運用創新檔管理理念，實現檔案管理信息化

王萌

摘 要：檔案是信息的重要載體，其中的信息資源是了解事物的有效方式。在信息化建設不斷加速的當下，各個領域都開始應用信息技術。檔案管理工作的開展也引入了信息技術手段，傳統的手工作業方式轉變為先進的信息技術處理方式，極大的減少了人們的工作量，同時也促進了檔案管理效率的有效提升。在新時期，檔案管理工作發生了巨大轉變，因此，檔案管理從業人員必須更新與轉變檔案管理理念，實現檔案管理信息化，提升信息資源的利用率，推動檔案管理的發展與進步。

關鍵詞：檔案管理;理念;信息化;創新

在社會及科技飛速發展的當下，傳統的人工調取檔案與人工檢索檢案資料的方式與時代的發展難以適應，因此，必須實現檔案管理的信息化，滿足時代發展的需求。新時期，檔案管理工作應結合遠程通信技術、網絡技術及數字化技術等各種先進的技術方式，建立系統、全面的服務體系，在此基礎上共享信息資源，確保檔案信息可以實現遠程傳送，進而提高檔案資料的查閱及管理工作效率。

1 檔案信息化管理的優點

1）提升檔案管理效率。傳統的檔案管理方式較為復雜，檔案的管理速度較慢，必須通過人工錄入的方式進行檔案信息的整理，在此過程中，存在輸入失誤或遺漏等問題，進而導致檔案信息資料的準確度不高。傳統的檔案管理方式已無法滿足人們日提升的需求，在信息技術飛速發展及互聯網應用越來越廣泛的當下，檔案管理實現信息化的條件較為完備，可以將信息技術手段引入到檔案管理工作當中，創新檔案管理方式，取代傳統的人工管理方式。檔案管理人員只需在計算機上輸入關鍵詞，即可快速檢索到需要的檔案資料信息，檔案查找速度得以大大提升，同時檔案管理人員還可以利用計算機進行檔案資料的整理與存儲，可以有效避免發生信息缺失或遺漏的情況，使檔案信息資料的準確度得以提升，進而提高檔案管理效率。

2）實現信息資源的共享。檔案管理信息化的實現，人們可以共享檔案資料信息資源。傳統的人工管理方式難以實現資源共享，難以發揮出檔案資源的利用價值，同時信息資料的查閱及處理也較為困難。在檔案管理工作中引入信息技術手段，可以將檔案信息內容進行分類匯總，編制檔案信息目標，建立檔案信息管理體系。通過互聯網，在檔案信息網絡化、數字化以及智能化的基礎上，可以建立信息資源共享平臺，人們可以隨時隨地進行資料的查找與閱讀，可以極大地提高檔案信息資源的利用率。

3）信息存儲更加安全可靠。傳統的紙質檔案難以保存，保存時間越長，檔案的保存越困難，同時，檔案信息在傳送或借閱過程中會出現一定程度的損壞，甚至出現資料丟失的現象，檔案管理工作人員要定期進行損毀檔案資料的修復，工作量較大。實現檔案管理信息化后，檔案信息存儲于網絡當中，可以極大的減少人才損壞的概率，信息可以永久性保存，也無需進行大量的信息修復。同時，網絡傳輸更加安全，可以實現跨地域的檔案資料傳輸，信息傳送更加便捷，信息存儲與管理更加安全可靠。

2 檔案管理信息化存在的問題

1）檔案信息的保密性受到網絡媒介的影響。網絡的快速發展可以實現信息資源的共享，檔案資料的管理及查閱極為便利，然而由于網絡的開放性，會對檔案管理的保密性及安全性帶來影響。部分檔案管理人員缺乏安全意識，或自身的計算機操作能力有所欠缺，同時還存在黑客故意攻擊網絡盜取檔案信息資源的情況，檔案管理工作中難以保證檔案資料的保密性與安全性，檔案管理人員必須重視這一問題，采取積極的方式進行解決。

