檔案信息化建設(shè)與檔案管理思考研究

陳麗萍

【摘要】檔案信息在我國當(dāng)代社會發(fā)展的過程中取得了良好的發(fā)展，在各個行業(yè)當(dāng)中逐漸受到重視，為行業(yè)工作的開展提供了基礎(chǔ)保障。檔案信息化建設(shè)當(dāng)前檔案管理的趨勢，其能夠體現(xiàn)較多的優(yōu)勢，為工作的開展提供保障，促使行業(yè)工作人員能夠借助檔案管理提高工作效率。本文主要對檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的實施進(jìn)行簡要的探討。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化;檔案管理;信息化建設(shè)

在傳統(tǒng)的檔案管理當(dāng)中，工作人員主要是利用紙質(zhì)檔案的方式對資料及信息進(jìn)行記錄與保存，在需要利用檔案資料時再臨時查找。這種方式難以保證檔案管理的高效性，還會在較大程度上浪費(fèi)人力物力。檔案信息化建設(shè)是符合當(dāng)代社會發(fā)展的一種方式，在利用其進(jìn)行管理時，可以方便檔案的查閱及儲存，但是其整體還處于探索階段。建設(shè)信息化檔案管理體系有助于提高檔案管理服務(wù)效果，對于加強(qiáng)檔案資源的合理利用效果有較大的現(xiàn)實意義。

一、實施電子資料管理

電子資料管理是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，在實際進(jìn)行檔案管理時，工作人員需要對基礎(chǔ)的文本資料等進(jìn)行電子化整理，對其中涉及的技術(shù)進(jìn)行綜合分析。電子資料管理顧名思義需要利用現(xiàn)代化電子信息技術(shù)，在對這種形式的管理方法進(jìn)行利用時，可以保證文件的儲存效用，工作人員能夠分類整理提高文件的集中性。電子資料管理對于工作人員處理文件資料的形式有較高的要求，其不僅需要改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件整理方式及工作理念，還需要在管理檔案時加強(qiáng)資源配置，保證各項資源的合理利用，使其能夠達(dá)到基礎(chǔ)的要求及條件。電子資料檔案管理還需要對檔案的接收方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，技術(shù)人員在處理檔案資料時需要明確檔案的處理方式及格式，對其進(jìn)行統(tǒng)一與規(guī)范，明確檔案資料的保存周期，在必要時還需要做好檢查工作，促使電子資料管理能夠按照要求完善整體效用。在實施電子資料管理時，可以借助電子技術(shù)及設(shè)備的記憶功能對檔案資料進(jìn)行備份，由于部分電子檔案儲存系統(tǒng)容易遭受損壞或者遺失。電子備份能夠加強(qiáng)對資料的有效管理，防止資料遺失或者遭受損壞，管理人員能夠由此考察基層工作人員的基礎(chǔ)工作能力，對其在工作當(dāng)中遇到的情形進(jìn)行分析，讓電子資料管理能夠發(fā)揮其根本職能。

二、建立信息化管理體系

信息化管理體系在較多工作形式中已經(jīng)得到了良好的應(yīng)用，在開展檔案管理工作時，需要利用管理體系為其安全性提供保障。信息化管理體系的建立則是檔案信息化管理的根基，其能夠幫助管理人員規(guī)范其在工作當(dāng)中的行為甚至意識。檔案管理部門在實施這項工作時，要循序漸進(jìn)了解檔案信息化管理當(dāng)中存在的主要問題，有針對性地制定多方面的條例，讓工作人員之間可以相互幫助，促使檔案信息化管理與其他重要的工作形式與內(nèi)容可以緊密結(jié)合。在建立信息化管理體系之后，管理人員需要試探性地對工作形式進(jìn)行分析，對其中仍然存在的問題進(jìn)行分析與完善，促使管理體系可以得到優(yōu)化。檔案管理部門需要被授予一定的權(quán)利，因此國家及當(dāng)?shù)卣枰哟髮n案管理信息化建設(shè)的重視程度，為其提供根本的依據(jù)，加大建設(shè)力度。部分管理人員在工作當(dāng)中容易急于求成，導(dǎo)致信息化管理體系的建立比較混亂，因此部門還需要加強(qiáng)電子政務(wù)信息建設(shè)，促使檔案管理工作的開展有條不紊。很多企業(yè)的檔案管理部門人員數(shù)量較多，少數(shù)員工存在消極怠工的情況，其在工作中沒有發(fā)揮自身的職能，導(dǎo)致信息化檔案管理滯后。在建立有關(guān)體系之后還需要實施績效評估提高員工的積極性及工作熱情，提升其工作參與度，讓這項工作可以發(fā)揮實際作用。

三、建設(shè)數(shù)字化檔案系統(tǒng)

