試論合理有效利用檔案的策略

翟會(huì)英

【摘要】檔案管理的目標(biāo)就是充分利用檔案，檔案利用的專業(yè)性較強(qiáng)，應(yīng)制定相應(yīng)的利用方法，保證檔案利用工作的有效性，使檔案利用者獲取必要的檔案信息。通過(guò)對(duì)檔案利用工作的開(kāi)展，可進(jìn)一步提高檔案管理的質(zhì)量與效果，為檔案工作的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】檔案利用;策略;有效性

在檔案管理中，檔案利用占據(jù)著重要地位，積極開(kāi)展檔案利用工作，能夠使檔案管理效果不斷增強(qiáng)。另外，通過(guò)利用檔案可將其作用充分發(fā)揮出來(lái)，彰顯其自身價(jià)值。由此可見(jiàn)，深入研究并分析合理有效利用檔案的策略十分有必要。

一、檔案利用工作的現(xiàn)實(shí)意義

（一）為檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的前提與目標(biāo)。檔案管理工作的目的就是有效提供檔案利用服務(wù)，而檔案的各項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)同樣為檔案的利用提供服務(wù)。積極貫徹并落實(shí)檔案利用工作，可將檔案社會(huì)價(jià)值與內(nèi)在價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，使檔案信息資源被激活，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案建設(shè)目標(biāo)，是檔案工作的前提，所以在實(shí)踐過(guò)程中，應(yīng)合理采用相應(yīng)措施，全面促進(jìn)檔案利用工作的開(kāi)展。

（二）關(guān)乎檔案工作未來(lái)發(fā)展。檔案屬于重要的憑證與參考，具有極為明顯的借鑒作用。在管理檔案信息的過(guò)程中，可將檔案潛在價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，并為社會(huì)提供高質(zhì)量服務(wù)。積極貫徹落實(shí)檔案利用工作，可使檔案的社會(huì)影響力增加，受到更多人的關(guān)注，使檔案社會(huì)地位提升并獲得必要支持，實(shí)現(xiàn)檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。

（三）可帶動(dòng)檔案整體工作的開(kāi)展。開(kāi)展檔案利用工作，能夠直接檢驗(yàn)檔案整體工作的效果。所以在日常工作中，應(yīng)給予檔案利用工作必要的關(guān)注，在實(shí)際利用檔案期間對(duì)相關(guān)反饋意見(jiàn)加以聽(tīng)取與采納，以保證各項(xiàng)工作發(fā)展的均衡性，實(shí)現(xiàn)檔案工作質(zhì)量與水平的全面提升。

二、檔案利用現(xiàn)狀分析

（一）傳統(tǒng)管理模式占主導(dǎo)地位。當(dāng)前，檔案管理模式始終沿用傳統(tǒng)方法，而對(duì)現(xiàn)代管理檔案模式的應(yīng)用并不多見(jiàn)。很多檔案管理均利用被動(dòng)上門服務(wù)形式，并未對(duì)網(wǎng)絡(luò)載體加以利用，制約了檔案數(shù)字化的發(fā)展。其中，檔案利用以人工檢索、調(diào)閱等為主，設(shè)計(jì)工作量較多，很難在短時(shí)間內(nèi)使檔案使用者找到所需檔案信息。

（二）館藏結(jié)構(gòu)有待豐富。現(xiàn)階段，很多檔案館館藏檔案類別都是文書檔案，且大部分是黨政機(jī)關(guān)單位文件，政府政策檔案資料多，而專門與專業(yè)檔案的資料占比不大。而且，一般性的檔案較多，特色檔案偏少。對(duì)于館藏檔案的載體，一般以紙質(zhì)文字檔案居多，而電子、音像與照片等載體檔案的比重不大。由此可見(jiàn)，館藏檔案已經(jīng)無(wú)法與檔案信息豐富化的使用需求相適應(yīng)。

（三）檔案利用和檔案管理處理不合理。部分檔案內(nèi)容過(guò)于保密，或者是敏感，無(wú)法對(duì)外公開(kāi)，導(dǎo)致檔案工作人員錯(cuò)誤地以為檔案利用和保密是互相排斥的關(guān)系。為滿足檔案保密需求，要盡量減少檔案利用率，因而絕大多數(shù)檔案部門工作的核心集中于收集整理并保護(hù)檔案方面，未正確認(rèn)知檔案利用的重要性。長(zhǎng)此以往，很多接收與收集的檔案均成為庫(kù)房擺件，而難以將其社會(huì)價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。而且，檔案涉及保密內(nèi)容。

三、合理有效利用檔案的策略

（一）合理規(guī)劃?rùn)n案整體開(kāi)發(fā)。基于社會(huì)利用需求，對(duì)檔案信息資源整體開(kāi)發(fā)規(guī)劃加以制定，以確保檔案信息資源結(jié)構(gòu)更加豐富。目前階段，國(guó)內(nèi)檔案利用所涉及的檔案信息范圍愈加廣泛，且檔案載體呈現(xiàn)出多樣化發(fā)展趨勢(shì)。在這種情況下，要對(duì)檔案資料收集的程序加以規(guī)范，注重對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用，不斷拓寬渠道，以實(shí)現(xiàn)檔案收集的目標(biāo)。這樣一來(lái)，即可使檔案館藏不斷完善，促進(jìn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)內(nèi)容與形式的多元化，為檔案利用提供奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，獲得高品質(zhì)的利用服務(wù)。

