大數(shù)據(jù)時(shí)代社保檔案管理電子化的思考

王潔靜

【摘要】本文圍繞社保檔案管理工作，探究了目前社保檔案管理工作的開展現(xiàn)狀，分析了大數(shù)據(jù)視域下加強(qiáng)社保檔案管理電子化的意義，并提出了相關(guān)的建議，以供參考。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù) ?社保檔案 ?電子化 ?現(xiàn)狀 ?意義 ?問(wèn)題對(duì)策

隨著時(shí)代的發(fā)展，國(guó)家社會(huì)保障體系不斷健全，越來(lái)越多的人群納入到社會(huì)保障范疇，從而更好地推動(dòng)社會(huì)和諧穩(wěn)定，使改革發(fā)展成果讓更多的群體共享。在社會(huì)保障體系不斷完善的背景下社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)規(guī)模不斷擴(kuò)大，社保檔案體系日益龐雜。加強(qiáng)社保檔案管理需要結(jié)合形勢(shì)的變化積極探索新的管理模式，才能切實(shí)提升管理成效。目前社保檔案管理還存在一些薄弱的環(huán)節(jié)，加強(qiáng)大數(shù)據(jù)時(shí)代社保檔案管理電子化路徑探析，對(duì)提升社保檔案科學(xué)化管理水平具有深遠(yuǎn)的意義。

一、社保檔案管理工作開展現(xiàn)狀分析

社保檔案是在社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)開展的過(guò)程中形成的專業(yè)性文字材料等歷史記錄，對(duì)參保人員的一生都進(jìn)行了相關(guān)參保情況記錄。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，加上國(guó)家社保體系不斷完善，新時(shí)期社保檔案管理工作也面臨新的形勢(shì)和挑戰(zhàn)。目前社保檔案管理工作主要存在的問(wèn)題有：一是相關(guān)的工作不夠重視，基礎(chǔ)體系不夠完善。在社保檔案管理方面目前重視程度不夠，將社保檔案管理納入統(tǒng)籌管理的程度、深度還不夠，相關(guān)的制度體系不夠完善，導(dǎo)致基礎(chǔ)檔案還存在很多不規(guī)范情況。二是社保檔案信息化進(jìn)程緩慢。目前社保檔案依然延續(xù)傳統(tǒng)的手工管理方式，沒(méi)有建立完善的備份機(jī)制，加上對(duì)相關(guān)的檔案沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行電子化記錄和管理，從而導(dǎo)致一些內(nèi)容出現(xiàn)缺失、損毀等，不利于檔案體系的完善。此外由于社保檔案沒(méi)有實(shí)現(xiàn)全面電子化管理，一些職工的人事檔案等方面還存在很多不規(guī)范，從學(xué)習(xí)到就業(yè)、退休沒(méi)有形成專業(yè)的電子化檔案，不利于提高辦事效率。

二、加強(qiáng)社保檔案管理電子化的意義

大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，越來(lái)越多的新技術(shù)、新方法不斷涌現(xiàn)，加強(qiáng)社保檔案電子化管理，一方面是更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然選擇。只有結(jié)合時(shí)代的要求和社保管理業(yè)務(wù)的實(shí)際加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，才能更好地提升檔案管理的規(guī)范性，進(jìn)而更好地發(fā)揮應(yīng)有的功能。另一方面也是社保體制改革的必然要求。當(dāng)前國(guó)家社保政策不斷健全，各地區(qū)也在結(jié)合實(shí)際不斷完善相應(yīng)的保障機(jī)制，社保服務(wù)范圍不斷擴(kuò)大，檔案類型也日益復(fù)雜，加強(qiáng)社保檔案電子化管理，也有助于及時(shí)掌握更多的關(guān)聯(lián)信息，并充分結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)等加強(qiáng)檔案的全面管理維護(hù)，才能更好地提升社保檔案綜合利用成效，進(jìn)而更好地發(fā)揮其應(yīng)有的功能。

