計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息化管理中的應(yīng)用淺談

郝麗萍

摘要：進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，如今檔案信息化管理不斷滲透到每一個(gè)領(lǐng)域，為了能夠讓信息的獲取不受時(shí)間空間的限制，在檔案管理的領(lǐng)域普遍會(huì)使用到計(jì)算機(jī)，這一舉措有兩大好處，一方面使得檔案管理的效率被大大的提高增強(qiáng)，二是檔單信息化管理較之一般檔案管理具備卓越的優(yōu)勢(shì)。通過查閱文獻(xiàn)發(fā)現(xiàn)，對(duì)于檔案信息化的定義概括而言就是檔案信息化管理就是通過計(jì)算機(jī)程序識(shí)別讀取將實(shí)體的資源轉(zhuǎn)化成數(shù)字化數(shù)據(jù)電子信息資源，并且保證這些數(shù)字化資源后續(xù)在任何一臺(tái)智能設(shè)備都可以被讀取使用。經(jīng)過整合處理加工大量的數(shù)據(jù)資料，在后臺(tái)建立專屬的信息資料數(shù)據(jù)庫(kù)，在此基礎(chǔ)上形成信息管理系統(tǒng)，統(tǒng)一將信息資料數(shù)據(jù)加以收集、分類、整理、存儲(chǔ)，方便之后需要的時(shí)候及時(shí)進(jìn)行查閱使用。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù)，檔案信息化，管理

利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)據(jù)的傳遞與交流，就是今天我們所討論的檔案信息化的關(guān)鍵，也就是核心所在。這一過程，需要首先背靠互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，通過無線網(wǎng)絡(luò)傳輸，讓檔案信息在世界范圍內(nèi)暢通無阻的進(jìn)行輸送接收，不管身處何處身在何地都能及時(shí)查閱到你需要的信息和數(shù)據(jù)，有利于管理部門、資料的需求者們之間建立溝通的橋梁和紐帶，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值和意義，檔案信息化管理所具備的內(nèi)涵和特點(diǎn)對(duì)傳統(tǒng)的檔案系統(tǒng)和管理人員提出了新的要求，并且隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及人民需求的變化，在檔案信息化的建設(shè)過程中，也時(shí)刻面對(duì)人民的考驗(yàn)時(shí)代的變換，衍生出一些需要討論和解決的新問題。

一、檔案管理現(xiàn)狀

檔案檢索的方式目前來說有兩種，第一種是手工檢索，第二種是計(jì)算機(jī)檢索方式，但是，依照現(xiàn)今的情況來看，手工檢索這種傳統(tǒng)的方式仍然有很多地方在使用，雖然各檔案部門不停的革新選擇各種方式優(yōu)化手工檢索，開發(fā)了新的檢索工具，各種形式得以出現(xiàn)，但是仍然陷入求多不求精的誤區(qū)之中，以檔案檢索工具的數(shù)量去提高檔案檢索的質(zhì)量，實(shí)乃錯(cuò)誤。

目前來看，大多數(shù)的辦公部門工作的方式歸納來說就是移交檔案，編目立卷、存出入庫(kù)、査閱調(diào)卷。采取計(jì)算機(jī)辦公的方式在于處理文字工作，財(cái)務(wù)計(jì)算管理工作等需要數(shù)據(jù)的工作上面，管理的載體仍舊是紙，其他智能的方式，例如光盤、U盤、3D識(shí)別技術(shù)雖然在工作之中也有應(yīng)用，但是應(yīng)用的較少，建立的后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)容量與現(xiàn)如今所需要的檔案信息化數(shù)據(jù)庫(kù)容量不可同日而語。

二、檔案管理存在問題

（一）檔案管理的信息化工作重視不夠

檔案管理的信息化工作需要工作管理人員去實(shí)現(xiàn)，反觀今天管理人員的態(tài)度存在重視度不夠的現(xiàn)象，這一現(xiàn)象大大限制了檔案信息化工作的進(jìn)一步開展，不能正視檔案信息化帶來的優(yōu)勢(shì)，就不能推動(dòng)檔案信息化工作的進(jìn)程。一方面檔案資料的數(shù)據(jù)龐多，僅靠人工錄入，耗時(shí)耗力，來不及歸檔的現(xiàn)象大大存在，另一方面計(jì)算機(jī)的使用也是管理人員的一大弊端，很多檔案整理人員年歲已大，接觸計(jì)算機(jī)較晚，網(wǎng)絡(luò)辦公技術(shù)生疏，領(lǐng)導(dǎo)也不懂得計(jì)算機(jī)智能體系的運(yùn)用，采取舊式傳統(tǒng)的辦公理念方法，舉步維艱。

