基于工作流的高校科研管理系統的設計與實踐

申想真

摘? 要：科研管理系統是學校落實高校科學研究、社會服務等重要職能的新載體。工作流技術是實現科研業務管理網絡化的核心技術。文章說明了基于工作流的高校科研管理系統的基本設計思路，明確了系統設計目標，著重圍繞科研工作流整理、系統功能架構、系統設計、系統接口、科研大數據利用等方面進行了詳細分析。

關鍵詞：工作流;科學研究;管理系統

中圖分類號：G642 文獻標志碼：A? ? ? ? ?文章編號：2096-000X（2020）04-0174-04

Abstract： The scientific research management system is a new carrier for the university to carry out the important functions of scientific research and social service. Workflow technology is the core technology to realize the networking of scientific research business management. This paper describes the basic design idea of the university scientific research management system based on workflow， defines the system design goal， and focuses on the detailed analysis of the aspects of scientific research workflow arrangement， system functional architecture， system design， system interface， and big data utilization of scientific research.

Keywords： workflow; scientific research; management system

前言

自21世紀初開始，計算機技術日新月異，網絡技術飛速發展，全球正經歷、順應著第三次高新技術革命所帶來的種種變化。計算機、網絡技術深刻改變著各行各業，促使各行業管理從傳統手段向互聯網、云計算、大數據方向轉變。高等教育行業比起其它行業，應當更早、更及時地接受這種轉變，應當主動出擊，引導新技術使用方式。作為承擔著人才培養、科學研究、社會服務等重要職能的新時代高校，應主動轉型，充分發揮“最多跑一次”服務思路，建設高效的集合各類信息管理平臺于一體的數字化校園，使各類數字資源通過教師一次登錄得以充分利用，提高服務質量，營造教學、科研的優良環境。科研管理工作是學校內部管理的一項重要工作，也是履行高校職能的重要手段，而科研管理系統是數字化校園的重要一環。從某種意義上說，科研管理系統的使用情況反映了高校科研管理工作水平的高低，而科研管理水平高低則反映了高校的綜合管理水平與整體形象。因此，高校必須高度重視科研管理系統的實踐與使用。

一、基本思路

目前，高校科研管理部門承載的科研管理工作日益繁重，科研項目申報品類繁多，科研成果統計使用頻繁，科研經費管理往往遲滯于后，管理人員常常人乏于力，每天沉浸在紊亂循環的日常瑣碎工作中，無法應對日益增加的科研工作量。而教師則經常暈頭轉向于項目申報流程，面對一項新項目申報，總有種茫然失措的感覺。這就是科研管理系統亟需解決的現狀。理想的科研管理系統應該是從教師角度出發，爭取教師進行科學研究工作時能最多跑一次乃至零次，能滿足科研管理需要，提升科研管理服務水平，適應數字化校園建設需要，與各部門能統一接口、共享數據，在數據處理時能準確零差錯、優化易操作。

本課題的基本思路是：加強頂層設計，站在全校角度，考慮科研系統設計。首先，科研管理部門理順各項管理工作流程，特別是將教師需要操作的各項事務流程化。其次，將工作流引入至系統建設，采用 B/S（Browser/Server）結構，構建三層架構體系，利用大數據、網絡等新技術，將工作流程、實際問題實現于系統中，系統操作同步于工作流程。最后，對接學校數字化校園建設統一平臺，充分發揮科研大數據的作用，服務全校教師、各部門、各教學單位。

通過本課題實踐，科研管理系統能規范化、流程化日常科研管理工作，減輕科研管理的勞動強度，能高效、安全地保存、處理、統計、加工學校大量的科研信息，形成科研大數據，能促進高校科研水平的提升，提高高校科研管理效率和水平。

二、系統設計目標

（一）科研項目網絡化管理

通過科研管理系統，教師不受時間地點限制，在網上申報項目、成果獎、科研業績等。管理人員通過網絡進行相關審核、分配評審任務。評審專家通過網絡對項目進行評審。科研管理部門通過網絡搜集、挖掘科研數據，并充分利用。

（二）科研數據準確規范

科研管理系統采集的數據，應用需求廣泛，要保障數據質量。首先，科研數據要準確無誤，要通過教師、教學單位、學校三級審核，在數據錄入界面有簡單的數據自動判斷修正功能。其次，數據表達規范，利于不同人員的理解并使用。再次，數據采集要及時，時效是數據的生命線，及時的數據比晚到的數據對決策影響往往更大。

