科研單位檔案信息化管理探究

劉曉英 王凱弘

【摘要】在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，信息化模式是檔案管理的重要趨勢(shì)，是科研單位追求更高檔案工作效率的客觀需要。科研單位的檔案部門應(yīng)靈活運(yùn)用信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)并結(jié)合適應(yīng)新形勢(shì)的工作方式，探索加強(qiáng)檔案信息化管理的策略，以便充分發(fā)揮檔案管理的重要作用，提高科研單位的工作質(zhì)量與綜合效益。

【關(guān)鍵詞】科研單位;檔案管理;信息化

檔案信息化管理指的是把傳統(tǒng)以檔案實(shí)體為中心的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)橐詸n案信息為載體的社會(huì)服務(wù)?？蒲袉挝皇菫榻鉀Q某些科學(xué)與實(shí)踐問題而成立的，更應(yīng)更新思路、開放眼界，認(rèn)清當(dāng)今時(shí)代科技高速發(fā)展的潮流，認(rèn)識(shí)檔案信息化管理的價(jià)值，加快信息化發(fā)展進(jìn)程。

一、科研單位檔案信息化管理的重要性

在新時(shí)代，科研單位檔案信息化管理是重要的、迫切的，主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：

（一）有助于提高科研單位檔案管理效率?？蒲袉挝粰n案的生成涉及諸多內(nèi)容，在存檔之后也會(huì)被多次使用、進(jìn)行日常維護(hù)，并且隨著檔案重要程度、存儲(chǔ)年限等的變化，會(huì)繼續(xù)出現(xiàn)存檔變動(dòng)。這一系列復(fù)雜的、細(xì)致的工作如果只依賴人工，不但耗費(fèi)大量人財(cái)物資源，還會(huì)影響工作效率，無法滿足科研檔案服務(wù)需求。加強(qiáng)檔案信息化管理則能讓檔案人員從傳統(tǒng)繁瑣的工作模式中解放出來，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)提高工作效率，形成一個(gè)完整的檔案信息化網(wǎng)絡(luò)。

（二）有助于提高科研單位檔案管理質(zhì)量。在傳統(tǒng)的檔案人工管理中，科研單位相關(guān)人員時(shí)常在查閱檔案之后才發(fā)現(xiàn)不是自己需要的內(nèi)容，不得不進(jìn)行新一輪的查閱，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，且頻繁查閱檔案會(huì)慢慢損耗原始文件，甚至出現(xiàn)丟失文件的情況。科研單位的一些檔案需要保密，要求檔案人員具備高度責(zé)任感。利用檔案信息化管理方式能記錄科研檔案的基本內(nèi)容、借閱人員、保密級(jí)別等，直接減少檔案的泄密與損耗的風(fēng)險(xiǎn)，提高檔案使用的針對(duì)性，并及時(shí)開展檔案維護(hù)工作，促使科研單位檔案管理質(zhì)量大幅度提升。

（三）有助于提高科研檔案資源再次利用效率?？蒲袉挝唤⒔y(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和信息化管理平臺(tái)，在實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理以后，可以在內(nèi)部網(wǎng)上共享檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源的共享，方便多次利用檔案資源，提高其利用率，這對(duì)信息化基礎(chǔ)檔案利用和信息資源開發(fā)利用都起到不可或缺的作用。

二、科研單位檔案信息化管理的策略建議

信息化建設(shè)在科研單位檔案管理工作中已經(jīng)普及，但由于檔案信息化管理建設(shè)規(guī)劃不完善、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對(duì)滯后、檔案信息數(shù)據(jù)庫功能不全、檔案工作者教育培訓(xùn)不到位等，導(dǎo)致檔案信息化管理后勁不足，急需強(qiáng)化。

（一）完善檔案信息化管理的建設(shè)規(guī)劃?？蒲袉挝坏臋n案信息化管理必然要在發(fā)展檔案事業(yè)的大環(huán)境里遵循國家標(biāo)準(zhǔn)與安全保密原則，不斷完善其建設(shè)規(guī)劃，找到與自身情況相符的發(fā)展路徑。第一，統(tǒng)籌兼顧，促進(jìn)單位自動(dòng)化辦公系統(tǒng)和檔案信息化管理的有機(jī)銜接，基于單位辦公平臺(tái)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)電子文件的在線移交、在線傳遞和在線查閱，奠定電子文件的歸檔及其規(guī)范化管理的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。第二，精準(zhǔn)發(fā)力，以充分調(diào)研、合理論證和科學(xué)規(guī)劃為基礎(chǔ)，把有限的資源投入到檔案信息化管理的關(guān)鍵部位，例如檔案數(shù)字化建設(shè)，確保檔案信息的完整性、繼承性。第三，適時(shí)調(diào)整，因?yàn)闄n案信息化管理是長期的系統(tǒng)性建設(shè)工程，不可能一勞永逸，應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，調(diào)整并完善建設(shè)規(guī)劃、實(shí)施方案，使其在滿足當(dāng)下信息化發(fā)展要求與特征的同時(shí)，適應(yīng)今后一段時(shí)期信息時(shí)代的發(fā)展需要。