（二）計(jì)算機(jī)信息化流于形式，缺乏大規(guī)模應(yīng)用

管理人員對(duì)檔案管理信息化輕視，再加上一些觀念保守的工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)帶來的便利視而不見，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在安排進(jìn)行計(jì)算機(jī)信息檔案整理時(shí)并不嚴(yán)謹(jǐn)，從而使得計(jì)算機(jī)信息化流于形式，難以形成大規(guī)模的應(yīng)用模式。我們必須要正視將檔案進(jìn)行信息化的保存，傳統(tǒng)的檔案管理模式已很難適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，可以說檔案管理信息化已經(jīng)是一種大勢(shì)所趨。隨著工作人員的更新?lián)Q代，計(jì)算機(jī)信息化流于形式的情況持續(xù)不了多久。在檔案管理更新?lián)Q代中也有著互相推諉的情況，下級(jí)推到上級(jí)，上級(jí)不重視，最終讓計(jì)算機(jī)應(yīng)用流于形式，不能夠大規(guī)模的應(yīng)用。

（三）應(yīng)用手段較低，水平不足

計(jì)算機(jī)檔案管理信息化流于形式、管理人員墨守成規(guī)不接受新的事物、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息管理化的輕視，最終導(dǎo)致即便是我們?cè)诠ぷ鲗W(xué)習(xí)中應(yīng)用了檔案信息化，也無法與高效、快速、便捷這三個(gè)優(yōu)點(diǎn)掛鉤，再加上管理檔案人員一般為保守人員，對(duì)計(jì)算機(jī)信息化學(xué)習(xí)性不高，不能適應(yīng)高新科技帶來的變化，水平自然也就低下。計(jì)算機(jī)更新?lián)Q代速度之快是難以想象的，所以上述問題必然導(dǎo)致檔案管理所使用的計(jì)算機(jī)性能低下，計(jì)算機(jī)中的軟件硬件均為較低水平，是難以支撐高效的檔案管理。

三、計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息化管理中的應(yīng)用

（一）加強(qiáng)檔案信息化管理的重視程度

提高檔案管理人員的意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)于檔案信息化管理的重視程度，不僅是從業(yè)人員，領(lǐng)導(dǎo)也要改變觀念，從上而下的重視起來，做好崗前培訓(xùn)，招聘對(duì)口專業(yè)的職員，在崗期間不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，做好大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的信息化工程工作，改變消極怠工的態(tài)度，知行合一的運(yùn)用到如今的檔案信息化管理工作中去。

（二）加強(qiáng)信息化管理的實(shí)際應(yīng)用，避免流于形式

一是必須讓管理檔案的工作人員以及上級(jí)管理人員真切體會(huì)到計(jì)算機(jī)信息化的便利，以真正的高效性、便捷性打動(dòng)墨守成規(guī)的管理人員，讓他們對(duì)計(jì)算機(jī)信息化從內(nèi)心不再抵觸。傳統(tǒng)檔案存在著人工工作、效率低下、人工查詢速度慢、存儲(chǔ)占用空間大等缺點(diǎn)，我們就針對(duì)這些缺點(diǎn)下手，讓懂技術(shù)的新型信息化人才手把手幫助不理解的工作人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，從而更好地從事檔案的收集和編撰工作，提高工作學(xué)習(xí)效率。

二是開設(shè)學(xué)習(xí)培訓(xùn)講座，宣傳信息化管理的優(yōu)勢(shì)，讓保守人員明白自己墨守成規(guī)是毫無意義的，信息化管理已經(jīng)是大勢(shì)所趨，不學(xué)習(xí)就會(huì)被淘汰。信息化更是實(shí)現(xiàn)國(guó)家信息工程的重要步驟，進(jìn)行檔案信息化也是為與其他檔案管理平臺(tái)更好的進(jìn)行匯總溝通，從而讓檔案管理更加集中。

四、結(jié)語

檔案管理信息化建設(shè)，在大數(shù)據(jù)智能時(shí)代的背景下，顯得尤為重要，因此完成好這項(xiàng)工作，是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理的新要求，一靠領(lǐng)導(dǎo)以及管理人員的重視和計(jì)算機(jī)素質(zhì)水平得以實(shí)現(xiàn)，二靠先進(jìn)的系統(tǒng)技術(shù)和設(shè)備作為基礎(chǔ)，建設(shè)縱橫發(fā)展交錯(cuò)的傳輸網(wǎng)絡(luò)，三靠充足的資金，招聘對(duì)口人才，培訓(xùn)從業(yè)人員，購(gòu)入尖端設(shè)備。

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