（三）對接數字化校園建設

與學校信息中心做好對接溝通，及時與有關技術人員協調，一體設計相關數據表格與字段，做到科研管理系統柜與數字化校園建設無縫對接，與各業務系統做好業務聯通。

三、系統設計與實踐

本項目運用工作流技術、internet技術、sql等數據庫技術、asp.net開發語言，在分析相關研究成果的基礎上，主要研究高校科研管理系統架構設計與實踐。

（一）科研工作流整理

優化整理、規范設計科研管理工作，是本課題開展研究的重要基礎與主要依托。讓教師在進行科研工作時最多跑一次，是衡量系統設計成效的重要依據。通過對目前高校科研管理涉及的有關工作流程的調查與整理，根據工作性質分類，科研系統擬實現項目管理、成果管理、文件管理、人員管理、綜合查詢等功能。

1. 項目管理

項目管理是科研管理的重要環節，是教師使用最多的功能模塊。首先將縱向、橫向及成果統計、管理等方面的工作流程，進行圖形化描述。

（1）項目申報。項目申報是教師最為重視的工作。工作流程： a.科研處依據上級文件精神，發布申報通知;b.教師網上申報;c.教師所在部門審核推薦;d.科研處審核;e.科研處公示;f.學校報送材料至主管部門（學校課題則直接發文公布）。

（2）經費管理。項目中期管理主要有中期檢查、經費管理等。經費管理往往牽涉到學校財務工作進展。工作流程：a.科研經費到款立賬;b.教師申報用款計劃;c.財務處、科研處等部門不定期公布項目經費使用情況;d.教師網上解釋

經費未使用原因，加大經費執行力度;e.完成經費使用;f.對屢次催促無進展、未完成執行的，不允許結題、收回經費等。

（3）項目結題。工作流程： a.科研處定期梳理學校項目進展，發布結題通知;b.教師網上提交結題材料;c.教師所在部門審核推薦;d.科研處審核;e.學校報送材料至主管部門（學校課題則直接發文公布）。

（4）橫向課題。工作流程：a.校企雙方簽約;b.經費到賬，立戶;c.項目執行，經費使用;d.項目完成，驗收。

2. 成果管理

成果管理是上級部門了解學校、學校進行科研數據統計、總結科研成效的重要手段。

（1）成果獎申報。國家歷來重視成果獎申報，在國家、各省、地級市等不同層級分別設立了成果獎。成果獎申報參照項目申報進行，學校抓好落實成果獎項獎勵工作。

（2）成果統計。a.每年11月，科研處發布成果統計通知;b.教師網上提交論文、書籍、專利、軟件著作權、項目立項、結項、成果獎獲得等相關的材料;c.教師所在部門審核推薦;d.科研處審核;e.學校報送數據至主管部門，公示擬進行獎勵的各項成果信息;f.落實成果獎勵。

3. 文件管理

文件管理是教師了解科研動態、科研制度、項目文本的重要環節。科研處及時發布最新科研動態，傳達上級科研制度，制訂本校科研管理文件，發布優秀項目申報文本，主動服務教師。

4. 人員管理

從管理需要出發，做好教師管理、評審專家管理、查詢人員管理等。

（1）教師管理。做好教師分角色管理。對接人事管理系統，讀取教師最新信息，以及時了解教師職稱、學歷學位、所在部門等變化信息。做好學校、學院（系）二級科研管理分層，分別設置系統管理員、類別管理員（縱向管理、橫向管理、成果管理等）、院系管理員。普通教師通過系統申報，院系管理員代表各教學單位審核，而系統管理員或者類別管理員代表學校進行審核。

（2）專家管理。根據學校學科布局，不定期更新整理校內、校外專家庫，為及時做好各項項目的評審工作做好準備。類別管理員根據需要將申報的項目材料分配給相關專家，專家通過系統進行審核、投票。

（3）查詢人員。系統本身應是為人服務的。為充分發揮科研大數據需要，鼓勵校領導、各部門、教師查詢科研數據。系統管理員根據不同人員角色，建立賬號，賦予不同層級的查詢功能。

5. 綜合查詢

通過本模塊，校領導、各部門各單位能及時查詢教師人員信息、年度成果數據、科研成效等，方便不同層面管理人員開展決策，利于教師及時掌握個人科研開展情況。

（二）科研管理系統功能架構

本系統運用工作流技術，以科研業務管理為核心，將圖形化描述的工作流程相應映射在科研管理系統模塊架構與設計過程中并建模，方便對流程關鍵要素指標（時間、質量、數量等）及其他指標的采集，為業務流程的管理、監督、考核和持續優化提供依據。科研管理系統架構如圖1，包含5大工作流程模塊。

（三）科研管理系統設計

1. 采用B/S結構

本系統從教師需求出發，理應采用教師最易接受的操作界面。相比專門安裝程序進行操作，無需安裝專門程序、通過瀏覽器閱讀和瀏覽系統網頁更受歡迎。實際上B/S（Browser/Server）結構本身就是隨著網絡技術發展，對C/S（Client/Server）架構的一種改進。B/S結構對用戶端配置要求較低，更容易實現計算機、手機等不同終端的跨平臺操作。

