數字化時代文書檔案數字化管理模式探究

宋曉慧 滕騰

摘 要：伴隨區塊鏈、大數據、云計算等高新技術不斷發展，文書檔案管理中可供使用的信息技術進一步增加，文書檔案管理的模式發生了轉變。過去一段時間內，部分單位文書檔案數字化進程緩慢，對于相關信息技術的應用仍然處于一個初步階段，難以進一步提升文書檔案傳輸的便捷性以及準確性。故此，應當從理論層面就文書檔案數字化管理展開研究，分析文書檔案數字化管理的必要性，指出當前文書檔案數字化管理中存在的常態問題，結合檔案學知識以及檔案事業發展趨勢提出建議，進而為相關單位推動文書檔案數字化建設提供指導。

關鍵詞：文書檔案;數字化時代;管理;融合

1 數字化時代文書檔案數字化管理的必要性

1.1 有效保管檔案資源，確保檔案完整真實的必然要求

現代檔案學將檔案完整性、真實性以及準確性作為評價檔案價值的重要尺度，即檔案資源只有具備完整性、真實性以及準確性，才能被加以利用。通過對文書檔案進行數字化處理，進一步解決傳統紙質檔案管理中檔案損毀的問題，可以實現對檔案資源的有效保管[1]。一是可以避免檔案資源受到檔案害蟲、溫度以及濕度的影響。文書檔案數字化之后，檔案資源將會以數字化的形式呈現出來，且保存在相應的電子介質當中，進而免收檔案害蟲、溫度以及濕度的影響。二是可以進一步避免檔案被非法篡改。例如，將數字水印加入到文書檔案當中，可以有效辨別文書檔案的真實性以及原始性。又如，通過對原始的文書檔案進行備份，可以通過對比的方式來核實文書檔案是否被人為篡改。

1.2 提升文書檔案管理實效的內在要求

相較于傳統紙質檔案管理模式，數字化管理更加能夠減輕檔案管理人員的工作負擔，有效提升文書檔案管理實效。一是提升文書檔案的歸檔、整理實效。將數字化信息技術引入文書檔案管理領域，能夠進一步對多份文書以及其他資料進行整合與收集，減少檔案管理人員的工作量[2]。二是提升文書檔案檢索實效。將數字化信息技術引入文書檔案管理領域，可以直接在檔案管理系統或者其他系統中對文書檔案進行快速檢索，滿足相關檔案需求主體利用檔案的需求。總而言之，文書檔案數字化管理模式省去了傳統紙質檔案管理模式中的許多步驟，可以進一步推動單位文書檔案管理工作轉型。

2 數字化時代文書檔案數字化管理中存在的常態問題

2.1 文書數字化檔案管理體系不健全

現階段，部分單位雖然已經開始應用多種數字化信息技術對文書檔案進行管理，但并沒有顯著提升文書檔案管理工作的規范性、標準性以及科學性。之所以出現這種問題，主要是因為部分單位尚未從宏觀上明確文書檔案管理的職責分工、具體流程以及具體內容，尚未搭建相應的文書檔案管理體系。一是沒有明確文書檔案數字化管理的職責分工，檔案管理人員之間、檔案管理人員與其他部門工作人員之間容易出現重復操作的情況，難以進一步提升文書檔案管理實效。二是沒有進一步從單位的人力、財力以及物力狀況對文書檔案數字化管理的流程進行明確，無法縮減不必要的中間環節，三是沒有明確文書檔案數字化處理的具體內容。一方面，關于文書檔案數字化處理的基本格式不明確。例如，紙質文書檔案在轉化為數字文書檔案時是否一律采用pdf格式[3]。另一方面，數字化環境下的文書檔案歸檔、立卷的標準不明確。

2.2 數字化信息技術與文書檔案的融合度不高

現階段，大多數單位主要是通過文書檔案管理系統對文書檔案進行科學管理，對于其他信息技術的應用則仍然處于初步階段。一是對于大數據技術的應用能力不足，尚未將大數據技術應用至文書檔案編研、文書檔案專題建設、文書檔案檢索等領域，難以進一步整合相應的資源，無法充分發揮文書檔案的價值。同時，這也導致許多單位文書檔案尚未形成不同類別的數據庫，其對于單位決策、單位管理的作用不明顯。二是對于云儲存技術的應用能力不足，難以推動文書檔案資源共享的步伐。三是文書檔案管理系統功能單一，與單位具體需求不匹配。