目前，我國很多企業(yè)在開展技術(shù)型工作時會逐漸推陳出新，通過數(shù)字化管理的形式實現(xiàn)檔案信息化管理要求。這種工作的主要目的就是實現(xiàn)資源共享，讓工作人員在對檔案進(jìn)行管理時，可以提高其綜合利用率，減少資源浪費(fèi)現(xiàn)象。工作人員在發(fā)揮工作職能時，可以對用戶的實際需求進(jìn)行分析，其能夠通過數(shù)字化檔案系統(tǒng)的建立實現(xiàn)有關(guān)工作要求，不僅需要按照基礎(chǔ)的工作原則完成有關(guān)任務(wù)，還需要對現(xiàn)有的工作情況進(jìn)行深入分析，制定合理的工作規(guī)劃，降低工作當(dāng)中產(chǎn)生錯誤的概率。當(dāng)代社會的發(fā)展對于檔案管理工作的開展也有較高的要求，數(shù)字化檔案系統(tǒng)的建立需要以監(jiān)督管理作為基礎(chǔ)，促使每一個環(huán)節(jié)的檔案管理工作內(nèi)容得到落實。雖然數(shù)字化檔案系統(tǒng)的建立能夠在較大程度上滿足實際需求，但是需要注意有大量珍貴的紙質(zhì)檔案資料需要與數(shù)字化系統(tǒng)相結(jié)合。因此，檔案管理部門需要建立一種紙質(zhì)檔案與電子檔案共用的體系，這樣不僅可以實現(xiàn)數(shù)字化檔案系統(tǒng)的建立目標(biāo)，還能夠加大對紙質(zhì)檔案的保護(hù)，使其具備雙重保護(hù)作用。

四、健全技術(shù)及資金保障管理

技術(shù)及資金是信息化檔案管理的根基，檔案管理部門需要確保在足夠的技術(shù)及資金支撐下，才能夠?qū)嵤┬畔⒒芾怼２糠制髽I(yè)的管理部門只看到了信息化建設(shè)的優(yōu)勢，沒有對檔案管理的要求進(jìn)行明確分析，在缺乏技術(shù)及資金支持的情況下，檔案管理工作的開展還是存在一定的缺陷。因此，企業(yè)在開展信息化建設(shè)時，需要健全技術(shù)及資金保障管理，重視資金管理工作，為檔案管理信息化建設(shè)提供更加穩(wěn)定的技術(shù)支持，防止在工作當(dāng)中產(chǎn)生突發(fā)事故影響檔案管理效用。企業(yè)需要將建設(shè)資金納入到財政預(yù)算當(dāng)中，對檔案信息化建設(shè)需要利用的資金進(jìn)行分析，做好實際規(guī)劃。檔案管理部門要鼓勵工作人員學(xué)習(xí)新的技術(shù)及管理方法，投入更多的設(shè)備與更強(qiáng)的技術(shù)，對管理軟件系統(tǒng)進(jìn)行更新，保證檔案管理信息化能夠在方方面面得到應(yīng)用。企業(yè)在建設(shè)檔案管理系統(tǒng)時需要考慮企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀及其發(fā)展趨勢，對分配到檔案管理部門的資金進(jìn)行預(yù)算編制，為其提供強(qiáng)有力的支持，防止在實際工作當(dāng)中產(chǎn)生難以預(yù)防的問題。在投入有關(guān)的管理技術(shù)時，需要對軟件技術(shù)進(jìn)行開發(fā)，明確全國性質(zhì)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，針對技術(shù)人員的工作提出具體的要求，使其能夠?qū)n案信息化建設(shè)加大投入，加強(qiáng)檔案管理的安全性及穩(wěn)定性。

五、提高檔案管理員的信息素養(yǎng)

工作人員作為檔案管理的主體，需要提高自身的綜合素質(zhì)為信息化建設(shè)提供根本保障，使其工作能力得以體現(xiàn)。在傳統(tǒng)的工作形勢下，部分企業(yè)的檔案管理部門難免存在濫竽充數(shù)的狀況，少數(shù)工作人員的能力不佳，在工作當(dāng)中比較消極，導(dǎo)致信息化建設(shè)受到阻礙。就當(dāng)前的大多數(shù)企業(yè)經(jīng)營情況來看，檔案管理部門的工作人員存在的主要問題是其掌握的計算機(jī)技術(shù)專業(yè)知識不足，在操作的過程中難以滿足信息化要求，導(dǎo)致工作進(jìn)展受到影響。管理部門負(fù)責(zé)人需要針對工作人員的綜合能力及水平進(jìn)行檢測，在明確其具體能力之后開展針對性的培訓(xùn)，使其能夠在提高自身的專業(yè)知識水平的同時可以掌握更高層次的技術(shù)。部門負(fù)責(zé)人要定期對檔案管理人員的各項能力進(jìn)行考核，檢測其實踐操作能力，對工作人員檢索檔案信息的能力進(jìn)行分析。檔案管理人員要了解當(dāng)代社會的發(fā)展對檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)要求，其不僅需要掌握檔案管理方面的專業(yè)知識及技能，還需要涉及其他的技能訓(xùn)練，在查閱、檢索、分析、保存檔案資料與信息時，提高其嚴(yán)密性。更重要的是，工作人員要提高自身的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能力，對信息化技能進(jìn)行充分利用，為檔案信息化建設(shè)提供推動作用。

六、結(jié)語

總之，檔案信息化建設(shè)要求工作人員在開展有關(guān)的工作內(nèi)容時，加強(qiáng)自身的注意力，提高工作能力，減少問題的產(chǎn)生。在信息化時代不間斷的發(fā)展過程中，社會對于檔案管理也有更高的要求。工作人員不僅需要遵守基礎(chǔ)的檔案管理條例與規(guī)范，還需要為檔案管理信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)保障。管理部門需要對信息技術(shù)進(jìn)行有效融合，改進(jìn)檔案管理的方式，對各個環(huán)節(jié)的工作形式及內(nèi)容進(jìn)行完善，促使其能夠滿足信息化建設(shè)的深度要求，為檔案資料與信息的安全性及真實性提供保障。

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