辦公室文書檔案收集與歸檔工作要點分析

翁穎群

【摘要】辦公室文書檔案的收集和歸檔工作是檔案管理和開發利用的重要前提，對于事業單位的運行發展有著重要的作用。本文對做好辦公室文書檔案工作的重要性以及當前工作中存在的一些問題進行了討論和分析，并針對這些問題對文書檔案收集、歸檔的工作要點以及如何改進進行研究，提出對策和建議。希望能為相關工作的開展起到借鑒作用。

【關鍵詞】文書檔案;收集;歸檔

在事業單位日常的管理運行和辦公中會產生大量的書面材料，其中大部分屬于文書的范疇。文書是指用來記錄信息、表達意圖的文字材料，事業單位中的文書承擔著記錄、傳遞信息的作用。文書檔案管理工作就是對這些文書進行歸檔、保存、管理等一系列的處理程序。

一、辦公室做好文書檔案收集和歸檔工作的意義

首先，隨著現代檔案工作理念、技術的發展，檔案載體向數字化介質的轉變以及檔案傳輸的網絡化是當前文書檔案工作發展的一個重要趨勢，這同時也使得其包含的內容越來越廣泛、復雜。其次，當前事業單位的運行和發展對于文書檔案的價值體現十分重視，檔案的使用頻率大大增加。以測繪設計相關單位為例，各種控制測量、地形測繪、工程監理的專項檔案整理對于相關工作的開展有著非常重要的意義，能夠提供良好的數據支撐和參考依據。在這一背景下，文書檔案收集和歸檔工作更加繁雜，如何保證文書檔案收集、歸檔的完整性、準確性、規范性、時效性，保障文書檔案質量，并對文書檔案中有價值的信息進行提取、整理、加工成為一個重要的問題。加強辦公室文書檔案的收集、歸檔工作有利用于充分發揮其參考、利用價值，給事業單位帶來更大的經濟、社會效益。

二、辦公室文書檔案收集和歸檔問題

（一）缺乏對文書檔案收集、歸檔的重視，檔案管理制度不完善。多數非檔案管理的事業單位相對更加注重其本身職能的實現，而對于檔案管理工作則沒有進行重視，認為其對于單位運行和實際工作的開展沒有多大用處，多數部門認為檔案收集和整理就是將相關資料整合上交即可。在這一落后的思想觀念的影響下，部分部門不愿配合工作，導致文書檔案的收集和歸檔工作面臨著較多的困難。另外，對于相關工作不夠重視還造成了制度的不完善，使得檔案管理的職責沒有落實到每個部門和個人，檔案收集、歸檔缺乏有效的規范，存在著檔案格式雜亂、命名不規范、內容不完整，歸檔率偏低等問題，文書檔案的收集、歸檔工作整體效率和質量不高。

（二）現代技術對傳統檔案工作方式的沖擊，檔案資料的收集處理方法落后。現代技術的發展給傳統的檔案工作帶來了一定的沖擊，過去的管理模式無法滿足新時代檔案工作的需要。例如，辦公自動化（OA）當前在辦公室工作中獲得了較為廣泛的應用，一些原本靠人來完成的工作逐漸轉移到了各種設備中完成。一方面，檔案文書的收集和歸檔的部分工作可以通過計算機來進行，效率大大提高，大大減少了文書檔案收集歸檔的勞動強度和部分重復性工作。但在同時也帶來了信息密度的大幅度提高，信息形式的多樣化，對于檔案收集、歸檔的技術性提出了更高的要求;另一方面，由于受到事業單位性質的影響，其仍無法實現“無紙化辦公”，文書檔案往往以紙質、數字兩種形式并存，增加了檔案工作的難度。此外，部分單位在檔案信息化建設上的支持力度不夠，相關設備落后、性能較差，也對信息時代檔案處理的效率造成了一定的影響。