2.3 文書檔案安全管理能力不足

數字化信息技術雖然能夠提升文書檔案管理實效，但其亦存在一定的弊端。典型表現為：文書檔案在互聯網以及物聯網終端流通時，很容易遭受病毒的攻擊，進而導致文書檔案出現損毀、破壞以及遺失的狀況。現階段，部分單位文書檔案安全管理能力不足，尚未將新型的高新技術融入到文書檔案安全管理當中，最終導致文書檔案被非法加密和破壞，導致后期的開發利用工作受阻。

3 數字化時代文書檔案數字化管理的基本路徑

3.1 搭建系統化、科學化的文書檔案數字化管理體系

為了提升文書檔案數字化管理、數字化服務質量，最大限度地發揮文書檔案的實際價值，單位要健全文書檔案數字化管理體系。一是要明確文書檔案數字化管理的職責分工，理清檔案管理人員之間、檔案管理人員與其他部門工作人員之間的職責，搭建系統化、科學化以及規范化的工作體系。二是要結合單位具體實際狀況，明確文書檔案數字化管理的基本流程。具體而言，可以根據檔案管理系統的流程來設置相應的崗位，并將不必要的流程縮減，提升工作實效。三是要明確文書檔案數字化管理的具體內容。一方面，要出臺相應的規章制度對不同檔案的格式加以明確，推動紙質類文書檔案數字化的進程。另一方面，要明確數字化環境下文書檔案歸檔、立卷的標準。

3.2 深入推進文書檔案管理與高新技術的融合

為了更好地適應時代發展潮流，單位要強化對數字化信息技術的應用。一是加強對大數據技術的應用，發揮大數據在檢索信息資源、分析信息資源領域的優勢，推動文書檔案編研、文書檔案專題建設、文書檔案檢索工作的開展。同時，有條件的單位可以建立不同類型的文書檔案數據庫，發揮文書檔案的憑證價值以及參考價值，助力于單位管理與單位決策。二是要加強對云儲存技術的應用，探索與上下級單位之間進行文書檔案共享，減少整體的管理成本以及開發利用成本。

3.3 充分應用多種數字化信息技術對文書檔案進行安全管理

為了確保文書檔案的價值，做好文書檔案保密安全工作，單位必須要充分應用多種數字化信息技術對文書檔案進行安全管理。一是可以對檔案管理系統進行數字化加密，并設置相應的訪問權限，從事前來防止病毒以及黑客的入侵。二是要實行內網與外網相分離的機制，通過內網環境對文書檔案進行傳輸與管理。三是可以做好文書檔案備份工作，將其上傳至云終端進行備份，從事后角度來做好文書檔案安全管理工作。四是可以探索將區塊鏈技術應用至文書檔案管理領域，進一步提升安全管理實效。

4 結束語

當前，我國檔案事業整體朝著數字化、現代化、智能化以及科學化的方向發展，越來越多的單位開始采用數字化信息技術對文書檔案進行處理，收到了一定成效。然而，由于缺乏相關經驗的借鑒以及理論的參考，部分單位文書檔案數字化建設的進程緩慢，沒有將數字化信息技術的優勢充分發揮出來。故此，文章重點探討了文書檔案數字化管理的基本路徑。通過本研究可以發現，文書檔案數字化管理過程中一是要健全文書檔案數字化管理體系;二是要深入推進文書檔案管理與高新技術的融合;三是要充分應用多種數字化信息技術對文書檔案進行安全管理。

參考文獻

[1]居華峰.信息化背景下文書檔案管理創新對策[J].辦公室業務，2019（19）：97-98.

[2]韓娟.文書檔案數字化管理的策略探究[J].蘭臺內外，2019（26）：1-2.

[3]陳少慶.文書檔案的收集、整理和利用[J].辦公室業務，2019（17）：87+89.

作者簡介

宋曉慧，女，山東青島，大學本科，畢業于中國海洋大學，館員，研究方向：檔案管理。