科技檔案管理的規范建設

陳愛楓

摘 要：對于科技檔案而言，其對科研工作發揮不可替代的作用，只有實現科技檔案的高效管理，才能為科研工作提供全面與準確的數據資料。立足新的發展時期，科技檔案管理模式也面臨挑戰，尤其是在信息技術的帶動下，科技檔案管理也要注重創新，加強規范化建設，提升科技檔案管理的效率與質量，為科技檔案價值的發揮奠定堅實的基礎，更好服務于科研單位的發展需要。

關鍵詞：科技檔案;管理;規范化

對于科研單位，科技檔案管理水平事關檔案資料使用效果，因此，加強科技檔案規范化管理勢在必行，是發揮科技檔案價值的前提，為科技項目以及課題研究提供更具價值性的數據資源。為此，立足信息時代，科技檔案管理工作需要與時俱進，以規范化與高效性為方向，依托素質高、能力強、責任意識強大的檔案管理人員，融科技檔案管理信息化、數字化以及網絡化于一體，推動科技檔案管理水平的全面提升。

1 深入剖析科技檔案管理規范建設的現實意義

1.1 規范的科技檔案管理能為科研工作提供極具價值的數據資料支撐

依托對科技檔案的規范化管理，能夠為科技研究提供更加詳實、可靠與有價值的資料，是科學技術向成果轉化的關鍵一環。通常，科研工作具有長期性、復雜性與系統性，一旦科研資料管理工作不到位，收集、整理與歸檔不及時，勢必影響原始技術資料的可靠性，造成損壞，很難為未來科研工作提供有力參考。

1.2 加強部門協調配合，強化資料高度整合

對于科技檔案，其與科研項目具有同步性，強化對科研項目資料的全面與有效的整理，為未來研究提供具有價值性的參考資料。依靠規范的檔案管理，能夠協調各個部門的資料整理工作，強化部門配合，實現資料的全面收集與整合，維護科技檔案的完整性與準確性，為科研項目的發展提供綠色通道。

1.3 推進科技檔案信息化建設，有利于加快科技成果向生產力的轉化

目前，信息技術發展迅速，科技檔案管理也深受影響，檔案信息化建設成為趨勢。基于此，只有重視科技檔案規范化管理，才能適應新時期科研單位對科技檔案的實際需求。依托數字化檔案管理模式，發揮信息技術在電子檔案管理中的優勢，切實提升檔案收集、歸檔以及整理效率，更好服務于檔案開發與應用，強化對科技成果的有效保存，將科技信息有效、充分地應用到實務之中，為社會建設提供更大的智力支持，在根本上加快科技向生長力的轉化。

2 科技檔案管理存在的不足與問題

2.1 科技檔案管理人員素質不高，對現代化檔案管理模式認識不到位

立足新的發展時期，科技檔案管理突破專業限制，新的信息技術被引入，科技檔案信息化管理成為新模式。基于此，高素質與能力的檔案管理人才不可或缺，同時也面臨更高的要求與標準。但是當前，科技檔案管理人員隊伍建設滯后，很多人員并非全職，專業性嚴重不足，身兼數職，人員結構不合理，穩定性不強。另外，檔案管理人員專業知識匱乏，尤其是面對檔案規模的不斷擴大，加之信息化建設對人員要求的提高，很難在短時間內實現思想的轉化，觀念落后，尚未真正認識到新的檔案管理模式的價值。同時，管理人員缺乏專業的信息素養，計算機技術掌握不熟練，無法實現科技檔案管理與先進技術的有效融合，很難將規范化管理落到實處，在根本上阻礙科技檔案向著標準化與高效化的方向發展。

