關于檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

趙林華

摘 要：隨著信息技術的發展，檔案信息化建設是一種必然現象，為了更好的發展檔案信息化建設，需要了解并解決所存在的問題，提升檔案管理的能力，保證檔案信息化建設的不斷完善，本文指出了現階段檔案管理中存在的一些實際問題，提出一些相關建議和思考。

關鍵詞：檔案建設;管理;思考

隨著信息化管理的普及，現代檔案管理工作為適應社會發展而進行信息化，從長遠方面來看，這也是世界發展的一種趨勢。因此，為了與世界接軌，與時俱進，我國不斷進行檔案信息化建設，還引入許多管理技術，學習先進的理念，使其更具專業化。因此，無論是檔案管理還是建設，我們有了突飛猛進的進步，但還是存在明顯不足。

一、解析檔案信息化建設

1.信息化起源

戰場商場，情勢瞬息萬變，因此信息就顯得尤為重要。檔案是什么，檔案是資料，建立檔案就可以對任何東西的資料進行整合，它可以對軍事、經濟、社會等領域信息的整合，可以實現共享和交流。

2.信息化特點

在信息化建設的初期，僅僅只是實現了紙質向電子化的轉化，實現了方便儲存。在發展階段，為了方便查閱，開發了一些檢索工具等，從此檔案信息化管理越來越在業內得到肯定，并開始進行全面普及。隨著數字檔案管理的來臨，一些大數據的建立，還有管理網站的成立，這意味著數據管理越來越趨于專業化、成熟化，未來的發展趨勢也漸漸展露。

二、檔案信息化建設的必要性及內容

1.發展必要性

社會發展信息進步，已經融入到大眾的日常生活及各個領域中，從當初接觸信息化到現在，信息化的發展也不過短短幾年，因為其特殊的方便性讓我們完全接受并且發展信息化，還需要思索一系列完整的措施。為了推行信息化的建設，一定要了解當前的形勢，有效地將信息化與當前形勢結合發展。科學利用現代信息技術管理資源檔案，這不僅能提升檔案管理的效用，也能更好地進行檔案管理工作。

2.發展的措施

檔案管理建設文明社會的一個必然途徑，因此相關人員的專業方面，就顯得尤為重要。他們不光要具有相關的專業知識，還要有服務大眾的服務意識，管理人員不同于其他服務人員，他們是具有專業知識的技術人員，但是他們也需要做服務大眾的工作。檔案信息化建設在社會上的推行還有改革，需滿足發展的需要，要加強人員的素質還有專業知識。建設方面還要有硬件設施的保障，一定保障硬件設施的質量，不定期的進行檢測和更換與維護。檔案管理的硬件組成包括計算機儲存數據庫，還有局域網等。管理水平是檔案信息化建設的一個重要因素，現階段最常用的管理模式是電子化檔案管理，其已經得到時間與實踐的檢測。但隨著時代的不斷進步，對檔案管理水平有了新的要求，需要與時俱進，不斷的創新以適應不同領域的發展，促進社會的進步。

三、目前檔案信息化存在的問題

1.人員存在問題

檔案的檢索已經五花八門，各式各樣，但還是有許多單位采用傳統的信息檢索手段。傳統的方法會花費大量時間，而且對于一些經驗豐富的管理人員也是需要花一定的時間。很多地方在原有的檢索方式上進行不斷的改進，創造出新的檢索工具，但卻都是如出一轍，沒有能夠提高效率，雖然檔案信息化的發展進步飛速，但是在人員方面更替還未有長進。現在在職的檔案管理人員大多數都是以前傳統的檔案管理人員，他們還是按照自己傳統的方式進行管理，缺乏先進的實踐知識，還有并未掌握先進的管理方法，也意識不到信息化的重要性。上級對人員的培養方面可以說是微乎其微，部分的管理人員缺乏對本工作的熱情，不思進取也不主動學習先進的方法，在服務態度方面也不盡完美。雖然互聯網的發展已經讓不少單位引用信息化管理模式，但在調查過程中，發現實際的效果并不是太好，最主要是單位的一些人員對其重視程度達不到要求。不能充分認識到檔案管理的方便性及其戰略意義，沒有對很多信息進行處理，然后導致信息的泄露，最終造成損失。現在很多地方的管理人員都是一些不能接受新鮮事物的人，思想較為陳舊，不僅接受不了新的事物，而且對新的管理模式有排斥心理，對信息化管理的建設不能起到積極作用。在這種環境下，許多檔案管理沒有長久的規劃，也沒有信息資源的整合，當然也不具備一些科學的方法。對許多信息化建設還停留在基本的信息錄入，更未實現資源整合及數據共享，這一切都使信息化建設發展緩慢。

