電子文件與電子檔案“單軌制”的兩個不同視角

李威

摘? 要：在建設數字中國時代背景下，電子文件歸檔與電子檔案管理單軌制的實踐在國內外日漸興起，并形成蔓延之勢。文章試以單軌制是基于文件視角還是檔案視角兩個不同視角，從管理對象、管理流程、歸檔制度、文檔一體化、安全五個方面進行思考，以期讓大家對“單軌制”管理模式的認知回歸理性。

關鍵詞：電子文件;電子檔案;單軌制;管理模式;異議

2015年4月上海自貿試驗區管委會保稅區管理局作為全國首個開展電子檔案“單軌制”管理試點的單位，管理經驗在自貿區范圍內推廣實施。之后，青島、珠海、國家開發銀行等地區和部門也分別進行了電子檔案“單軌制”管理試點。

2016年4月1日國家檔案局印發的《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》，明確提出了在有條件的部門開展電子檔案單軌制管理試點。[1]《檔案法》修訂征求意見送審稿第六十四條規定“符合國家電子檔案形成和管理規范要求的電子檔案具有與紙質檔案同等的法律效力”[2]，為電子檔案的合法性提供了法律保障。

在建設數字中國的時代背景下，電子檔案單軌制管理政策法規保障力度加大、數字簽名等技術難點攻關獲得突破，管理服務創新，單軌制管理逐步在全國各行各業迅速興起，在檔案理論界和實踐界都出現了“大熱”現象。檔案人應以“文件視角”還是“檔案視角”看待當前的單軌制，筆者給出了自己的思考。

1 管理對象分析

“電子文件單軌制管理是指對電子設備生成的文件僅以電子方式進行歸檔、管理、利用與保存而不再生成紙質檔案的管理方式。”[3]這是目前學界認可度較高的關于電子文件單軌制管理內涵的描述。具有文件管理者與檔案管理者雙重身份的基層工作者，面對電子文件“單軌制”，需要注意兩者的區別，面對不同的管理對象，適時切換到正確的位置，切莫張冠李戴。

2 管理流程分析

電子文件的單軌制歸檔，可以減少文件管理者對電子文件的下載、打印、紙質文件整理等繁瑣過程，是文件管理者期待實現的管理目標和效果。因此，從管理流程看，單軌制是基于“文件視角”，而非“檔案視角”下的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研和開發利用等檔案管理流程，不能代表檔案人的立場和思維。

作為身兼文件管理與檔案管理兩職的基層工作者，應當對兩種不同流程同樣了然于胸，不可厚“文”薄“檔”。

3 歸檔制度分析

電子檔案“單軌制”是指對于由電子設備生成的電子文件，在進行歸檔時只保存電子檔案，而不再生成和保存紙質檔案的歸檔制度。[4]

2002年的國家推薦標準《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894-2002）總則第4.5條規定“具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質等拷貝件，必須制成紙質文件或縮微品等。歸檔時，應同時保存文件的電子版本、紙質版本或縮微品”。2003年國家檔案局印發的《電子公文歸檔管理暫行辦法》第七條規定“電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯”。2009年中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《電子文件管理暫行辦法》第十六條規定“具有永久保存價值或者其他重要價值的電子文件，應當轉換為紙質文件或者縮微膠卷同時歸檔”。2012年國家檔案局印發的《電子檔案移交與接收辦法》第七條規定“電子檔案有相應紙質、縮微制品等載體的，應當在元數據中著錄相關信息”。

可見，多套制是從“檔案視角”強調如何“歸檔”以及歸檔后如何進行管理。而單軌制是從“文件視角”強調不再進行紙質檔案的歸檔，以及如何簡化歸檔流程和手續。基層工作者千萬不可將電子文件等同于電子檔案，忽視了現行歸檔管理制度。應該明確單軌制更適用于管文件，而不是管檔案。

4 從文檔一體化趨勢看

單軌制管理思想與文檔一體化一脈相承，是文件生命周期理論和文件連續體理論發展的結果，“從文件到檔案是一個連續統一、前后銜接的運動過程。現行文件的質量直接決定了檔案管理的成敗”。[5]從文檔一體化趨勢看，電子文件和電子檔案處于文件的不同時間節點上。源頭控制、過程管理等工作機制均是針對電子文件格式、內容、安全等方面的管控，鮮有針對歸檔后的管理手段和措施。從文檔一體化趨勢看，單軌制更傾向于管“文”而非管“檔”，不可以想當然地認為文檔一體化趨勢就一定意味著傾向于管“文”的單軌制，就一定適用于管“檔”。

5 從安全角度看

傳統載體不僅能真實、完整記錄歷史，其載體歷史變遷、字跡清晰度的變化、載體自身的老化，從內容到形式等都承載著歷史的厚重感和滄桑感，而電子檔案載體與信息的可分離性、信息脫離載體的不可見性，決定其在形式上無法承載歷史變遷的功能，單軌制管理必定造成部分歷史記憶的缺失。

電子文件的不安全性決定了“單軌制”工作的難度。檔案學理論研究可以超前，其探索對檔案實體和檔案信息的安全沒有直接威脅。但檔案管理實踐直接決定檔案的命運，通常情況下隱藏著存儲載體損壞、未經授權的內容修改等不可逆的巨大風險。單軌制管理只從文件視角進行管控，并未從檔案視角為未來的檔案安全從長計議。

因此，從安全角度看，單軌制更傾向于“文件視角”下的過程管理和效率提升，并不太注重檔案的安全。多套制更傾向于“檔案視角”下的結果導向和對歷史的敬畏。

6 結語

在電子文件單軌制歸檔、電子檔案單軌制管理“大熱”背景下，應基于檔案視角看待檔案管理模式的變革，在紙質檔案向電子檔案過渡的漫長過程中，堅守經得起檢驗的多套制安全策略，在單軌制與多套制的長期博弈中取長補短，最大限度降低單軌制可能帶來的社會記憶缺失風險。

2019年度河南省檔案科技項目《電子文件“單套制”趨勢對市縣綜合檔案館檔案接收的影響與對策研究》（項目編號：2019-R-03）的階段成果。

參考文獻：

[1]國家檔案局.國家檔案局印發《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》[EB/OL].2016-04-07[2019-07-15].http：//www.saac.gov.cn/news/2016-04/07/content_136280.htm.

[2]國家檔案局.國家檔案局關于《中華人民共和國檔案法》修訂草案（送審稿）公開征求意見的公告.[EB/OL].2016-05-25[2019-07-15].http：//www.saac.gov.cn/daj/tzgg/201605/b0e72557a8c84f07bfbcb1b17d798f4a.shtml.

[3]沈浠琳.電子文件單軌制管理的影響因素[D].浙江大學，2018.

[4]沈欣瑜.電子檔案“單軌制”背后的電子文件管理思想轉變[J].檔案管理，2017（6）：33-36.

[5]米靜，大數據時代文檔一體化管理的構建與實施方案分析[J].辦公室業務，2019（4）：183.

（作者單位：開封文化藝術職業學院? 來稿日期：2020-01-10）