淺議項目管理軟件在項目管理中的作用

宋寶玲

【摘要】本文從企業實現項目化管理入手，闡述了項目管理對提高企業競爭力的重要性，分析了項目管理軟件對提升項目管理的重要作用，通過實施項目管理軟件促進項目管理和行業接軌，繼以提高項目管理水平，為企業生產運營節約成本。

【關鍵詞】項目管理? 實施項目管理軟件? 企業競爭力

企業如何快速應對市場變化，提高企業自身的核心競爭力？途徑之一是，學習項目管理知識體系，把企業的業務分解成不同的項目，實施企業管理的項目化，規范業務流程，節約運行成本，降低企業風險，提高企業的整體效益。以制造業為例，為擴大并占有市場份額，企業必須縮短產品設計和生產周期，這就要求企業要實現項目化管理，如何提高項目管理水平業已成為項目成功的關鍵因素。

一、項目及項目管理

項目是指一次性的、面對不同任務、有限定完成時間的活動，是為取得某一終極產物而精心組織的某項過程。企業內，可以理解項目是遵照某種規范及應用某種標準，去生產某種新產品或實施某項新服務，這種工作應在限定時間、成本費用、人力資源及資財等項目參數內完成。

提到項目管理，會有很多人直接和工程建設聯系起來。實際上，項目管理已經滲透到社會的各行各業。項目管理是以項目為對象，在一定的約束條件下，以高效率地實現項目業主的目標為目的，以項目經理個人負責制為基礎和以項目為獨立實體進行經濟核算，并按照項目內在的邏輯規律進行有效的計劃、組織、領導、協調、控制的系統管理活動。項目管理的核心技術是網絡計劃技術，主要起源有CPM（關鍵路徑法）和PERT（計劃評審法）技術。這兩種方法滲透到許多領域，成為網絡計劃技術的主流。

專業性的國際項目管理組織（IPMA）及協會（PMI）的成立使項目從此作為一門學科和專業化管理職業在全球得到迅速的推廣和普及。中國項目管理研究委員會（PMRC）和中國項目管理知識體系（IPMP），推動了我國的項目管理發展，使國內的項目管理從組織上、標準上、水平上同國際項目管理的發展接軌。

二、項目管理軟件的應用及功能

（一）國內外市場應用狀況

利用項目管理軟件制作甘特圖、識別關鍵路徑法（CPM）、應用計劃評審技術（PERT）使關系模型化…，可以大大的銳減工期、發現進度問題、節省資源成本。在國外，項目管理軟件已擁有一個非常成熟的市場。在90多個國家運營的ABB工程公司，公司的大部分工作都在項目管理軟件下實行良好的項目管理;隨著我國經濟日益融入全球經濟體系，國內外形勢的發展要求項目管理采用國際通用方式，這就使得對項目管理軟件的應用更為迫切。目前國內涌現出許多有關項目管理的軟件，具備了財務預算與管理、進度控制、風險分析等多項功能，在項目選擇、規劃、實施、監測和控制以及招投標等方面發揮了積極作用。

（二）基本功能

①制定計劃、資源管理及排定任務日程：軟件根據任務信息和資源信息排定項目日程，并隨著任務和資源的修改而調整日程。②成本預算和控制：即時得到項目的完整成本預算，在項目實施過程中，可隨時對當資源或整個項目的實際成本及預算成本進行分析、比較。③監督和跟蹤項目：利用基準計劃跟蹤任務的完成情況、費用、消耗的資源、工作分配等。④報表生成：可隨時生成多種報表和圖表，如甘特圖、網絡圖、資源圖表、日程表等。⑤協調處理多個項目和子項目。⑥排序篩選及安全管理。⑦假設分析及風險評估。

三、項目管理軟件對提升項目管理水平的作用

（一）提高項目管理水平

實施企業項目化管理，尤其是通過應用項目管理軟件，有助于企業系統地管理項目信息和數據，通過對歷史項目的數據積累，在接受新的項目時，企業可以充分進行分析和對比，尋找項目之間的共性，借鑒歷史項目的經驗和教訓。這樣不但可以提高項目的管理效率，還能夠降低甚至避免項目的風險。某些項目管理軟件提供了模板功能，企業可以根據自身業務的特點，在多個項目中尋找并定義標準化的流程或操作步驟等，形成專用的模板，項目管理人員可以根據每個項目的實際情況，選擇特定的項目模板，完成計劃的制定以及數據和信息的管理，取得事半功倍的效果。

信息技術的價值是通過應用來實現的，項目管理軟件也是如此。但是我國的項目管理水平仍不盡如人意，國內的許多企業一直以來不重視知識的搜集和整理，企業的每項業務工作完成以后，很多有用的數據和信息就會被丟棄，面對新的類似的工作時又重新做起，事倍功半。如果企業未能系統地采用項目管理這種先進管理方法，那管理環境是不利于項目管理軟件的實施的。

（二）多項目協作節省成本

對于一個企業，總是會出現多個項目并發進行的情況，對于企業的管理者必須處理好多個項目之間的關聯關系，協調企業人力、物力、財力等資源，才能夠在保證項目按計劃進行的前提下，盡量節約企業的總成本，求取企業效率的最大值，提高企業的核心競爭力。

大多數企業尤其是一些集團性組織的多項目管理仍然停留在憑經驗做事的水平上，所有的時間和計劃，以及資源調配的方法和原則都存放在腦子里。且不說人員調動會讓多個項目蒙受莫大的損失，僅僅對于一些突發事件而言，憑個人的記憶力就難以應付了，這種多項目管理的效率難以得到保證。相反，如果把多項目管理運用到項目管理軟件中，通過簡單的數據輸入和計劃的調整，便可以直接明了地獲取資金、人力、原材料的最佳配置方法，并能夠及時了解多個項目的進展情況。

四、結束語

為了解企業內項目管理軟件實施狀況，筆者對鞍鋼集團下屬的幾個公司進行了調研，發現有些公司雖然在推行項目化管理模式，但是項目管理軟件的實施尚在初期階段，有一些單位尚未開始，達不到行業統一管理模式要求。企業須盡快推廣并實施功能強大的項目管理軟件，提高項目管理水平，節省項目成本，為企業節約增效。