（三）檔案管理工作缺乏高素質的人才，管理人員工作積極性不高。在多數人的觀念中，檔案管理被普遍錯誤認為是較為清閑的工作。因此在檔案管理人員中不少是轉崗過來的，年齡通常較大。在這一情況下，相當一部分工作人員對于檔案管理工作不了解、不熟悉，缺乏相關的專業知識，專業素質和工作水平參差不齊。再加上部分檔案管理人員沒有職業責任感和工作積極性，學習熱情不高，缺乏對收集、歸檔工作的重視，從而導致了在文書檔案的收集歸檔上容易出現差錯，對文書檔案的有效利用造成了一定的影響。

三、改進檔案收集和歸檔工作的措施

（一）完善文書檔案收集和歸檔管理制度，提高檔案管理人員素質。首先，要在事業單位領導的帶領下，提高各部門人員、檔案管理人員對檔案工作的重視程度，積極配合檔案收集、歸檔工作的開展，并保證檔案管理人員與各部門的有效溝通聯系和良好合作，在單位內形成良好的檔案管理氛圍，保證檔案收集和歸檔工作順利進行。其次，要對文書檔案的收集、歸檔相關制度進行完善，提高檔案的規范性。例如，按照相關的公文處理、立卷規定以及檔案質量管理要求，對文書的起草、審核、印刷、傳遞、執行以及文件的整理歸檔等過程進行監督，從源頭開始保證檔案收集質量。嚴格按照相關制度做好文書檔案收集的登記工作，并對檔案內容進行核對，做好文書檔案的分類、保管、保密工作，避免檔案資料丟失和外流現象的發生，提高文書檔案的效率和質量。最后，要重視對文書檔案管理人員的培訓工作，可以通過鼓勵相關人員在業余時間自學，或組織開展繼續教育網絡學習培訓、參加各種檔案建設項目、學習《檔案法》等相關法律，從而提高其專業素質、政治素養，使其能夠在工作中保持較強的程序意識、責任意識以及邏輯思維，促使文書檔案收集、歸檔的高效化、程序化、合理化。

（二）改革創新文書檔案工作方法，提高文書檔案收集、歸檔質量。首先，在新技術不斷發展的當下，檔案管理人員要積極在工作中應用現代信息技術，改革和創新文書檔案工作方法，從而滿足新時期事業單位檔案工作發展的需要。例如，檔案管理人員要轉變自身觀念，充分利用現代辦公設備及辦公軟件服務于新形勢下的檔案管理工作：改變傳統檔案管理方式，升級檔案管理手段。其次，檔案管理人員要以檔案的開發利用為目標開展進行文書檔案的收發、整理、分類、組卷、編寫檢索工具、立卷歸檔、管理等工作，并針對信息化檔案工作的安全性、有效性等進行進一步研究。同時，為了提高檔案利用的便捷性，檔案管理人員還要做好檔案的整理裝訂、檔案室的整理工作，按各類檔案裝訂不同要求，書寫卷內目錄，使入庫檔案存放更加有序、合理。最后，檔案管理人員要針對單位的實際情況進行專項檔案整理，例如，在測繪設計相關單位中，檔案人員要做好對各項工程的測繪檔案資料的收集、審查、整理與歸檔工作，包括控制測量、地形測繪、管線探測、工程監理以及系統開發等的原始記錄、計算資料、成果表、成果圖件、質檢記錄、設計方案、標準規范以及相關的各種技術文檔等。并通過提供檔案咨詢服務，為城市建設地理信息測繪管理工作提供具有法律效力的數據、材料和證據。

四、結語

綜上所述，針對當前事業單位文書檔案收集、歸檔中存在的一些問題，事業單位要積極采取措施，探討通過完善文書檔案收集和歸檔管理制度，提高檔案管理人員素質，改革創新文書檔案工作方法，提高文書檔案收集、歸檔效率和質量，從而為檔案資源的利用奠定良好的基礎，使其價值得到更好的發揮。

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