芻議事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新路徑

楊梓妍

【摘要】本文簡要分析了創(chuàng)新事業(yè)單位人事檔案管理的作用，并通過提高事業(yè)單位人事檔案管理水平、實現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案信息化、提升人事檔案管理人員素質(zhì)等路徑，讓人事檔案管理發(fā)揮真正作用，促進(jìn)事業(yè)單位長遠(yuǎn)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;人事檔案管理;創(chuàng)新路徑

事業(yè)單位是具有公益性質(zhì)的由政府利用國有資產(chǎn)所設(shè)立的從事科技文化、教育衛(wèi)生等活動的社會服務(wù)機(jī)構(gòu)。它其中保管的人事檔案是記錄公民信息及政府相關(guān)資料的重大載體。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)高度重視人事檔案管理工作，并采用先進(jìn)的管理技術(shù)提高其管理效率，以此讓人事檔案管理呈現(xiàn)出新型形態(tài)，滿足社會對其提出的更高要求。

一、創(chuàng)新事業(yè)單位人事檔案管理的作用

通過對事業(yè)單位人事檔案管理加以創(chuàng)新，能從一定程度上為事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展起到促進(jìn)作用。事業(yè)單位只有不斷進(jìn)行創(chuàng)新才能滿足新時代信息化管理要求，保障人事檔案管理安全。另外，創(chuàng)新事業(yè)單位人事檔案管理能有效提高管理效率。事業(yè)單位人事檔案管理工作原本就較為繁瑣，且包含的內(nèi)容過于豐富，若一直堅持應(yīng)用傳統(tǒng)管理方法，將導(dǎo)致管理人員壓力普遍較大。當(dāng)對其進(jìn)行創(chuàng)新之后可減少人力工作量，避免人力因素影響管理效率，也能促進(jìn)人事檔案管理趨于信息化、現(xiàn)代化方向發(fā)展，進(jìn)而為事業(yè)單位提供良好的生存環(huán)境，這對于事業(yè)單位人事檔案管理人員而言，無疑是一種減輕工作壓力的良好方法，既能幫助工作人員提高日常人事檔案管理效率，也能讓工作人員在較為輕松的氛圍中實現(xiàn)人生價值，并為大眾提供更加專業(yè)且優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

二、事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新路徑

（一）提高事業(yè)單位人事檔案的管理水平。1.增設(shè)管理組織。在傳統(tǒng)人事檔案管理工作中常發(fā)生多方管理造成事業(yè)單位人事檔案出現(xiàn)內(nèi)容失真且不全等現(xiàn)象，長此以往不利于順利開展檔案管理工作。因此，為了有效提高事業(yè)單位人事檔案管理水平，應(yīng)當(dāng)設(shè)立統(tǒng)一的管理部門，進(jìn)而對人事檔案實行整合。對于事業(yè)單位所增設(shè)的管理部門規(guī)模需要結(jié)合事業(yè)單位實際發(fā)展?fàn)顩r及需求對其進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃與建設(shè)，并在建設(shè)過程中進(jìn)行規(guī)范化管理，以此強化事業(yè)單位人事檔案管理效果。2.完善管理機(jī)制。相關(guān)人員在對事業(yè)單位的人事檔案管理機(jī)制進(jìn)行完善的過程中，首先，應(yīng)當(dāng)盡快統(tǒng)一管理思想，保證人事檔案管理趨于規(guī)范化，并制定明確的管理制度督促人事檔案管理機(jī)構(gòu)對管理體制加以創(chuàng)新，這樣才能有效提高管理水平。其次，完善的管理機(jī)制應(yīng)當(dāng)突出民主化，注重民主參與度，并在人事檔案管理工作中充分發(fā)揮管理人員的作用，讓檔案使用者能體會到較為優(yōu)質(zhì)的管理質(zhì)量，以此滿足大眾對于人事檔案的需求。最后，事業(yè)單位需要從內(nèi)外兩個方面切實做好監(jiān)督工作：一是要對內(nèi)部管理工作制定監(jiān)督制度，規(guī)范管理團(tuán)隊日常行為。二是要對外部公民輿論內(nèi)容加以監(jiān)督，積極鼓勵公眾自行進(jìn)入管理監(jiān)督中，進(jìn)而實現(xiàn)人事檔案的科學(xué)管理。3.加大資金投入。事業(yè)單位人事檔案管理所應(yīng)用的管理設(shè)備由于使用時間較長，在新時代無法體現(xiàn)出應(yīng)有的實用價值，這就需要相關(guān)人員及時對其進(jìn)行改進(jìn)，并適當(dāng)增加資金投入力度，確保事業(yè)單位人事檔案管理機(jī)構(gòu)具有充足的資金來改善自身基礎(chǔ)設(shè)施，必要時可為其設(shè)置專項資金，也可聘請專業(yè)人士對當(dāng)前設(shè)備性能加以提升或融入高新技術(shù)全面提高人事檔案管理設(shè)施水平，為公眾及管理人員提供良好的服務(wù)水平，這樣才能有效提高事業(yè)單位整體人事檔案管理水平，為今后事業(yè)單位的發(fā)展提供重要助力。