2）檔案管理部門的協作能力不足。在檔案管理工作當中，由于受到競爭意識的影響，各部門的團結協作能力不強，關于檔案管理的溝通與交流并不通暢。檔案管理信息化的實現，可以為內部工作人員搭建溝通與互動平臺，提升各部門的合作意識與協作能力，進而提升檔案信息管理的安全性與管理效率。

3）電子檔案管理方式不合理。在檔案管理過程中，電子檔案的數量日益提升，然而電子檔案管理方式選取不當，必然會影響工作效率，因此，檔案管理人員要及時創新電子檔案的數據處理及數據保存方式，采用適合的管理方式確保電子檔案在網絡流通中更加安全與快速，促進檔案管理工作的有序開展。

3 實現檔案管理信息化的措施

1）轉變檔案管理理念、豐富服務方式。在檔案管理過程中，檔案管理工作者必須及時更新與轉變檔案管理理念，意識到電子信息技術在檔案管理中的重要性，以主動式的服務模式取代傳統的被動式服務方式，避免出現形式化的檔案服務，提升檔案管理工作人員的服務意識，擴大檔案信息的服務范圍，滿足社會需求。檔案管理工作的開展是服務于人民群眾，因此，檔案管理工作者應融入社會，在豐富的實踐活動當中了解民眾對社會資源的需求，分析信息資源使用者的特點，開放檔案資源數據庫，整合現有的信息資源并提高信息資源的利用率，使檔案管理工作與時代的發展步伐相一致。

2）共享信息資源，實現管理模式的創新。在互聯網時代，檔案管理工作的開展必然要實現檔案資源信息的共享，不斷進行管理模式的創新與改變，才可以促進檔案管理工作的服務效率。部分檔案信息管理者對檔案信息的重視不足，導致檔案信息資料存在重復或被忽略的現象，實現檔案管理信息化可以有效改善這種情況。檔案管理人員可以將檔案資源進行重新整合，在網絡信息技術與數字化的基礎上實現信息資源的快速檢索，整合所有檔案信息，建立科學、全面的檔案管理信息體系。

3）及時更新檔案信息，轉變檔案管理及服務形式。信息化技術的引入，為檔案管理及服務形式的創新創造了條件。檔案管理工作人員應用電子文檔取代傳統的紙質文件存儲方式，運用信息技術手段進行電子文件的制作及處理，建立檔案目錄，實現檔案管理類別的有效劃分及存儲，建立完善的檔案管理信息體系，為檔案資料的查閱與使用提供便利。在檔案資料整理過程中，檔案管理人員利用計算機及網絡收集有效的資源信息的匯總及處理，保證信息資源的真實性與全面性，同時還應及時對檔案信息資料進行更新與補充，使之符合時代的發展需求。轉變服務形式，運用網絡檢索及查閱的方式取代傳統的人工查閱形式，提高檔案管理的工作效率。

4）組建檔案管理及服務團隊。在信息化時代，檔案管理工作的開展不僅是進行檔案的收集與管理，同時還必須為信息資源的需求者提供信息服務。因此，必須組建一支具有高標準及專業能力的檔案管理及服務團隊。一方面可以針對現有的檔案管理工作人員的知識及技能情況開展適合的培訓，使之更加適合檔案管理及服務工作的崗位標準，提升工作效率與服務水平。另一方面，還應從外部引進專業性較強的檔案管理及服務人才，優化檔案管理工作的人員結構。此外，還要建立科學的檔案管理人才激勵機制，對工作表現優異的工作人員予以適當的物質及精神獎勵，以提高其工作積極性，根據檔案工作人員的實際需求進行激勵機制的優化與完善，進而使檔案管理工作人員的價值可以最大化發揮。

4 結語

檔案管理信息化具有重要意義，傳統的檔案管理方式與時代的發展難以適應，因此，檔案管理工作必然要引進先進的信息技術手段，采用高效、科學的管理模式，提高檔案信息資的完整性與安全性，進而推動檔案管理工作向數字化管理方向轉變，促進檔案管理及服務效果的有效提升。

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