（二）檔案開(kāi)發(fā)與保密關(guān)系的合理處理。長(zhǎng)期以來(lái)，國(guó)內(nèi)檔案利用工作的水平偏低，且長(zhǎng)期處于封閉狀態(tài)。而且，很多部門的檔案涉及保密內(nèi)容，所以在檔案利用期間必須對(duì)檔案開(kāi)放與保密關(guān)系進(jìn)行必要處理。不斷健全檔案利用法律，根據(jù)法律規(guī)定要求設(shè)定檔案的開(kāi)放時(shí)間，采取必要的檔案開(kāi)放監(jiān)督策略，可使公民對(duì)檔案權(quán)利合理利用，進(jìn)一步提升檔案利用的時(shí)效性。

（三）館藏結(jié)構(gòu)與內(nèi)容的優(yōu)化和豐富。檔案種類的豐富性可使館藏結(jié)構(gòu)更加充實(shí)與豐富，并為檔案利用提供不可或缺的物質(zhì)基礎(chǔ)。為此，檔案部門需適當(dāng)加大征集與接收檔案的力度，以保證館藏檔案數(shù)量與群眾檔案信息需求相適應(yīng)，并在質(zhì)量方面與檔案信息需求吻合。作為檔案部門，應(yīng)確保收集檔案對(duì)區(qū)域社會(huì)經(jīng)濟(jì)和文化等歷史變化加以真實(shí)反映，也可向全社會(huì)征集區(qū)域性的特色檔案。另外，檔案部門要和其他政府機(jī)關(guān)取得聯(lián)系，加大接受現(xiàn)行檔案力度，盡量與檔案信息的利用需求契合，將檔案價(jià)值發(fā)揮出來(lái)，全面優(yōu)化檔案利用效率。

（四）構(gòu)建全球信息共享服務(wù)。雖然很多檔案館已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了高科技發(fā)展目標(biāo)，但受思想意識(shí)薄弱因素的影響，封閉性仍相對(duì)明顯，直接影響了檔案管理工作的開(kāi)展，同樣也制約了檔案管理工作人員和其他地區(qū)、其他國(guó)家檔案管理人員的交流，加大了管理工作開(kāi)展難度。在這種情況下，有必要對(duì)科技方法加以利用，在檔案管理中合理應(yīng)用信息技術(shù)。檔案館可構(gòu)建主網(wǎng)頁(yè)，實(shí)現(xiàn)和國(guó)內(nèi)其他地區(qū)與其他國(guó)家的資源共享目標(biāo)，便于人們查閱資料，同樣也能夠?qū)ζ渌麌?guó)家檔案管理的成功經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行學(xué)習(xí)。

（五）增強(qiáng)檔案工作人員業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)。在現(xiàn)代社會(huì)中，檔案發(fā)揮著不可忽視的作用，而檔案利用工作也逐漸由傳統(tǒng)模式向現(xiàn)代模式過(guò)渡，所以檔案部門應(yīng)確保檔案工作人員業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)水平的提升，在具備檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)的基礎(chǔ)上，掌握多學(xué)科的知識(shí)內(nèi)容，逐漸形成信息素養(yǎng)與新理念。作為檔案工作人員，需在日常工作中主動(dòng)學(xué)習(xí)，對(duì)檔案業(yè)務(wù)加以熟悉，掌握館藏檔案和利用流程，能夠?qū)n案查閱技巧靈活運(yùn)用，進(jìn)一步優(yōu)化查閱效率與準(zhǔn)確性。在開(kāi)展檔案工作期間，相關(guān)工作人員要秉承認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，強(qiáng)調(diào)檔案使用者利益，解決使用者檔案查閱的問(wèn)題。另外，應(yīng)在業(yè)務(wù)方面對(duì)檔案使用者加以指導(dǎo)，給予其必要幫助，盡快獲取檔案資料。

（六）創(chuàng)新檔案利用手段。其一，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，促進(jìn)檔案電子化發(fā)展。所謂的檔案數(shù)字化，即對(duì)計(jì)算機(jī)科技加以利用，借助攝像、掃描與影視頻處理的方式，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的數(shù)字化保存與傳播。在數(shù)字化處理紙質(zhì)檔案的同時(shí)，即可實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變，便于群眾檔案信息的查詢，以免在利用檔案期間出現(xiàn)損壞亦或是丟失的情況，對(duì)檔案原件加以保護(hù)。其二，依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建數(shù)字檔案館。在現(xiàn)代科技水平不斷提高的背景下，檔案利用也必須與時(shí)俱進(jìn)，通過(guò)對(duì)大數(shù)據(jù)與云存儲(chǔ)等高新技術(shù)的應(yīng)用，使不同地區(qū)的檔案局、事業(yè)單位以及機(jī)關(guān)部門構(gòu)建數(shù)字檔案館，借助電子技術(shù)存放并處理檔案。不同單位要依托數(shù)字檔案館在線移交并接受非密級(jí)的檔案，同樣可在數(shù)字檔案館內(nèi)保存非密級(jí)的檔案，不斷豐富檔案館的信息資源庫(kù)。在對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)充分利用的基礎(chǔ)上，即可有效關(guān)聯(lián)各個(gè)地區(qū)與單位數(shù)字檔案館，形成檔案信息資源的共享中心，促進(jìn)檔案資源的全面共享，提高檔案資源自身的價(jià)值。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案利用工作質(zhì)量的全面提升，可將檔案社會(huì)價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，以保證檔案工作的可持續(xù)進(jìn)步與發(fā)展。為此，各級(jí)檔案管理部門在開(kāi)展檔案利用工作的過(guò)程中，應(yīng)對(duì)多樣化的現(xiàn)代技術(shù)與方式加以利用，進(jìn)一步創(chuàng)新檔案的利用手段，并為社會(huì)的發(fā)展與經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)，促進(jìn)檔案利用工作的正常開(kāi)展，將檔案本身的作用與價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。

【參考文獻(xiàn)】

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