新時期文秘收發工作的有效性探究

董樺

【摘要】文秘收發工作是工作單位日?；竟ぷ髦?，對單位各項工作事宜的上傳下達起到重要作用，新時期背景下，賦予了文秘收發工作更加重大的責任，文秘收發工作做得好與不好直接影響了工作單位的辦事效率，也直接體現了工作單位的管理水平和業務能力，可以稱之為一個單位的門面工作，本文對新時期文秘收發工作有效性進行了探究，希望對文秘工作人員有一定借鑒作用。

【關鍵詞】新時期;文秘收發工作;有效性;措施

工作單位的辦公室作為特殊的服務窗口部門，起到溝通上下級和來訪人員的橋梁作用，日常主要工作就是來往資料和文件的收發工作，其工作具有比較特殊的特點，尤其是新時期背景下，各單位面臨著來自各方面的機遇和挑戰，文秘的收發工作也面臨著新的問題急需解決，如何做好文秘收發工作，提高文秘收發工作的有效性成為目前開展文秘收發工作的重點。

一、新時期文秘收發工作的特點

（一）文秘收發工作具有單調性。文秘收發工作和其它的工作有很大的不同，在工作單位中，文秘收發工作比較單調，而且不能出現工作斷檔，與其它部門工作相比，缺少多樣性，只是簡單地為各部門之間和外來人員服務，進行資料和文件的接收、記錄和傳達工作。雖然文秘收發工作看起來單調而且默默無聞，但是它卻承載著工作單位整體的工作運行，文秘收發工作在工作單位內起到承上啟下的作用。

（二）文秘收發工作具有保密性。作為一個單位資料文件收集、整理、分類、傳達的工作，文秘收發工作日常接觸最多的就是各種資料、文件，其中包含各種項目合作意向書、項目計劃、會議安排、戰略調整計劃等等，其中不乏一些行業機密和重要文件，這些資料文件不能隨便翻閱，因此文秘收發工作具有一定的保密性，作為收發工作的文秘，自己首先要有良好的職業操守，不該看的東西不看，不該打開的資料文件不打開，要時刻銘記自己的工作職責，同時文秘要做好資料文件的收集、整理、保密工作，對收到的資料文件做好登記，并及時整理保存起來，不能輕易暴露在外。如果資料文件的保存不佳，導致機密文件泄漏，會給單位造成不可彌補的損失，影響單位工作的正常開展，嚴重的可能直接會導致單位工作暫停，造成不良的影響。

（三）文秘收發工作具有從屬服務性。文秘收發工作作為溝通各部門工作人員的橋梁，工作內容沒有形成一定的固定流程，工作內容也是比較繁雜的，無法實現預估工作的內容和工作量，而是依照基礎的工作職能，在日常工作中根據單位領導提出的要求，上傳下達臨時制訂的工作要求和政策性文件，文秘收發工作沒有自我主動性，而是單方面的從屬服務工作，只是各部門之間的工作對接和工作指導的橋梁。文秘收發工作是單位中面向各級部門、面向大眾的服務性工作，作為文秘收發工作的員工，要具有良好的溝通能力、協調各部門收發工作的能力，同時要有崇高的服務意識，堅守崗位，隨時回應領導的派遣，及時向下級部門傳達領導的工作意圖，也要及時向領導反饋來自基層員工的工作請示。

二、新時期做好文秘收發工作應具備的素養要求

（一）應具備良好的職業道德素養。文秘收發工作能夠接觸到單位各部門的文件和資料，對單位的各種工作安排和大小事宜都有清晰的了解和認識，這就需要文秘收發工作人員要具備良好的職業道德素養，在工作中奉公職守、有堅定的立場，把單位的利益放在個人利益的前面，時刻告誡自己要牢記工作職責，保護單位資料文件不遺失、不泄露、傳達及時。工作中要做到工作細心、有條理、依章辦事，做好自己的本職工作，嚴格約束自己的行為，管住自己的嘴、看好自己的手，保持良好的工作心態，做好自己的本質工作，不出現工作漏洞，不遺漏資料文件，不少發、錯發資料文件。

