信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

摘 要：在我國現代科學信息技術的飛速發展背景條件下，所有行業都展現出了突飛猛進的發展趨勢，信息技術在人們日常生活和工作中的使用給人們帶來了極大的便利條件，促進了我國現代信息水平的革新和發展。在全新的信息時代，豐富的信息技術手段給機關事業單位檔案管理工作提供了廣闊的平臺，給相關檔案管理人員工作方式的革新提供了豐富的創新空間，事業單位檔案管理工作迎來了全新的曙光。目前，我國事業單位的檔案管理工作整體來說還存在著一定的問題，我們針對這些問題進行一定的分析，提出了一些信息時代能夠有效地解決這些問題的具體對策，為檔案管理工作的順利開展提供一定的理論基礎。

關鍵詞：信息時代;檔案管理;現代科學技術

隨著我國現代信息技術的不斷發展，機關事業單位的檔案管理工作已經取得了一定的成效。在這個過程中，檔案管理面臨的問題具備了雙面性：當我們對檔案管理模式進行一定程度的改革和創新后，能夠促進現代信息技術在檔案管理工作中的有效應用，提高機關事業單位檔案管理工作的工作效率和工作質量;當我們放任檔案管理模式自由發展時，檔案管理工作就會由于具有一定的落后性和不科學性跟不上現代科學信息技術潮流發展的腳步，難以滿足人們的實際需求，不利于信息時代檔案管理工作的順利開展。因此，本文基于信息時代對機關事業單位的檔案管理工作面臨的問題和對策展開的研究具有一定的現實意義。以下主要圍繞著當前信息時代事業單位檔案管理工作面臨的主要問題展開簡單的分析與探討。

1 信息時代檔案管理工作面臨的主要問題

目前，在我國事業單位檔案管理工作中體現出來一定的問題，在信息時代具體表現為以下幾個方面的內容，主要包括：事業單位檔案管理人員的綜合素質水平不高、檔案信息安全性不高、檔案管理的軟件信息化程度不高、檔案管理網站建設水平不高這四個方面。

1）檔案管理人員綜合素質水平不高。在我國信息時代的檔案管理工作中，事業單位的檔案管理工作人員的綜合素質水平不高，直接導致了信息技術在事業單位檔案管理工作中的應用體現出來的價值不高，傳統的檔案管理方向已經發生了一定的程度的改變，體現出了一定程度的信息化水平。而當前我國的事業單位信息管理工作者整體來說還缺乏這方面的專業能力，對信息管理系統的操作還不是很熟悉，不利于檔案信息管理的現代化建設發展，這是檔案管理中存在的一個重要問題。

2）檔案信息安全性不高。對于傳統的事業單位檔案管理信息的安全性保障主要是在于，傳統的檔案信息獲取具有一定的難度。而信息時代，檔案信息的管理完全是基于電子信息平臺來進行的，涉及互聯網的電子信息系統在一定程度上很可能受到網絡黑客和網絡病毒的攻擊和影響，給事業單位檔案信息的安全性帶來巨大的影響。

3）檔案管理軟件信息化程度不高。就針對我國目前的電子檔案信息管理軟件來說，檔案管理軟件的信息化程度還不是很高，相關信息管理功能也不是很完善，由于整個檔案管理行業存在各種各樣的信息管理系統，導致管理工作更是產生了一定的難度，給相關人員調取信息檔案的工作造成了不便，對我國事業單位檔案信息管理工作的開展造成了阻礙。

4）檔案管理網站建設水平不高。在我國現代檔案信息管理工作中，還體現出一個檔案管理網站建設水平不高的問題。可能是由于檔案管理網站的建設時間還不長，也沒有形成固定的標準和統一的形式，導致了檔案管理網站的多樣性，對后期的檔案管理工作形成了一定的難度，不利于整個檔案管理行業工作的順利開展。

