論機關事業單位檔案管理工作的服務創新②

康振 翟士光 劉帆

摘 要：提高機關事業單位的工作效率需要考慮到各方面的工作，不斷地優化現有的管理手段才能夠提升整體的效率水平。其中有一項非常重要的內容就是對檔案利用科學的手段進行管理，保障分工明確，協調有序，使信息的收集、整理、歸納形成完整的系統工作。想要將復雜的工作簡單化，就需要創新現有的管理措施。在新時代下有新要求，推進機關單位檔案管理改革的工作勢在必行。

關鍵詞：檔案管理;服務;創新

信息時代下，合理地應用信息技術已成為各行各業的主流工作方式。事業單位檔案管理的相關工作也應順應時代發展要求，整合信息技術，做到高效、快捷地獲取檔案信息，提高檔案管理水平和相應的服務質量，充分利用檔案管理的優勢。

1 機關單位檔案管理工作的重要作用

檔案管理作為機關單位管理不可缺少的重要內容，直接影響著機關管理的水平和層次，是機關單位日常管理工作的基礎和保障。一旦缺失檔案管理，機關管理就少了翅膀，少了根基，很難高效地為社會提供服務和發揮行政職能。特別是信息化發展中，檔案管理已經從傳統單一管理轉變為管理與開發利用并重的層面，機關單位檔案管理缺乏生機，就很難談及檔案大價值的挖掘與利用，很難在信息化平臺上實現服務水平的提升和行政管理的深入。因此，檔案管理的規范化、科學化和高效化是機關管理的重要內容。

2 機關事業單位檔案管理基本概述

檔案管理是機關事業單位的一項非常重要的基礎性工作，對機關事業單位的運作起到很重要作用，社會對機關事業單位檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平則要適應不斷增長的社會需求。通過建立完善檔案管理模式，能夠提升機關事業單位的公共服務管理意識。大數據時代的到來，要求機關事業單位檔案具有多種形式化，多種數據化的特點，要進行多種服務創新才能滿足大數據的要求，因此檔案管理工作要從傳統的紙質記錄轉變為現代化的計算機數字化管理。健全機關事業單位檔案管理工作，將檔案管理的隱蔽化，單一化逐漸變換成服務大眾的信息公開化，將檔案內容讓普通大眾接受監督，這樣會增加檔案管理的服務大眾意識，有助于增加群眾對政府的公信力度。

3 機關事業單位檔案管理目前的局限性

1）目前機關事業單位檔案管理制度不能滿足日益發展的社會需求，我們的檔案管理還是單一的戶籍制度、單位制度和人事管理制度，目前各個企業人才流動特別頻繁，省市之間的機關事業單位如果缺乏足夠的交流，就會導致人才檔案的缺失，從而喪失檔案管理的自主性和執行力，因此改革檔案管理服務制度勢在必行。

2）目前機關事業單位檔案管理人員自身素質和創新力不足也是導致檔案管理工作舉步維艱的重要原因之一，檔案管理工作人員要具備基本的道德素質、業務素質、文化素質和心理素質，檔案管理工作看似簡單，實際需要的專業知識有很多，檔案管理人員如果自身素質不高是很難勝任這份工作的，檔案管理人員首先要提高自己從內到外的素質，就要多學習專業知識，比如檔案管理學，文件管理學等。同時，機關事業單位要定期考核檔案管理人員，在工作中要通過職稱評定和培訓學習來提高文化素質，檔案管理工作可能是單調乏味的，檔案管理人員要耐得住寂寞，工作要分清主次，克服困難，從全局考慮問題，對于剛剛畢業的大學生要定期組織培訓，參與到社會實踐中去。

3）檔案管理信息化不足。檔案管理的主要工作是對復雜、繁瑣的具體信息進行匯總歸類和比較，最后進行存檔管理，或許很長時間我們不會去用這些檔案，但是一旦用到我們需要快速地找到這些檔案信息，隨著時間和數量的積累，這會是一個龐大的數據，如果處理不好就會使機關事業單位的辦事效率大打折扣。計算機是信息化時代提高工作效率的有效途徑，特別是最近這幾年通過大數據的引入，通過云計算建立信息化檔案管理，提高了機關檔案管理人員的工作效率，同時減少了檔案出錯率，因此檔案管理人員要多學習計算機知識，掌握具體計算方法。

4 新時期事業單位檔案管理的創新

1）革新檔案管理理念。首先，樹立服務公眾的檔案管理理念。檔案信息管理的作用是為后續的調用、查閱、挖掘、開發提供支撐。這就要求管理人員有服務公眾的意識，在提高管理效率的前提下，將檔案信息管理得井井有條;其次，樹立為領導決策服務的理念。單位領導進行發展規劃時，需要有一定的檔案數據作為參考。因此要求管理人員要時刻具有服務意識，為領導做好事前鋪墊，保證檔案信息的完整、真實;最后，樹立為社會服務的理念。機關單位從引導型逐漸向服務型過渡，過渡期和過渡后的發展都離不開檔案信息推動社會發展的服務功能。

2）建立健全機關單位檔案管理機制。檔案管理工作是機關單位管理工作中的重要內容，特別是機關單位面向社會提供行政引導和社會服務職能，更要從法制的角度做好一切管理工作和服務工作。因此，檔案管理要依法健全管理制度，提高思想認識，落實信息化管理方法，提高管理人員的法制觀念和做好檔案管理工作的自覺性，實現檔案管理在法制前提下做到降低能耗，創新方法，信息完整，真實可靠。推進檔案信息統一管理體系建設，規范檔案管理標準，實現有人管、有人落實、有制度保障、有責任驅使，形成良好的管理和監督環境，為檔案管理和開發利用創造有利條件。

3）深化對檔案信息的管理力度。機關單位提升檔案管理水平的方法主要有三種，一是實施標準化和規范化管理，即檔案管理要先進行科學測評，然后根據需要進行分類保存和分類處理，為后續的挖掘利用和開發做好鋪墊;二是引入信息化管理模式。構建成熟穩定的信息化平臺和管理軟件，對檔案進行信息化管理，提高管理效率，降低管理成本;三是深挖檔案信息的潛在價值，使檔案信息得到充分利用，使各部門人員都認識到檔案信息的重要性，推動全員參與檔案管理模式的形成。

4）推動檔案信息現代化。隨著時代的不斷發展，現階段人們都開始步入了信息化時代，在這樣的時代背景下，檔案管理工作也應當注入新的血液。利用計算機網絡計算實現科學化、數字化、系統化的管理，實現檔案的現代化管理模式的發展。比方說，在傳統的檔案管理模式下，一般只是采取手工抄錄的方式進行歸檔，不管是前期的整理工作還是后期的查閱工作都需要付出大量的人力、物力和時間，可以有效地利用聲象技術、光盤技術等進行檔案歸檔處理，以便于歸檔、查閱工作更加快捷有效，只需要輸入特定的編碼信息就可以獲取需要的資料，使得檔案能夠充分發揮作用。同時互聯網技術在檔案保密性、安全性方面也有很大的幫助，可以利用互聯網技術對機密文件進行加密，有利于后期的維護工作，信息化的處理也可以為日后跨時間、跨區域的查閱、調檔工作提供了可能。

5 結束語

總之，檔案管理是機關單位日常管理工作的基礎和保障，單位領導和相關工作人員都應當引起重視，對日常工作中出現的問題及時發現并及時改進，以保障單位各項工作的正常運行。

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