2.2 科技檔案形式多樣，管理凸顯單一化

對于新時期的科技檔案資料，其存檔類型較為原始，紙質檔案仍為主要形式，與電子類型的檔案資料同時存在。資料形式的差異決定了存檔手段的不同。另外，科技檔案具有較強的保密性要求，離不開有效的保密措施，以維護科技檔案管理的科學性與技術性。基于此，多種形式并存的局面使得科技檔案管理難度較大，環節更加復雜多變，需要制定更加嚴格的管理流程。另外，在當前的科技檔案管理中，管理程序凸顯單一性的特點，更多關注的是科技檔案的分類、歸檔與整理，忽視開發與利用，很難全面呈現科技檔案的價值。

3 如何全面加強科技檔案管理的規范建設

3.1 全方位完善科技檔案管理制度，為規范化建設提供制度保障

對于科技檔案的管理，系統性是主要特征，這也是科技檔案規范化管理離不開健全與完善的管理制度的根本原因。首先，科技檔案的主要功能是對科學技術成果進行收錄，發揮載體的作用，保密性較強，因此，嚴格的保密制度是根本，強化對科技檔案管理人員行為的規范與約束。其次，為了保證科技檔案的完整性，需要將科技檔案的管理落實在科技項目研究的全過程，做好原始資料的收集工作。再次，對歸檔制度進行完善。一方面，要對歸檔范圍進行明確。科技檔案關注的是具有研究價值與應用價值的成果。也就是說，要對歸檔與否進行明確劃分。另外，掌握好歸檔時間，保證科學性與合理性，這直接影響整個歸檔工作的質量以及科研工作的秩序。除此之外，要對科技檔案歸檔要求進行分析。鑒于科技檔案較強的專業性，要制定合理歸檔流程，安排專業能力較強的管理人員，將材料的整理、審核、審批以及移交歸檔落到實處。

3.2 加快科技檔案管理信息化建設進程，切實服務于檔案價值的實現

對于科技檔案管理，是系統性工程，其根本目標是科技資料的科學使用，提供信息共享服務，因此，科技檔案信息化管理是實現科技檔案規范化管理的重要途徑。依托統一的標準與規范，滿足信息交互與共享目標。現代化的檔案管理模式就是發揮信息技術的優勢，構建科技檔案信息化管理平臺，依托其強大的存儲功能以及多元化的管理手段，運用科學方法，對科技檔案進行有效管理，以求資源的節約以及效率的提升，更好服務于檔案查看與利用。除此之外，在信息化建設中，安全性問題需要引起關注。安全性的提升離不開完善的信息化標準，這是保證科技檔案信息高速與安全傳輸共享的前提。安全管理也要落到實處，使用級別較高的保密技術，設置防火墻，安裝防護軟件，避免科技信息被非法盜取，維護信息安全性與可靠性。

3.3 重視專業化培訓與教育，構建復合型檔案管理隊伍

科技檔案規范化管理離不開高素質的管理隊伍，這也是科技檔案現代化管理的基本要求。立足信息化環境下，尤其是計算機技術、網絡技術以及云計算技術的應用，科技檔案管理亟需高素質的復合型人才。因此，要重視人員培訓與教育，以專業性知識與技術為內容，切實提升檔案管理人員業務能力、信息素養以及職業素質。另外，要積極轉變理念，適應新形勢，增強職業操守，樹立責任意識，以主動姿態投入科技檔案管理工作，全面提高科技檔案規范化管理水平。

4 結束語

綜上，立足新時期，在以科技為先導的社會，科技檔案規范化建設勢在必行。因此，要重視依托信息技術，全面加強科技檔案規范化建設，在明確現實意義的前提下，深入剖析當前科技檔案管理中存在的問題，找出誘因，形成針對性發展策略，依托完善的檔案管理制度，以信息化為動力，在高素質人才的支持下，全面提升科技檔案管理效率與質量，為科技檔案價值的發揮創造有利條件。

參考文獻

[1]李群.淺析科技檔案管理工作中存在的問題及對策[J].技術與市場，2019，26（12）：203-204.

[2]陳淑娟，張永紅，張孝芳.信息化背景下科技檔案的開發利用[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2019（12）：71-72.