（二）加強(qiáng)單位檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)?？蒲袉挝粰n案信息化管理需要設(shè)施設(shè)備的支持，主要包括硬件設(shè)備和軟件環(huán)境。針對(duì)硬件設(shè)備，單位應(yīng)配齊計(jì)算機(jī)、相機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、錄音設(shè)備和制作音視頻的信息錄入、傳輸、輸出等設(shè)備。科研檔案信息的保管、安全都與存儲(chǔ)介質(zhì)有關(guān)，選擇恰當(dāng)?shù)拇鎯?chǔ)設(shè)備是有序推進(jìn)檔案信息化管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。目前檔案信息化管理以掃描件、圖片、音頻和視頻等資料為主，在系統(tǒng)存儲(chǔ)以外使用光盤刻錄技術(shù)。雖然光盤方便攜帶、能快速存取，并且成本低廉，但和硬盤相比儲(chǔ)存量、存儲(chǔ)速率和穩(wěn)定性都不足，要求科研單位檔案人員在實(shí)際工作中按照所存儲(chǔ)檔案信息的要求選擇設(shè)備。例如通過專用的、穩(wěn)定性強(qiáng)的設(shè)備存儲(chǔ)珍貴檔案信息，或?qū)⑵滢D(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)材料妥善保存;通過硬件等穩(wěn)定性強(qiáng)的設(shè)備存儲(chǔ)需要長期保存的、質(zhì)量要求較高的檔案;通過價(jià)格低廉的可擦除光盤或一次性光盤存儲(chǔ)周期較短、存取速度要求不高的檔案。針對(duì)軟件環(huán)境，科研單位應(yīng)專門設(shè)立檔案信息化管理經(jīng)費(fèi)，確保檔案信息化和單位信息化同步進(jìn)行。因此，要加強(qiáng)檔案局域網(wǎng)自動(dòng)化集成管理，面向檔案的整理、編目和使用等工作，基于自動(dòng)化管理形成整體的、為使用者提供檢索與查詢等服務(wù)的系統(tǒng);通過單位網(wǎng)站面向各個(gè)科研部門、管理部門等提供檔案信息服務(wù);利用各種網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)收集電子檔案，及時(shí)完整歸檔;與互聯(lián)網(wǎng)連接，促進(jìn)業(yè)務(wù)合作，共享科研檔案信息資源。

（三）建立功能完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫。檔案信息數(shù)據(jù)庫是有組織的、系統(tǒng)化的一個(gè)數(shù)字大集合，當(dāng)下科研單位要建立的檔案信息數(shù)據(jù)庫的信息主要來源于館藏檔案和收集的電子文件。對(duì)于館藏檔案，應(yīng)通過數(shù)字化技術(shù)把以其他形式存儲(chǔ)的所有檔案數(shù)據(jù)信息都利用手工著錄和掃描等形式變成以數(shù)字記錄方式存儲(chǔ)在磁盤、光盤等設(shè)備中，促使館藏檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)化;對(duì)于收集的電子文件，應(yīng)基于數(shù)字化管理體系開展歸檔和整理等工作，把它變成數(shù)字化檔案，形成檔案數(shù)據(jù)庫。在建立檔案數(shù)據(jù)庫之后要積極利用大數(shù)據(jù)技術(shù)加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的深度挖掘，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)洞察和精準(zhǔn)服務(wù)，提高用戶對(duì)檔案的認(rèn)同感，體現(xiàn)科研單位檔案的服務(wù)價(jià)值。例如要對(duì)用戶信息實(shí)施數(shù)據(jù)挖掘，從中提取他們的信息需求，查看訪問服務(wù)器時(shí)的日志文件，對(duì)其行為加以跟蹤，推測(cè)需求，提供個(gè)性化的科研檔案信息利用服務(wù)。也可以挖掘用戶的統(tǒng)計(jì)檢索及瀏覽記錄，通過運(yùn)用統(tǒng)計(jì)分析方法分析用戶點(diǎn)擊檔案目錄的概率，選取點(diǎn)擊率較高的檔案實(shí)行數(shù)字化處理;分析用戶檢索檔案時(shí)使用的關(guān)鍵詞，完善并充實(shí)數(shù)據(jù)庫的檢索關(guān)鍵詞，提高查準(zhǔn)率;分析用戶訪問網(wǎng)頁的頻率，尤其是在原有的檔案信息化管理基礎(chǔ)上利用查閱權(quán)限和記錄查閱頻率，從數(shù)據(jù)中找到問題，補(bǔ)齊短板，提供深層次的檔案信息服務(wù)。

（四）加強(qiáng)檔案工作者綜合素質(zhì)的繼續(xù)教育。高素質(zhì)的檔案工作者是科研單位加強(qiáng)檔案信息化管理的基礎(chǔ)，檔案工作者不但要提高自身能力，夯實(shí)政治理論，還要具備專業(yè)知識(shí)和創(chuàng)新能力，成為熟悉檔案管理的、專業(yè)知識(shí)水平較高的復(fù)合型人才。那么科研單位就要加強(qiáng)對(duì)檔案工作者的繼續(xù)教育，落實(shí)專業(yè)培訓(xùn)工作，特別是對(duì)于從其他崗位轉(zhuǎn)到檔案管理崗位的工作者或兼職工作者，必須建立并實(shí)施系統(tǒng)培訓(xùn)計(jì)劃，使其掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)，運(yùn)用信息技術(shù)開展檔案管理工作。檔案工作者要堅(jiān)持學(xué)習(xí)檔案的歸檔、館藏檔案的數(shù)字化等方式，提高檔案信息化管理質(zhì)量，提高工作能力與素質(zhì)，提高檔案信息化管理程度。

三、結(jié)束語

檔案信息化管理是一項(xiàng)復(fù)雜的、系統(tǒng)性的工作，科研單位的檔案部門務(wù)必要完善其建設(shè)規(guī)劃，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施和檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，利用大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)提升科研檔案信息服務(wù)質(zhì)量，同時(shí)積極加強(qiáng)對(duì)檔案工作者的繼續(xù)教育，全面提高檔案管理效率，促使檔案數(shù)據(jù)、檔案信息更好地為科研單位的設(shè)計(jì)與研究工作服務(wù)，為科研單位的運(yùn)行與發(fā)展提供可靠支撐。

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