（二）實現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案信息化。1.增加信息化工程項目。在事業(yè)單位人事檔案管理組織的領(lǐng)導(dǎo)下，應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)信息化工程項目的建設(shè)工作，以此全面提升人事檔案管理工作的效率。傳統(tǒng)人事檔案管理工作中所采用的檔案保管主要是借助紙質(zhì)法進(jìn)行保存，而在信息化工程中，可將其轉(zhuǎn)換成音頻影像、文字圖片等形式完整保存在計算機(jī)系統(tǒng)中，這樣既不會由于時間久遠(yuǎn)造成紙張損壞，也不會積累過多人力用于檔案保管及查找，從而有效提升事業(yè)單位人事檔案管理工作成效。從某種程度上而言，它可為事業(yè)單位提供更多空余的人力支持，尤其是在人事檔案記錄、整理、歸檔等環(huán)節(jié)中，以往需要花費過多精力與人力參與到此項工作環(huán)節(jié)中，而今信息化系統(tǒng)的應(yīng)用為事業(yè)單位提供了較大便利。在信息化工程項目中，工作人員只需利用掃描儀將人事檔案信息錄入系統(tǒng)中，以便后期其他人員調(diào)取檔案時能隨時找到相關(guān)資料，從而為事業(yè)單位人事檔案管理機(jī)構(gòu)提供一個良好且便捷的工作環(huán)境，也能最大化提高人事檔案保管的安全性。2.培養(yǎng)信息化管理理念。在建立信息化人事檔案管理項目時，其中最為重要的是培養(yǎng)事業(yè)單位人事檔案管理人員信息化管理理念。傳統(tǒng)意義上的人事檔案管理只包括管理工作，而今應(yīng)用信息化管理技術(shù)則需要管理人員充分掌握信息技術(shù)的操作要點，以此實現(xiàn)信息共享，提高信息傳遞的速度。當(dāng)管理人員進(jìn)行人事檔案管理工作時，需要用服務(wù)理念切實做好管理工作，這樣才能讓信息化管理技術(shù)發(fā)揮出它真正的效用。比如事業(yè)單位需要建立完善的電子檔案，并將電子檔案按照相關(guān)規(guī)范加以分類，以便其他人員更加快速地找到所需檔案資料，這樣能提高其他人員的滿意度，讓人事檔案管理工作朝著信息化方向穩(wěn)步前行，用真誠的服務(wù)水平為人們提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)功能，從而讓事業(yè)單位獲得更大的發(fā)展空間。3.應(yīng)用信息化管理設(shè)備。在人事檔案信息化管理過程中事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)充分應(yīng)用新型管理設(shè)備，以此加快人事檔案信息化管理建設(shè)速度。由于傳統(tǒng)人事檔案所利用的紙質(zhì)版受外界因素影響較大，如外界環(huán)境中濕度較大、溫度較高都會導(dǎo)致人事檔案出現(xiàn)保存不當(dāng)現(xiàn)象。因此，事業(yè)單位應(yīng)用人事檔案信息化管理方法具有較大的實用價值。具體可應(yīng)用信息化管理設(shè)備，提高管理效率，如信息化儀器、掃描儀、打印機(jī)等，并根據(jù)事業(yè)單位實際情況對計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行實時更新，保證其滿足信息化管理需求。

（三）提升人事檔案管理人員素質(zhì)。在對事業(yè)單位人事檔案管理工作實施創(chuàng)新的同時，應(yīng)當(dāng)同期進(jìn)行人員培訓(xùn)工作，提高人事檔案管理人員綜合素質(zhì)，以此為人事檔案管理工作面臨的新環(huán)境提供重要的人力支持。一直以來，人才都是任何工作中的必備條件，尤其在事業(yè)單位中，由于它自身結(jié)構(gòu)特點，對工作人員提出了更高的要求。因此，在實行新型的人事檔案管理時，應(yīng)當(dāng)對工作人員進(jìn)行強化訓(xùn)練，保證他們的專業(yè)水平及職業(yè)素養(yǎng)能為事業(yè)單位的實際工作提供重要保障。首先，需加強管理人員計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用水平，可采用外部聘請專業(yè)人員來事業(yè)單位進(jìn)行講座的方式，也可鼓勵管理人員外出學(xué)習(xí)，或者由政府部門出面設(shè)置人才培養(yǎng)補助政策，吸引外來優(yōu)秀人員。其次，在對現(xiàn)有工作人員進(jìn)行培訓(xùn)的時候，也應(yīng)當(dāng)積極引入高新檔案管理技術(shù)，引導(dǎo)管理人員參與新技術(shù)的學(xué)習(xí)，制定規(guī)范的培訓(xùn)計劃，對管理人員的學(xué)習(xí)情況加以監(jiān)督，進(jìn)而通過這種方式讓人員培訓(xùn)工作取得較大成效。再者，事業(yè)單位人事檔案管理應(yīng)實行公共管理，提升人事檔案利用率，讓其在事業(yè)單位的發(fā)展中作出重大貢獻(xiàn)，并在社會中體現(xiàn)出它應(yīng)用的公共影響力。最后，事業(yè)單位可建立獎賞制度，鼓勵管理人員深入研究管理技術(shù)（如自動化技術(shù)），讓人事檔案實現(xiàn)自動收集整理等，為后續(xù)事業(yè)單位高效發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

三、結(jié)論

綜上所述，在新時代背景下，對事業(yè)單位人事檔案管理實施創(chuàng)新是未來檔案管理工作發(fā)展的必然要求，這也是幫助事業(yè)單位獲得更高效發(fā)展的基礎(chǔ)條件。所以，事業(yè)單位的檔案管理部門應(yīng)當(dāng)按照國家相關(guān)要求，在傳統(tǒng)人事檔案管理方法之上提升其管理水平，這樣才能保證事業(yè)單位的人事檔案能夠為人們提供重要的信息安全保障，進(jìn)而有利于加快事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)速度。

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