（二）應具備良好的服從意識。作為文秘收發工作人員，最核心的素養要求就是應該具備良好的服從意識，既要聽得進表揚，也要聽得進批評，作為單位內部的信息傳達人員，經常會遇到資料文件下發不及時、上傳慢的問題，其中，很大一部分原因來自不同部門之間的溝通不到位，資料文件的傳遞才出現時間差異，由于部門資料文件準備不及時或者修改沒完成，造成文秘收發工作不能實時進行，接收部門會經常催促，甚至埋怨工作效率低，影響工作進展，這種情況下，作為文秘人員，要調整自己的工作狀態，時刻保持著良好的工作狀態，做到不怕吃苦、不怕挨罵，要時刻保持良好的心態，按部就班工作，滿足領導的要求，提高工作效率。

（三）應具備較強的組織協調能力。收發工作一般是在單位各級部門之間收集和傳達資料文件，會接觸到各個部門的對接人員，有時還會涉及一些活動傳達、會議通知以及對外溝通洽談等工作內容，需要文秘工作人員具備較強的組織協調能力，能夠及時有效地將領導交代的工作傳達下去，并得到及時的回復和反饋，文秘收發工作人員要有良好的溝通能力，能和各級部門的對接人員進行溝通，將有用的資料文件及時傳遞到相關責任人手中，并能立刻閱讀并深刻理解文件內容，做出工作上的項目調整以及人員變動。

三、新時期提高文秘收發工作有效性的措施

（一）保持文秘收發工作人員的良好心態。收發工作具有單調性、保密性及繁瑣性，文秘收發工作貫穿于整個單位的各個部門，日常工作缺少激情和動力，為了提高文秘收發工作的有效性，文秘收發工作人員要時刻保持自己有一個良好的工作心態，不搶功、不懈怠、不煩躁，懷著一個平靜的心態投入工作中，積極接受領導交代的工作內容，及時與對接部門溝通，提高收發工作效率，減少工作停滯現象，提高文秘收發工作的有效性。

（二）提高文秘收發工作人員的細心程度。收發工作是一項工作內容繁雜而且日工作量大的工作，在經過長期的重復工作以后，工作人員難免出現工作分心，出現工作錯誤，影響文秘收發工作的有效性，所以，要提高文秘收發工作人員的細心程度，無論在資料文件的收集、整理、保存、轉發還是工作業務轉達方面，都要做到事無巨細，要嚴格按照工作流程去按部就班工作，對細節的把控要細心，對接收的資料文件做好記錄并分類保存，對需要轉發的資料文件類別、數量，部門要做好細致的劃分，及時送達，并做好轉發記錄，不能漏發、少發，保證單位各項工作事業有序開展。

（三）提高文秘收發工作人員的業務水平。在經過長期的工作以后，文秘收發工作人員逐漸適應了文件收發工作的模式，也掌握了收發工作的技術要點和工作方法，漸漸開始憑借自己的工作經驗來應對文件收發工作，從而忽視了對業務水平的提高，例如，每日收發的報紙積攢了兩天才發到各部門，或者收了不發，對于收到的資料文件不及時登記保存，積累到一定量的時候再統一登記保存，將原本瑣碎的工作模式變成集中處理的工作模式，日積月累形成不好的工作習慣，業務水平能力不增反減，對資料文件的保存位置不清楚，工作拖拉，不能及時傳達領導的文件資料，和各部門的溝通不順暢，嚴重影響收發工作的有效性，因此，要提高文秘收發工作人員的業務水平能力，對業務進展要定期檢查和臨時抽查，保證收發工作人員的業務能力維持在較高水平上，保證收發工作正常進行。

四、結論

由此可見，文秘收發工作作為基礎性服務型工作，在新時期背景下對收發人員的素養有更高的要求，只有不斷提高收發人員的綜合工作素養，提高個人業務水平，才能提高收發工作的有效性，為單位的發展作出自己的貢獻。

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