供綠色通道。

1.3 推進(jìn)科技檔案信息化建設(shè)，有利于加快科技成果向生產(chǎn)力的轉(zhuǎn)化

目前，信息技術(shù)發(fā)展迅速，科技檔案管理也深受影響，檔案信息化建設(shè)成為趨勢。基于此，只有重視科技檔案規(guī)范化管理，才能適應(yīng)新時期科研單位對科技檔案的實際需求。依托數(shù)字化檔案管理模式，發(fā)揮信息技術(shù)在電子檔案管理中的優(yōu)勢，切實提升檔案收集、歸檔以及整理效率，更好服務(wù)于檔案開發(fā)與應(yīng)用，強(qiáng)化對科技成果的有效保存，將科技信息有效、充分地應(yīng)用到實務(wù)之中，為社會建設(shè)提供更大的智力支持，在根本上加快科技向生長力的轉(zhuǎn)化。

2 科技檔案管理存在的不足與問題

2.1 科技檔案管理人員素質(zhì)不高，對現(xiàn)代化檔案管理模式認(rèn)識不到位

立足新的發(fā)展時期，科技檔案管理突破專業(yè)限制，新的信息技術(shù)被引入，科技檔案信息化管理成為新模式。基于此，高素質(zhì)與能力的檔案管理人才不可或缺，同時也面臨更高的要求與標(biāo)準(zhǔn)。但是當(dāng)前，科技檔案管理人員隊伍建設(shè)滯后，很多人員并非全職，專業(yè)性嚴(yán)重不足，身兼數(shù)職，人員結(jié)構(gòu)不合理，穩(wěn)定性不強(qiáng)。另外，檔案管理人員專業(yè)知識匱乏，尤其是面對檔案規(guī)模的不斷擴(kuò)大，加之信息化建設(shè)對人員要求的提高，很難在短時間內(nèi)實現(xiàn)思想的轉(zhuǎn)化，觀念落后，尚未真正認(rèn)識到新的檔案管理模式的價值。同時，管理人員缺乏專業(yè)的信息素養(yǎng)，計算機(jī)技術(shù)掌握不熟練，無法實現(xiàn)科技檔案管理與先進(jìn)技術(shù)的有效融合，很難將規(guī)范化管理落到實處，在根本上阻礙科技檔案向著標(biāo)準(zhǔn)化與高效化的方向發(fā)展。

2.2 科技檔案形式多樣，管理凸顯單一化

對于新時期的科技檔案資料，其存檔類型較為原始，紙質(zhì)檔案仍為主要形式，與電子類型的檔案資料同時存在。資料形式的差異決定了存檔手段的不同。另外，科技檔案具有較強(qiáng)的保密性要求，離不開有效的保密措施，以維護(hù)科技檔案管理的科學(xué)性與技術(shù)性。基于此，多種形式并存的局面使得科技檔案管理難度較大，環(huán)節(jié)更加復(fù)雜多變，需要制定更加嚴(yán)格的管理流程。另外，在當(dāng)前的科技檔案管理中，管理程序凸顯單一性的特點，更多關(guān)注的是科技檔案的分類、歸檔與整理，忽視開發(fā)與利用，很難全面呈現(xiàn)科技檔案的價值。

3 如何全面加強(qiáng)科技檔案管理的規(guī)范建設(shè)

3.1 全方位完善科技檔案管理制度，為規(guī)范化建設(shè)提供制度保障

對于科技檔案的管理，系統(tǒng)性是主要特征，這也是科技檔案規(guī)范化管理離不開健全與完善的管理制度的根本原因。首先，科技檔案的主要功能是對科學(xué)技術(shù)成果進(jìn)行收錄，發(fā)揮載體的作用，保密性較強(qiáng)，因此，嚴(yán)格的保密制度是根本，強(qiáng)化對科技檔案管理人員行為的規(guī)范與約束。其次，為了保證科技檔案的完整性，需要將科技檔案的管理落實在科技項目研究的全過程，做好原始資料的收集工作。再次，對歸檔制度進(jìn)行完善。一方面，要對歸檔范圍進(jìn)行明確。科技檔案關(guān)注的是具有研究價值與應(yīng)用價值的成果。也就是說，要對歸檔與否進(jìn)行明確劃分。另外，掌握好歸檔時間，保證科學(xué)性與合理性，這直接影響整個歸檔工作的質(zhì)量以及科研工作的秩序。除此之外，要對科技檔案歸檔要求進(jìn)行分析。鑒于科技檔案較強(qiáng)的專業(yè)性，要制定合理歸檔流程，安排專業(yè)能力較強(qiáng)的管理人員，將材料的整理、審核、審批以及移交歸檔落到實處。

3.2 加快科技檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，切實服務(wù)于檔案價值的實現(xiàn)

對于科技檔案管理，是系統(tǒng)性工程，其根本目標(biāo)是科技資料的科學(xué)使用，提供信息共享服務(wù)，因此，科技檔案信息化管理是實現(xiàn)科技檔案規(guī)范化管理的重要途徑。依托統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，滿足信息交互與共享目標(biāo)。現(xiàn)代化的檔案管理模式就是發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，構(gòu)建科技檔案信息化管理平臺，依托其強(qiáng)大的存儲功能以及多元化的管理手段，運用科學(xué)方法，對科技檔案進(jìn)行有效管理，以求資源的節(jié)約以及效率的提升，更好服務(wù)于檔案查看與利用。除此之外，在信息化建設(shè)中，安全性問題需要引起關(guān)注。安全性的提升離不開完善的信息化標(biāo)準(zhǔn)，這是保證科技檔案信息高速與安全傳輸共享的前提。安全管理也要落到實處，使用級別較高的保密技術(shù)，設(shè)置防火墻，安裝防護(hù)軟件，避免科技信息被非法盜取，維護(hù)信息安全性與可靠性。

3.3 重視專業(yè)化培訓(xùn)與教育，構(gòu)建復(fù)合型檔案管理隊伍

科技檔案規(guī)范化管理離不開高素質(zhì)的管理隊伍，這也是科技檔案現(xiàn)代化管理的基本要求。立足信息化環(huán)境下，尤其是計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及云計算技術(shù)的應(yīng)用，科技檔案管理亟需高素質(zhì)的復(fù)合型人才。因此，要重視人員培訓(xùn)與教育，以專業(yè)性知識與技術(shù)為內(nèi)容，切實提升檔案管理人員業(yè)務(wù)能力、信息素養(yǎng)以及職業(yè)素質(zhì)。另外，要積極轉(zhuǎn)變理念，適應(yīng)新形勢，增強(qiáng)職業(yè)操守，樹立責(zé)任意識，以主動姿態(tài)投入科技檔案管理工作，全面提高科技檔案規(guī)范化管理水平。

4 結(jié)束語

綜上，立足新時期，在以科技為先導(dǎo)的社會，科技檔案規(guī)范化建設(shè)勢在必行。因此，要重視依托信息技術(shù)，全面加強(qiáng)科技檔案規(guī)范化建設(shè)，在明確現(xiàn)實意義的前提下，深入剖析當(dāng)前科技檔案管理中存在的問題，找出誘因，形成針對性發(fā)展策略，依托完善的檔案管理制度，以信息化為動力，在高素質(zhì)人才的支持下，全面提升科技檔案管理效率與質(zhì)量，為科技檔案價值的發(fā)揮創(chuàng)造有利條件。

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