微探高校檔案管理信息化建設的現(xiàn)狀及對策

印洪斌

【摘?要】在高校管理發(fā)展的需要當中對高校檔案實施信息化的管理方式是一項重要的內(nèi)容，高校檔案管理信息化的功能和作用是多樣化的，然而在如何更有效地建設人才隊伍、如何提升自己的思想觀念認識、以及如何合理的投入資金等方面依然存在一系列的問題，如果不及時解決這些問題將無法推動高效檔案管理信息化的建設，從而阻礙高校向更高水平發(fā)展的步伐。

【關鍵詞】高校檔案管理;信息化建設;存在問題;解決策略

檔案管理作為高校改革發(fā)展中一個重要改革方面，其重要性和地位不言而喻，如今是信息化快速發(fā)展的時代，高校如果不緊跟時代發(fā)展的潮流而不加以創(chuàng)新和改革，將無法獲得良好的發(fā)展前景。整體上來看高校的檔案管理信息化建設依然存在一些棘手的問題需要解決。所以如何為檔案管理信息化建設提出相應的解決策略是當下要解決的一個重要問題，也是本篇文章我所討論的重點內(nèi)容，希望能夠為我國教育行業(yè)貢獻一份自己的微博之力。

1 高校檔案管理信息化建設的過程中存在的問題

1.1 高校的管理人員沒有足夠重視

普通員工以及高校的領導都認為高校檔案管理信息化建設是一個可有可無的工作，并不會對高效的整體工作產(chǎn)生較為嚴重的影響，所以他們并沒有對檔案管理信息化建設投入太多的時間和精力，認為這項工作不是自己的本職工作，與自己沒有直接的關系，由此也可以體現(xiàn)出高校的領導沒有對檔案管理信息化建設形成正確的認識，也沒有意識到完成檔案信息化管理建設所產(chǎn)生的重要影響。而且受傳統(tǒng)的檔案管理理念的影響，高校的大部分工作人員的管理理念較為傳統(tǒng)和落后，沒有對信息化的檔案管理建設工作有一個充分且全面的認知，從而阻礙了高效從傳統(tǒng)的檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒臋n案管理模式。

1.2 高校沒有給予充分的資金支持

由于缺乏大量資金的投入，高校依然使用之前的硬件設施，而沒有構(gòu)建一整套先進且就能良好的基礎設施。高校沒有意識到建設檔案管理信息化的重要意義，自然而然不會為其投入大量的資金，也不會雇傭太多的員工來從事該項內(nèi)容的工作，自然而然高校檔案管理信息化建設的設備比較落后和陳舊，信息資源也極其匱乏，試問又如何能夠保障高校檔案管理信息的基礎設施的工作效率得以提升呢？如果出現(xiàn)重復建設的情況，那是由于高校在進行檔案管理信息化建設的時候存在一定的漏洞，相關工作人員也沒有及時發(fā)現(xiàn)這些問題而造成的，這樣也無法確保資源能夠集中起來。

2 高校檔案管理信息化建設的具體的解決對策

2.1 提升高校領導和工作人員的認知水平

只有引導高校領導和工作人員意識到進行檔案管理信息化建設的重要性，能夠確保建設工作等順利進行。首先國家可以邀請高校的領導以及工作人員積極參加關于檔案管理信息化建設等培訓活動，讓他們能夠?qū)υ擁椆ぷ饔幸粋€清楚和全面的認識。還要通過學校的廣播每天定時播放進行檔案管理信息化建設等流程以及建設的重要意義，而引起高校領導人對該項工作的重視。其次還要為高校的檔案管理人員灌輸一些先進的管理手段和觀念，促使他們在工作的過程中積極學習一些先進的管理技巧，創(chuàng)新多樣化的檔案管理模式，從而使檔案管理符合當代的管理要求。

2.2 為檔案管理信息化建設投入大量的資金支持

任何活動和工作的開展都需要以足夠多的資金為前提和基礎，否則將無法繼續(xù)進行下去，關鍵的就是要引入先進的管理設備，要做到以下幾點內(nèi)容：首先就是要意識到建設一支管理水平高超且責任意識較強的檔案管理隊伍，以真正提升檔案管理的水平和質(zhì)量。其次就是高效一投入大量的資金來為檔案管理引入較為先進且性能良好的設備，比如加強對于互聯(lián)網(wǎng)的建設工作，努力采取措施提升管理軟件以及定期檢查和更換電腦系統(tǒng)。最后就是要注重開發(fā)和建設學校的其他一系列檔案，從而學校建設豐富且有層次的信息檔案資源庫。

2.3 做好檔案信息的保存工作

目前我們所采用的一系列檔案管理方法都是為了確保檔案信息可以被嚴格保護起來，以建設具備標準化和規(guī)范化檔案管理系統(tǒng)。所以高校的檔案管理人員要在檔案管理的過程中靈活地應用信息技術以防止檔案信息出現(xiàn)外泄的情況。其次就是要求高校嚴格按照管理標準來有效管理檔案，盡可能的建立科學和系統(tǒng)的檔案管理模式，可以主動地與其他高校積極合作以力共享機制，從而提升檔案信息管理的水平和效率，呈現(xiàn)出良好的管理效果。

3 結(jié)束語

綜上所述，在信息化的時代背景下高校的檔案管理也應該與時俱進在信息化的管理特征，這是時代發(fā)展的趨向，也是高效實現(xiàn)有序且高效管理的一個有效方式，所以要從多個方面和多個角度分析以使高校的檔案管理建設更加信息化和標準化的，從而提升檔案管理的效率和水平。與此同時，還應當采取相應的措施來提升工作人員對于檔案管理信息化建設的重視程度，該項工作需要花費較長的時間和大量的工作人員，高校應該給予足夠的人力財力和物力方面的支持。

參考文獻：

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（作者單位：湖北省武漢市武漢生物工程學院檔案館）