2.技術問題

雖然推廣信息化建設已經成為一種趨勢，但是人員存在問題，技術方面更是存在許多問題，因為技術的問題而導致檔案信息遺漏現象發生的概率大大增加。給相關工作帶來許多難度，既浪費了整理的時間，而且也不利于數據的保存，嚴重影響管理工作的進行。當代商業機密，也越來越被重視，許多企業會為維護他們的商業機密而花大價錢，在以前一些紙質資料的遺失并不能造成很大的問題，但現在一旦技術上導致資料泄露，那將是毀滅性的。由此可見技術方面是支持信息化建設的基礎。

四、檔案信息化的建議

1.加強數據的完整性和準確性

檔案信息化工作的開始，需要相關人員去進行數據的收集還有整理。數據的收集及整理僅僅只是第一步，后續更需要相關人員進行深入的挖掘和研究，合理的分類及整理數據，更是要確定數據的準確性及完整性。為下一步建立相關查閱打下基礎，每一個環節都需要進行反復處理，更是需要進行查驗和審核。

2.建立相關制度

對于檔案管理人員工作散漫的問題，必須制定完善的相關規定制度，要求管理人員嚴格遵守每一條制度，不得違背原則問題，才能推動檔案管理工作的發展。管理部門必須加強與其他部門的交流力度，不斷獲取信息，同時保證信息的實時更替。在人員選用制度方面，一定要保證人員的專業性，這樣培養人員時，可以有效對他們的管理意識進行提升，而且也可以為以后的管理工作進行基礎建設。相關工作人員也要對資料的重要性進行認識，這樣才能做好資料的歸檔準備，認識重要資料的機密性，并做好相關措施，推動檔案信息化管理建設的進程。

3.技術更新及資金保證

各行各業的不斷發展，信息更替，不斷流通，各種新名詞、新信息的出現，需要不斷完善檔案管理的數據庫，因此需要保證檔案管理的穩定發展，需要不斷學習相關技術，還有對檔案管理的安全方面也要進行完善。例如，設置相關訪問權限，禁止數據的泄露，要加大相關資金的預算和投資，在信息時代信息就是金錢，加大資金的投入也就相當于投資，實時加強檔案管理技術，并實時補充檔案完整及準確性。

4.從業人員的把控

人員的專業性也決定了行業的發展。隨著檔案管理信息化的不斷完善，對其從業人員要求也越來越高。聘用相關人員時，需選擇優秀的綜合型人才，從業者必須學習檔案相關專業，在一些業外人士看來，檔案管理工作是一個人人都能去進行的工作，而事實卻是檔案管理工作內容是有許多專業化要求的。首先，在計算機能力方面增加更多要求，需熟練運用網絡進行編程，還要會網絡安全的維護和相關保護。其次，是需要對檔案的儲存、修改、統計操作。在人員選擇方面需要合理的、能夠激發人員工作的熱情，為崗位招募合適的人才，在保證基本工作的前提下，能為行業做出貢獻。提高學習能力的要求，時代在進步，行業也在發展，只有不斷獲取最前沿的信息，不斷的學習，才不會被這個時代所拋棄。需要相關從業人員學習充實自己，跟上時代的步伐滿足行業人才的要求，要有創新進步精神，行業的進步需要人才的推進，在工作方面不要重復舊的方式，想方設法創新，創造出新的模式來達到相關目的。例如，檔案管理網站的美觀性及簡潔性，如何讓服務變得更加完美，這些都是需要相關從業人員進行創新的。

五、總結

時代的變遷，信息的更替，對于現在社會來說已經習以為常，沒有一個行業是一成不變的，因此檔案管理信息化建設是非常之重要，信息交流推動社會進步。各單位需要將目前建設中存在的實際問題，進行思考和改進，轉化觀念進行相關工作的運行。現代的信息化檔案管理的重要性不同于以往，運用得當不僅可以節省大量的人力、物力，還可以節省大筆的資金。許多相關企業已經非常重視檔案管理的建設，這不僅是一種趨勢而已經是一種發展的必要性，隨著信息化時代的來臨，檔案信息化管理已經是不可阻擋的發展進程，未來的管理會更高效、更安全。

參考文獻：

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[2]吳雅鳴.新時期檔案信息化建設與檔案管理思考[J].內江科技，2019

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（作者單位：河南財經政法大學）