2. 系統層級架構（圖2）

本系統以oracle數據庫為中心，以HTTP為傳輸協議，運用asp.net作為開發語言，采用B/S結構，根據工作流化的系統功能模塊，設計簡單易操作的訪問界面。在數據庫服務器上安裝Linux操作系統，應用服務器則安裝Windows Server 2003操作系統，形成三層體系。

（1）訪問端。不同角色的操作人員客均可通過瀏覽器訪問應用服務器，對與其相連的后臺數據庫進行相應操作。充分考慮移動互聯的方便、快捷特性，設計便于操作的應用界面，自適應于不同分辨率、不同品牌型號手機、平板電腦，根據屏幕情況完美顯示。在自適應設計時，網頁body寬度一般設置為90%。考慮到不同年齡層人員的使用需要，網頁可手動縮放，根據縮放比例自適應排版。

（2）應用服務器。在架構應用服務器時，要利用多線程技術與分布式技術，注意服務器負載均衡。系統根據實時訪問量情況及校內校外不用使用需求，分配不用應用服務器，解決單一服務器負荷過重的問題，增強并發承受能力。

（3）數據庫服務器。數據庫服務器與客戶應用端分離，能充分保障系統數據的安全性。在數據庫服務器上設置好自動備份數據，保證每天至少備份一次，同時根據需要，可實時備份數據。

3. 數據庫設計

科研管理系統在數據庫設計時，考慮科研工作流程，以冗余較小、結構合理、準確有效、快速響應、便于使用為目標，各表主鍵明確，既相互獨立，又內在關聯。每個功能模塊設計一個主表，對應一項職責，根據需要設計若干輔表，便于操作使用。表格在設計字段時，遵循一字段含且只含一個含義的原則，充分考慮業務的不可測性，每一字段的字段長度適當加大3-10個字符，以能展現其可能代表的內涵。每一表格設計唯一主鍵，原則上是一串利用邏輯編輯的數字序列，不代表系統業務內涵。

（四）系統保留接口

科研管理系統在設計時充分考慮數字化校園建設需要，對接教務管理系統、人事管理系統、財務管理系統，保留友好數據接口。

1. 主動使用共有信息

在數據采集使用時，優先、直接采用數字化校園統一門戶賬號信息，避免一個教師多個賬號、難以記憶的麻煩。

2. 主動對接其他系統

科研項目的主體是教師，牽涉到人事系統、教務系統，科研項目的進展，涉及到財務系統、資產系統。科研管理系統的設計，應加強與其他職能部門負責的業務系統對接，形成良好互動。要迎難而上，克服多部門多開發商造成的數據對接的困難。

四、科研大數據應用

科研管理系統的設計應用，不只是為了解決科研人員的工作困難，提升科研管理工作效率，更重要的是提升科研管理質量，主動作為，充分利用系統形成的科研大數據，做好數據挖掘，為學校、各部門決策提供參考數據，為學科建設、專業建設、學位點建設提供重要依據。

（一）定期發布數據

科研大數據是高校事業發展的直觀反映。通過科研管理系統，采集科研數據，完成上級布置的各項科研數據報表，每學期至少向全校發布一次科研大數據，反映各教學單位科研年度任務完成進展情況。

（二）服務決策部門

科研大數據是學校科研發展的“晴雨表”、“溫度計”，實時反映學校目前具體科研領域的發展情況。如某一時期國家藝術基金獲批數量較多、橫向項目簽訂頻繁，說明在相應學科拿下了高水平項目，做好了社會服務，呈現了良好的發展勢頭。科研大數據為校領導掌握學校科研發展、制訂發展戰略提供了參考，為科研管理部門制訂科研政策、為人事管理部門制訂職稱評聘標準提供依據，為各教學單位與兄弟院系橫向比較提供準繩。

（三）服務普通教師

科研管理系統的設計源于解決普通教師繁忙的日常科研事務，更應服務于普通教師的發展需要。教師在自動填報個人相關科研數據后，填報職稱晉升、教學業績考核、碩士生導師等相關的個人事業發展表格時可持續利用。除此外，通過課題申報的研究方向的關鍵詞分析，教師更能實時掌握某一研究方向最新的研究動態與可申報空間，能提升教師申報課題的成功率。

（四）考核教學單位

科研大數據是科研管理部門考核各教學單位科研工作完成情況的主要依據。各單位在掌握本單位科研數據情況后，可有重點部署相關工作，力爭完成科研考核，從而促進全校科研發展。

五、結束語

學校科研管理系統基于工作流程進行建設，易于操作，能促進學校信息化進程，推動學校數字化校園統一門戶建設，極大方便學校不同層面使用人員，是學校落實“最多跑一次”服務的重要舉措，明顯提升了科研管理效率與水平，為學校決策提供了依據，必將促進學校科研工作乃至各方面工作創新、跨越式發展。

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