三、加強(qiáng)大數(shù)據(jù)視域下社保檔案電子化管理的對(duì)策

為了切實(shí)提高社保檔案科學(xué)化管理成效，更好地發(fā)揮電子化管理的優(yōu)勢(shì)，建議從以下幾個(gè)方面進(jìn)行探索：

（1）加強(qiáng)社保檔案專業(yè)化管理，并完善制度體系。要積極借助現(xiàn)代信息平臺(tái)等對(duì)社保檔案電子化管理工作進(jìn)行宣傳，提高基層部門對(duì)社保檔案管理以及電子化管理的重視程度，并加強(qiáng)硬件和軟件體系建設(shè)，確保社保檔案電子化管理工作有序開展。同時(shí)要加強(qiáng)制度體系建設(shè)，充分研究目前國(guó)家社會(huì)保險(xiǎn)相關(guān)的政策，并圍繞社保檔案管理工作加強(qiáng)組織管理和責(zé)任分解，明確社保檔案從信息采集到整理、立卷、歸檔以及保管、使用、共享、保密、銷毀、鑒定等一體化管理機(jī)制，確保專人負(fù)責(zé)，做好備份電子檔案管理，從而確保社保檔案電子化建設(shè)有序開展，基礎(chǔ)夯實(shí)。

（2）加強(qiáng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理，提高隊(duì)伍素養(yǎng)。一方面要圍繞社保檔案電子化管理加強(qiáng)數(shù)據(jù)管理，從源頭上對(duì)社保檔案進(jìn)行檢查，確保紙質(zhì)材料完整，同時(shí)要對(duì)歷史檔案進(jìn)行影像化處理，按照電子檔案處理程序和規(guī)范等逐項(xiàng)進(jìn)行掃描管理，并按照相關(guān)的移交原則及時(shí)轉(zhuǎn)交給相關(guān)專職人員進(jìn)行檔案集中化管理。做好數(shù)據(jù)的分類標(biāo)注等工作，加強(qiáng)電子檔案存儲(chǔ)情況的數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查，對(duì)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)等及時(shí)全面排查并加以糾偏，保證數(shù)據(jù)的完善性和真實(shí)性。另一方面要加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍培訓(xùn)，提高他們對(duì)政策的研究深度，加強(qiáng)職業(yè)技能和素養(yǎng)以及信息技術(shù)的培訓(xùn)，切實(shí)提高他們的信息意識(shí)和職業(yè)修為。

（3）加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)體系建設(shè)。要對(duì)社保檔案加強(qiáng)電子化基礎(chǔ)管理，同時(shí)要完善數(shù)據(jù)庫(kù)體系。進(jìn)一步優(yōu)化社保檔案管理軟件，加強(qiáng)模塊化管理，開設(shè)更多的分類檢索、自動(dòng)化歸檔以及借閱使用登記管理體系，確保社保檔案及時(shí)進(jìn)行歸檔和動(dòng)態(tài)管理。加強(qiáng)社保檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，從而便于數(shù)據(jù)的查詢和綜合調(diào)度管理與使用。還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)電子檔案和社保經(jīng)辦系統(tǒng)相關(guān)軟件的融合，積極開發(fā)新的轉(zhuǎn)換存儲(chǔ)體系等，確保各類數(shù)據(jù)能夠及時(shí)進(jìn)行轉(zhuǎn)化和利用，加強(qiáng)部門聯(lián)動(dòng)，在做好數(shù)據(jù)備份和保密安全管理的基礎(chǔ)上加強(qiáng)數(shù)據(jù)的共享，從而更好地提高服務(wù)效能，減輕人員來(lái)回辦理手續(xù)等帶來(lái)的不便利問(wèn)題。當(dāng)然還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息保密機(jī)制建設(shè)，對(duì)違法違規(guī)行為等嚴(yán)肅查處，切實(shí)維護(hù)參保人的權(quán)益，提升社保檔案管理電子化服務(wù)成效。

總之，在社保檔案電子化管理工作開展過(guò)程中需要結(jié)合新時(shí)期政策的要求和社保檔案管理制度等安排，加強(qiáng)基礎(chǔ)管理，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)等加強(qiáng)電子化檔案的綜合維護(hù)管理，并加強(qiáng)數(shù)據(jù)的深度開發(fā)應(yīng)用和服務(wù)管理，這樣才能切實(shí)提升社保檔案電子化管理成效。

參考文獻(xiàn)：

[1]鄒濤;趙柏林.大數(shù)據(jù)時(shí)代社保檔案管理電子化的思考[J]，山東人力資源和社會(huì)保障，2017（04）.

[2]房素萍.大數(shù)據(jù)時(shí)代社保檔案管理電子化分析[J]，辦公室業(yè)務(wù)，2018（09）.

[3]鄒濤.大數(shù)據(jù)時(shí)代社保檔案管理電子化的思考[J]，中國(guó)人力資源社會(huì)保障，2017（05）.

[4]晁鳳偉;李曉芳.大數(shù)據(jù)時(shí)代社保檔案管理的優(yōu)化方式分析[J]，管理觀察，2018（05）.