煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)途徑探究

劉本珠

摘 要：煤炭企業(yè)是老牌企業(yè)，應(yīng)對(duì)信息時(shí)代的需求，開展檔案數(shù)字化建設(shè)成為必然舉措。本文從政策支持、技術(shù)輔助、標(biāo)準(zhǔn)參照及研究支撐四個(gè)角度分析了煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化的可行性，指出當(dāng)前煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的四大困境即重視程度、設(shè)施設(shè)備、信息安全及人員素質(zhì)，據(jù)此提出解決困境的具體措施：提升重視程度、完善設(shè)施設(shè)備，強(qiáng)化安全性能及提升人員素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：煤炭企業(yè);檔案;煤炭檔案;數(shù)字化

全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要明確提出到2020年，初步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。煤炭工業(yè)企業(yè)檔案類別豐富，是企業(yè)寶貴的財(cái)富，煤炭企業(yè)辦公自動(dòng)化逐步普及，電子文件的數(shù)量與日俱增，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足信息化工作的需求，檔案的數(shù)字化建設(shè)十分必要。煤炭企業(yè)如何緊隨檔案工作的需求，立足本企業(yè)實(shí)際，探究檔案數(shù)字化建設(shè)的有效路徑，助力檔案管理工作長足發(fā)展值得探究。

一、煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的可行性分析

1.政策支持。當(dāng)前，檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的重要舉措，2016年，國家檔案局印發(fā)《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，其發(fā)展目標(biāo)提出“檔案管理信息化。全面推進(jìn)檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化……”這為檔案的數(shù)字化建設(shè)指明了方向，提出了政策依據(jù)。此外，檔案法的修訂也將檔案信息化建設(shè)納入考慮范圍，等到其正式公布，檔案數(shù)字化建設(shè)即有了法律依據(jù)。

2.技術(shù)輔助。檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，包括傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化、電子文件的管理、檔案信息系統(tǒng)管理及數(shù)據(jù)輸入輸出等各項(xiàng)工作，需要強(qiáng)有力的技術(shù)輔助。當(dāng)前，數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)分析等大數(shù)據(jù)技術(shù)為檔案的數(shù)字化建設(shè)提供了便利，此外，行業(yè)領(lǐng)域的各類檔案數(shù)字化設(shè)備也為煤炭檔案數(shù)字化建設(shè)提供了有力的輔助，譬如，2018年在第四屆煤炭行業(yè)檔案館館長論壇上，成者科技公司的CZUR掃描儀產(chǎn)品得到了與會(huì)人員的一直贊賞，該公司為煤炭企業(yè)檔案數(shù)字建設(shè)定制的CZUR M3100和M3300煤炭工業(yè)版專用掃描儀，能夠快速完成煤炭企業(yè)科技、財(cái)務(wù)等各類檔案的掃描。

3.標(biāo)準(zhǔn)參照。檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案行業(yè)的整體規(guī)劃，需要一定的參照標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)前，國家已經(jīng)出臺(tái)一系列檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，如《文獻(xiàn)檔案資料數(shù)字化工作導(dǎo)則 GB/T 20530-2006》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范DAT31—2017》《電子公文歸檔管理暫行辦法》《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》《電子檔案管理系統(tǒng)基本能功能規(guī)定》《紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件光學(xué)字符識(shí)別（OCR）工作規(guī)范DA/T77—2019》等等。上述國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范化文件從不同的角度對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)做出了明確的規(guī)定，煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)遵循上述文件，確保檔案數(shù)字化建設(shè)的合理性和規(guī)范化。

4.研究支撐。目前，部分煤炭企業(yè)實(shí)務(wù)工作者結(jié)合工作實(shí)際對(duì)煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行了經(jīng)驗(yàn)分享，部分學(xué)者也已經(jīng)關(guān)注該主題的研究，取得了一定的成果，并為煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)提供一定借鑒。譬如，鄭鳳梅介紹了福建煤電股份公司檔案數(shù)字化建設(shè)的路徑，包括強(qiáng)化電子檔案建設(shè)、完善檔案機(jī)制建設(shè)、注重檔案信息安全、提升檔案人員素質(zhì)等。又如，陳愛瑾立足大同煤礦有限責(zé)任公司檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)際，提出要運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)保護(hù)檔案原始材料、建立檔案信息傳輸平臺(tái)、強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)管理及檔案信息網(wǎng)站集群建設(shè)。總之，無論是實(shí)務(wù)工作者的經(jīng)驗(yàn)介紹還是學(xué)者的理論研究，都是基于煤炭企業(yè)檔案工作的實(shí)際而進(jìn)行的系統(tǒng)探究，煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化具有共性，已有的相關(guān)研究成果能夠有效推動(dòng)此項(xiàng)工作的有序發(fā)展。