2 信息時代解決檔案管理問題的具體對策

針對上文中目前我國事業單位的檔案管理工作中存在的主要問題，我們進行了一定程度的分析，提出了以下幾個方面的具體對策。

1）注重檔案管理人才的培養。針對檔案管理工作存在的主要問題，我們首先應當重視相關人才的培養。在這個方面，應當謹慎對待，重視事業單位的檔案管理工作人員的專業性程度，為我國事業單位檔案管理工作的順利開展奠定一定的人才基礎，絕對不能一味地輸出相關人才，而不注重人才培養的質量。具體來說，在進行相關人才的培養和儲備時，應當對工作人員的心態進行重視，讓相關人員在心理上接受檔案管理工作的信息化建設要求;同時還需要加強相關管理人員的專業技能素質提升，讓檔案管理工作人員在工作中充分應用現代信息技術，讓他們持續獲得新的知識和技能，豐富相關人員的知識儲備。另外，還需要通過采取一定的具體措施來提高工作人員的積極性，為現代檔案管理工作的信息化水平的有效提升打下一定的基礎。

2）提高檔案管理的安全保障。針對互聯網時代事業單位檔案管理工作存在的安全隱患，應當為檔案管理工作提供一定的安全保障。注重加強檔案信息系統的安全性建設，給檔案管理工作提供一個安全的管理平臺。同時，相關部門應當制定相應的政策，通過法律制度來保證事業單位檔案管理工作的安全性。另外，還應當注重事業單位檔案信息管理系統的數據庫穩定性的維護，保證儲存信息的安全性，以防止數據庫的信息被不法分子盜取。

3）檔案管理信息化建設。目前，我國檔案管理工作的重點任務就是實現檔案管理的信息化建設，也就是實現檔案管理部門的統一化管理。在這一點上，我國相關部門應當充分重視檔案信息價值的利用，在檔案的自動化管理中充分利用現代的先進信息技術管理手段和方式，促進檔案信息的管理工作的有效和順利進行。除此之外，還應當將互聯網作為基礎，以實現相關檔案信息的共享。

4）搭建信息技術應用水平較高的檔案管理平臺。在進行檔案管理信息化建設的同時，應搭建現代化信息技術應用水平相對較高的檔案信息管理平臺，這是對檔案信息進行管理的基礎。由于數據庫之間存在的密切關系和重大關聯，將各種數據信息進行有效的分類和管理能夠促進檔案信息管理的進程。這就需要相關人員搭建一個合理的信息管理平臺，保證檔案信息能夠在這個平臺上得到有效地錄入和存儲，最終展現給相關人員，從而提高事業單位檔案信息管理工作的效率。

5）更新相關人員的檔案管理思想。為了更加高效地促進我國事業單位檔案信息管理工作的順利開展，應當加強事業單位人員的檔案管理思想建設。幫助檔案管理工作人員明確檔案管理工作在企業中的重要意義，對于企業的長期穩定發展具有的重要價值，要求相關人員對檔案管理工作的各種特點進行具體、完整的把握，樹立現代化的檔案管理意識和先進的檔案管理觀念，有效地創新管理方式，讓現代信息技術手段在事業單位檔案管理中得到充分的展現，加速我國檔案管理工作的現代化進程。

6）增加檔案管理的資金投入。為了更好地促進檔案管理的發展，應當加大檔案管理方面的資金投入力度。結合實際情況，研究并設計出一個更加合理的、能夠滿足企業和人們的現實需求的檔案管理軟件和應用的基礎平臺，為相關信息的后續管理、編輯修改以及查看工作提供更多的方便，簡化檔案管理的流程，豐富相關人員的工作內容，有效地提高檔案管理工作的工作效率。

3 結語

總而言之，我國目前的事業單位檔案管理工作還存在著一定的問題，我們需要對這些問題的具體解決措施進行完整、合理的分析，從而有效地提高我國檔案信息管理的水平。

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作者簡介

李春艷（1976-），女，漢族，遼寧北票人，大學，檔案館員，研究方向：檔案管理。