文書檔案整理對事業單位效能化發展的重要意義探討

任艷 李慧玲

摘 要：事業單位中的文書檔案整理工作是檔案建設工作開展的基礎，是檔案管理工作良性開展的基礎保障，同時也是檔案信息開發過程中的一個重要環節。文書檔案是在事業單位的發展過程當中逐步形成的，其具備著較為突出的真實性、有效性和可靠性。一直以來，在事業單位發展的過程當中，文書檔案整理工作都是一項十分重要的工作內容，強化文書檔案的整理水平，對于促進事業單位的優質發展有著十分積極的意義。鑒于此，本文對文書檔案整理對事業單位效能化發展的重要意義進行分析，以供參考。

關鍵詞：文書檔案整理;事業單位;效能化發展

步入新時期以來，在事業單位當中文書檔案管理工作越來越受到人們的重視。但就目前情況來看，此類工作在實際開展的過程當中仍然存在著諸多不足，有針對性的解決此類問題，對于文書檔案整理工作的開展而言尤為重要。

1 文書檔案整理對事業單位發展所起到的重要作用

1.1 促進了檔案建設工作的開展

開展文書檔案管理工作，能夠實現對于重要文檔的分類與整理，促進了相關管理工作的開展，強化了管理工作開展的規范性和合理性。在事業單位當中，文書檔案整理工作的開展需要為日后的檔案調用與整理打下基礎，從而更好的促進檔案建設工作的開展。

1.2 推進了檔案管理的順利開展

文書檔案整理工作的開展實際上也是對于檔案管理的一種監管，在整理工作開展的過程當中能夠實現對于檔案內容的篩選與甄別，這在更大程度上促進了檔案管理工作的后續開展。

2 文書檔案整理工作在事業單位應用中存在的常見性問題

2.1 文書檔案整理工作的開展缺乏科學性

近幾年，信息技術獲得了突飛猛進的發展，被廣泛應用于各行各業的發展過程當中。如果能夠將信息技術科學合理的應用于文書檔案的整理工作當中，必然能夠起到十分積極的作用。然而就當前發展的實際情況來看，由于資金不足、技術落后、認識不足等多重外界因素的影響，使得文書檔案整理工作的開展仍舊存在著不科學、不合理的情況，這成為限制文書檔案整理工作優質，長遠開展的一個重要

因素。

2.2 管理人員的素質不高

隨著社會的發展，文書檔案在管理方式中發生了一些變化，但是在實際的情況中，單位采用的檔案管理人員都是老員工，在管理方式中使用的依然是傳統的方式，這些員工對信息技術管理方式不了解，也難以進行應用。這是由于檔案管理人員在信息管理中缺少基本的知識，對實踐操作不熟悉，不能有效使用信息技術進行管理。事業單位中的文書檔案管理工作缺乏具有高素質的人員，人員的信息技術水平還有待提高，知識和能力的不足使人員在檔案管理中不能采用信息技術進行高效的管理，這使檔案管理工作的效率得不到提高，同時影響了事業單位文書檔案管理的信息化建設。

3 強化事業單位文書檔案整理工作開展水平的有效措施

3.1 強化文書檔案整理工作的建設基礎水平

步入新時期以來，事業單位在開展文書檔案整理工作時提出了更為明確的規范化要求。與其他類型的工作一致，事業單位中的文書檔案整理工作在開展的過程當中同樣需要有足夠的基礎作為支撐，這就要求能夠在開展此類工作時，提前打好堅實的基礎，制定明確的工作開展目標。除此之外，還應當明確每一位工作人員在文書檔案管理工作開展過程當中所發揮的作用。確保相關管理工作人員都能夠做到各司其職，根本上降低文書檔案丟失、混亂、損壞等人為失誤問題的

出現。

3.2 提高管理人員工作素質能力。事業單位的文書檔案

數量較多，在管理中需要消耗大量的時間，這使文書檔案管理工作的效率無法達到要求，同時降低了準確性。為了使文書檔案管理的質量提高，檔案管理人員需要具有專業的素質及能力，能夠應用信息技術進行管理。事業單位中的檔案工作人員需要加強自身的專業基礎，學習信息技術的應用技能，在檔案管理中發揮出更好的能力，使檔案管理工作的效率提高，保證管理的準確性，使工作的質量加強。管理團隊需要在管理中協調，通過各方配合來進行全面的管理，同時管理人員需要具有專業的管理能力和信息技術操作技能，在工作中提高自己的水平，使事業單位的信息化檔案管理工作開展得到全面的

改善。

3.3 高度重視文書檔案管理工作

多項分析數據證明，檔案管理工作的效率、質量不高的原因，主要是相關負責人不重視這項工作。實踐證明，成績優異、進展順利的工作幾乎全部都受到負責人的高度關注，當然也包括檔案工作。因此，單位分管檔案工作的領導應該從自己開始，充分認識到檔案管理工作的重要性，集中精力于檔案管理工作和服務公眾工作，要求工作人員努力完成本職任務。除此之外，尋求上級領導和財政部門的政策和資金支持，積極宣傳檔案管理工作，使資金不足、人力不足、檔案管理混亂、個人責任感不強等檔案管理工作中的問題得到有效解決，建立一個分工明確、工作高效的檔案管理體系。

3.4 完善文書檔案管理配套機制

完善相關配套機制可極大支持事業單位文書檔案規范化管理工作。所以，事業單位應對相關配套機制予以完善，以順利開展文書檔案管理工作，具體措施包括：第一，結合文書檔案管理部門每個人員的職責，將詳細的問責機制制定出來，以相應的懲罰措施來處理文書檔案管理不規范、材料丟失等問題，進而使文書檔案管理人員能夠端正自身工作態度。第二，制定科學合理的績效考核機制與激勵機制。借助合理的物質獎勵和精神表彰來促進文書檔案管理動力的提升，把管理人員的上進心激發出來，高效完成文書檔案管理工作。

4 結束語

檔案作為事業單位工作中重要的內容，包含了經營的詳細信息，文書檔案是事業單位的日常活動中由通用文書轉化的檔案，其中包括指示、決定以及報告等內容，比較復雜。因此在文書檔案管理中存在一些難度，需要花費大量的人力，結合信息及時進行文書檔案管理，可以使檔案管理的效率提高，對事業單位的發展有著積極的意義。

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作者簡介

任艷（1973-），女，漢，山東濟南，本科，辦公室主任，研究方向：行政管理。