二、煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的困境

1.重視程度有待進(jìn)一步提高。煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)不僅需要管理部門的重視也需要檔案從業(yè)者的積極配合，但從當(dāng)前煤炭企業(yè)特別是中小型煤炭企業(yè)來看，對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的重視程度不夠。從管理部門的角度來看，檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長期的工程，前期的數(shù)字化基礎(chǔ)建設(shè)和后期的系統(tǒng)維護(hù)均需要投入足夠的財(cái)力、物力和人力支持，對(duì)于注重追求經(jīng)濟(jì)效益的企業(yè)而言，數(shù)字化建設(shè)投入多、見效慢，這就導(dǎo)致企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案數(shù)字化建設(shè)信心不足。此外，企業(yè)重生產(chǎn)輕后勤的慣性思維在很大程度上阻礙了檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。從檔案從業(yè)者角度來看，煤炭企業(yè)是老牌企業(yè)，其檔案從業(yè)者年齡偏大，引進(jìn)的青年從業(yè)者由于缺乏經(jīng)驗(yàn)暫不能獨(dú)當(dāng)一面，從業(yè)者更傾向于沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，面對(duì)新興的數(shù)字化管理興趣不高。

2.設(shè)施設(shè)備有待進(jìn)一步完善。檔案數(shù)字化建設(shè)需要完善的設(shè)施設(shè)備來支撐，包括常用的現(xiàn)代化辦公設(shè)備，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等等，還包括智能化檔案庫房，包括智能密集架、溫濕度控制系統(tǒng)、除塵設(shè)備、防磁柜、消毒柜等等，此外，還需購買檔案管理系統(tǒng)、符合煤炭檔案數(shù)字化需要的高性能掃描儀等。總之，檔案數(shù)字所需設(shè)備多，對(duì)檔案從業(yè)人員的要求高。一般情況下，大型煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化采取業(yè)務(wù)外包的形式，因?yàn)椴糠质軗p檔案、檔案掃描成像后需要專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行處理。

3.信息安全有待進(jìn)一步強(qiáng)化。首先，大部門煤炭企業(yè)特別是大型企業(yè)因檔案資源多，數(shù)字化建設(shè)采取業(yè)務(wù)外包的形式，這就存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)，如何保障涉密檔案在數(shù)字化過程中的安全值得探究。其次，如何正確處理公開與保密的關(guān)系。檔案數(shù)字化是為了更好地利用，隨著數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)，檔案利用的頻率隨著提升，為了確保檔案用戶的知情權(quán)會(huì)將部分檔案公開，如何界定公開與不公開的范圍，需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)深思。再次，檔案數(shù)字化還包括檔案網(wǎng)站建設(shè)、檔案系統(tǒng)開發(fā)，檔案利用將以線上為主，黑客攻擊、系統(tǒng)奔潰、網(wǎng)絡(luò)癱瘓等問題均會(huì)對(duì)檔案信息的安全造成極大的威脅，正確防范十分重要。

4.人員素質(zhì)有待進(jìn)一步提升。由于重視程度不夠，部分中小型煤炭企業(yè)的檔案管理工作主要由行政人員兼職管理，并未設(shè)置專職人員從事檔案工作，兼職檔案者并非檔案專業(yè)，對(duì)于檔案業(yè)務(wù)知識(shí)掌握不足，專業(yè)理論知識(shí)難以滿足檔案專業(yè)工作的需求。檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)檔案從業(yè)者提出了更高的要求，不僅需要熟練掌握常用的辦公軟件，還需要能夠操作檔案管理系統(tǒng)，準(zhǔn)確錄入數(shù)據(jù)信息、準(zhǔn)確定位用戶所需檔案。此外，還需要具備一定的大數(shù)據(jù)技術(shù)，如數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘，研究用戶的信息習(xí)慣，主動(dòng)為用戶提供定制個(gè)性服務(wù)。

