試論當(dāng)前時期交通運輸業(yè)檔案管理工作

成丹

【摘要】為了提高交通運輸業(yè)檔案管理工作效率，針對當(dāng)前交通運輸業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及問題，提出交通運輸業(yè)檔案管理的具體思路，指出強化檔案管理的措施，實現(xiàn)新時期交通運輸業(yè)檔案管理向更高的水平進步。

【關(guān)鍵詞】交通運輸;檔案管理;問題

交通運輸業(yè)檔案管理是非常重要的，它不僅能反映交通運輸業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)能力，而且還為總結(jié)管理經(jīng)驗提供了重要依據(jù)。檔案是否真實、完整，將直接影響到檔案工作的質(zhì)量，同時為交通運輸業(yè)未來的發(fā)展提供重要依據(jù)和指導(dǎo)方向。然而，檔案管理工作往往最容易被忽視，嚴(yán)重影響檔案工作的質(zhì)量和水平。如何切實到位地做好檔案管理工作，是目前交通運輸業(yè)檔案工作中亟待解決的一個問題。

一、交通運輸業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

在交通運輸行業(yè)中，檔案管理工作是保存歷史資料、服務(wù)現(xiàn)實工作，具有承上啟下功能的一項重要工作。許多交通運輸業(yè)都積極開展此項工作，但由于管理人手相對較少，而工作又相對較繁雜，并且一些人員對于檔案管理工作重視不夠，存在著少干活、少出錯的應(yīng)付思想。

（一）檔案管理意識淡薄，檔案資料的收集、整理容易被忽視。1.我國交通運輸管理部門有很多職工對交通運輸管理行業(yè)檔案工作還不夠重視，沒有把交通運輸管理行業(yè)檔案工作看成是交通運輸管理工作重要的組成部分。2.在參與交通運輸?shù)钠髽I(yè)中，檔案管理工作根本沒有把資料的整理歸檔工作列入日程，甚至把它當(dāng)成是浪費時間和精力的事情。久而久之，造成檔案的丟失、變質(zhì)，失去價值。

（二）檔案管理不完善、不規(guī)范。建立良好的檔案管理機構(gòu)是檔案管理工作的前提和保證，同時也是檔案管理工作有效進行的基本條件。但是在實際工作中，經(jīng)常出現(xiàn)下列問題：1.檔案管理不集中，在管理工作中形成的檔案往往存放在不同的科室，管理零亂，各部門之間的協(xié)作能力不強，無法形成一個整體系統(tǒng)的交通運輸檔案管理，使交通運輸管理行業(yè)檔案的開發(fā)利用成效甚微。例如：現(xiàn)今的道路運輸管理行業(yè)檔案系統(tǒng)軟件比較落后，管理方式和服務(wù)系統(tǒng)都很單一，沒有達到系統(tǒng)化，車輛檔案管理系統(tǒng)僅僅限于車輛建檔、過戶、停報等簡單的業(yè)務(wù)操作，用先進的計算機配合稽查、統(tǒng)計、宏觀管理更是沒有出現(xiàn)。尤其是貨運信息檔案系統(tǒng)很不完善，致使貨運信息無法達到共享，車輛空駛率較高，造成了人、車、物的浪費。2.檔案管理工作分工模糊，由不同的人員兼職，均未設(shè)置此管理機構(gòu)。這樣，就導(dǎo)致在核算、開支、創(chuàng)收、分配等方面無統(tǒng)一管理，并且所依據(jù)的規(guī)章制度也不一，不能協(xié)調(diào)一致，最終導(dǎo)致各自為政，無人負(fù)責(zé)，檔案管理不夠規(guī)范。

（三）檔案管理人員專業(yè)技能較低，道德素質(zhì)修養(yǎng)不高。目前，很多地方并沒有聘用檔案管理專業(yè)人員，而是由一些非專業(yè)的人員來兼職管理。這些人沒有經(jīng)過檔案業(yè)務(wù)知識的專門培訓(xùn)，缺乏經(jīng)驗，只是依葫蘆畫瓢，借鑒其他人員在檔案管理中的經(jīng)驗，加以自己主觀的想法。這樣使得整理出來的檔案案卷存在較大的個人因素，缺乏通用性，檔案質(zhì)量不高，難以保證檔案的完整性和安全性，導(dǎo)致檔案價值不高。

二、搞好交通運輸行業(yè)檔案管理工作的具體措施

（一）從檔案建設(shè)方面做好管理。要建立和完善檔案管理，首先要對各管理部門的職責(zé)進行明確的分工，檔案管理的過程是不斷變化的，比如從車輛入戶建檔到報廢銷檔，檔案資料在不斷增多。同時，也要經(jīng)過營運業(yè)戶、維修企業(yè)、檢測企業(yè)、管理部門多個管理環(huán)節(jié)。因此，建立完善的交通運輸檔案管理制度要明確各部門的分工和責(zé)任，明確管理規(guī)則，才能保證及時準(zhǔn)確地收集、分類、歸檔、清理相關(guān)資料。加強對檔案的日常管理是完善交通運輸檔案管理的重要部分，要及時更新相關(guān)的技術(shù)資料并將其入檔，由于交通運輸檔案包含的資料比較復(fù)雜，且隨時都在變化更新，因此，對檔案的管理要隨時更新和完善，保證技術(shù)資料的時效性和延續(xù)性。所以，管理部門工作人員應(yīng)當(dāng)對技術(shù)檔案中的資料進行分類處理，確定保存時限。最后，檔案管理人員更新和保持資料是日常生活中的重要部分，還要及時清理過期資料，收集檔案號資源和儲存空間。

（二）從行政方面加強管理。為了加強交通運輸檔案管理，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該在全行業(yè)大力宣傳《檔案法》，讓各工作人員充分認(rèn)識到加強行業(yè)檔案管理的重要性，把檔案管理工作納入各級領(lǐng)導(dǎo)的日常工作和各業(yè)務(wù)部門的工作規(guī)劃中，保證檔案管理工作順利進行。交通運輸管理部門要切建立好網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，實現(xiàn)信息化的檔案管理方式。同時，還要提高工作人員的業(yè)務(wù)水平，抓好檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。對于檔案管理進行完善的統(tǒng)籌規(guī)劃，投放一些資金，希望可以完成信息建設(shè)和人員培訓(xùn)工作，使全行業(yè)檔案管理基礎(chǔ)工作都能達到要求的檔案管理水平。經(jīng)濟的發(fā)展使交通運輸業(yè)不斷發(fā)展，因此，在交通運輸檔案管理中，要不斷收集新的資料，完成信息資源共享，更快完成科研成果轉(zhuǎn)換，為提高交通運輸檔案管理服務(wù)。

三、結(jié)束語

如今的交通運輸管理職能正在轉(zhuǎn)變，管理方式不僅要合理利用國家的章程規(guī)范，還要利用經(jīng)濟、行政、法律等條件，只要是交通運輸過程中的所有對象，都要一一進行管理。交通運輸行業(yè)是特殊行業(yè)，交通運輸安全直接關(guān)系到老百姓的人身安全和經(jīng)濟利益。因此，重視交通運輸行業(yè)檔案管理是十分重要的。

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