三、煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展路徑

1.轉(zhuǎn)變觀念，提高重視程度。開展檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)于提高企業(yè)工作效率、減少勞動(dòng)成本、提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益具有重要作用，但當(dāng)前煤炭企業(yè)對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的重視程度不夠，需要轉(zhuǎn)變觀念，意識(shí)到檔案數(shù)字建設(shè)的價(jià)值，從而推動(dòng)進(jìn)程。從管理者層面而言，應(yīng)將檔案數(shù)字化工作納入企業(yè)整體規(guī)劃，將檔案數(shù)字化建設(shè)經(jīng)費(fèi)納入年度預(yù)算，為數(shù)字建設(shè)提供資金支持。從檔案從業(yè)者而言，要更新工作觀念，重新定位檔案工作在信息時(shí)代面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，明確自身存在的不足，積極學(xué)習(xí)新的專業(yè)知識(shí)、提升信息技術(shù)以應(yīng)對(duì)數(shù)字化建設(shè)的需求。

2.加大投入，完善設(shè)施設(shè)備。完善的基礎(chǔ)設(shè)施是開展檔案數(shù)字化建設(shè)的物質(zhì)保障，在設(shè)施的選擇、購買上要具有前瞻性，要充分考慮單位檔案工作的實(shí)際，根據(jù)檔案的種類、數(shù)量等合理選擇性能良好的硬件設(shè)施。同時(shí)，要注重軟件的更新升級(jí)，由于信息技術(shù)發(fā)展迅速，終端設(shè)備更新速度快，如果檔案管理軟件不能即時(shí)更新升級(jí)會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)無法讀取，因此更新升級(jí)十分重要。此外，煤炭企業(yè)檔案具有其獨(dú)特性，在檔案信息開發(fā)和購買階段，煤炭企業(yè)應(yīng)與軟件開發(fā)企業(yè)加強(qiáng)溝通交流，針對(duì)煤炭企業(yè)的個(gè)性需求開發(fā)高度契合煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化管理的系統(tǒng)。而煤炭企業(yè)檔案網(wǎng)站建設(shè)則應(yīng)由專人設(shè)計(jì)維護(hù)。

3.規(guī)范管理，強(qiáng)化安全性能。信息安全是檔案數(shù)字化建設(shè)需要考慮的重要問題，加強(qiáng)安全性能既包括檔案實(shí)體的安全，紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中要確保原始檔案的完整性與安全性，做到不損頁、不缺頁。檔案數(shù)字化還應(yīng)確保檔案信息的安全，特別是涉及煤炭企業(yè)機(jī)密的檔案，因此，檔案從業(yè)者應(yīng)具備高度的保密意識(shí)，采取檔案業(yè)務(wù)外包的企業(yè)應(yīng)與外包企業(yè)簽訂保密協(xié)議以確保信息的安全。而對(duì)于檔案數(shù)字化后期的安全保障，一方面要運(yùn)用計(jì)算機(jī)加密技術(shù)、定期殺毒等措施防范黑客或病毒的侵?jǐn)_，另一方面，注重管理軟件的更新升級(jí)，做好數(shù)據(jù)遷移工作，以避免因數(shù)據(jù)兼容問題造成的數(shù)據(jù)無法讀取等問題。

4.重視培養(yǎng)，提升人員素質(zhì)。煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)，人才是關(guān)鍵，應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的需求，培養(yǎng)復(fù)合型人才十分必要，煤炭企業(yè)要充分認(rèn)識(shí)到人才對(duì)于數(shù)字化建設(shè)的重要性，多途徑培養(yǎng)，提升人員素質(zhì)。首先，注重專業(yè)知識(shí)的培養(yǎng)，如檔案管理的基本流程、檔案的保管期限、檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)、電子檔案的歸檔管理等等。其次，注重計(jì)算機(jī)技術(shù)的提升。實(shí)施檔案數(shù)字化管理，基礎(chǔ)的信息技術(shù)必不可少，通過相關(guān)培訓(xùn)提升從業(yè)者的信息技能以更好地管理系統(tǒng)。最后，煤炭企業(yè)可以通過引進(jìn)專業(yè)人才來充實(shí)檔案隊(duì)伍以更好地應(yīng)對(duì)信息時(shí)代檔案數(shù)字化管理的需求。

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[4]陳愛瑾.煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用措施[J].中國煤炭工業(yè)，2017

（作者單位：山西汾西礦業(yè)（集團(tuán)）有限責(zé)任公司）