談開展學校檔案工作的創新思路

張保菊

一、理念創新

理念的提高是檔案工作發展的重要基石。思路決定了事業的發展方向，檔案工作管理應該堅持創新的理念，運用先進的檔案管理理念，在科學發展觀的指導下，建立科學規范管理觀念、培養廣積檔案資源意識，從而更好的服務于整個院校建設。院校的檔案是學校重要資源，必須引起廣大工作人員的重視，這也是做好檔案工作的第一要務。建立科學規范的管理觀念也就是在認識檔案重要性的基礎上發揮其服務作用。檔案工作具有一個明顯的特點，即時間越久檔案越多，那么怎樣把日漸增多的檔案管理井井有條，是院校檔案工作中突出的問題。這就要求檔案管理建立規范化的理念，按照原則和相關規章制度的要求合理的規整檔案。同時，也要做到具體問題具體分析，按照各自院校實際情況科學的制定管理要求，這樣才能促進高校檔案的可持續發展。檔案的最大價值不是有序的放置在倉庫中，而是如何更好的提高它的利用價值，如何更好的利用這一資源。這就要求轉變管理觀念，主動開發檔案的價值，加強檔案的研究工作，使檔案文件資料“活躍”起來，在院校培養人才、科研教學中發揮最大的作用和效益。在這個基礎上，就要求把檔案工作的落腳點定位于服務院校建設。身為院校的一個部門，理應服務于院校和廣大師生。這也是檔案工作的最大價值體現。多數院校由于存在檔案意識薄弱現象，因此應當充分利用校內外宣傳媒體和工具，大力宣傳檔案工作的重要性，改變和提高部分師生的傳統觀念，提高對檔案的認識層次，強化檔案意識，促進檔案工作又好又快發展。

二、制度創新

檔案工作雖然是院校建設的一部分，但是它的發展是多數人參與的整體性工作。是一項高度規范化的管理工作。因此，制度創新是可以有效的促進檔案工作發展。完善的、有效的、合理的制度是院校檔案工作發展的重要保障。比如，針對不同的門類，應當采用不同的管理方法，包括教學檔案、會計檔案、學生檔案、人事檔案、科技檔案等等。針對它們的諸多特點，應當采取相應的管理方法。在檔案立卷歸檔方面，應當制定有效地制度，越具體越有利于工作人員的操作，同時方便廣大服務對象。與此同時，還應制定相應的內部管制制度，這包括不同工作人員的具體職責和檔案的具體管理制度，如何使檔案合理的分類，如何保管檔案，如何統計檔案，如何鑒定檔案等等。這些制度及工作規范是學校檔案管理體系科學、合理、有序運行的基本保障，可以使新的檔案管理體系得到應有的導向和約束，積極謀取、促進上級部門建立完善檢查（督查）、評比、評估、評級和有關高校檔案行政制度。具體的管理制度是完善院校檔案整體水平的可靠保障。

三、素質創新

“創新是指把舊知識加以重新組合，形成觀察、認識世界的新知識、新視窗”。我們知道高校檔案工作時刻都處于時代的前沿，因此必須要與時俱進，必須打破因循守舊的老思想老模式，開創新的局面。要想盡快實現新的目標，首先要求高校檔案工作人員的綜合素質具有創新性。必須具有創新意識、創新能力、創新策略。特別是在高科技迅猛發展的今天，各種載體都呈現多樣化趨勢的情形下，高校檔案工作凸顯重要。檔案工作人員首先必須克服“保管員”的思維定勢，依據規章結合實際，不斷探究、不斷創新、不斷加強調研與思考，從中發現工作中的新問題，通過對新問題的分析與處理找出新辦法，從而提高檔案工作人員開拓創新的實際能力綜合素養。總而言之，作為高校的檔案工作人員從意識上、技能上、服務上都要準確把握規律富于創新，以提高檔案工作的服務效率和服務質量為己任;以不斷發掘高價值的檔案信息為宗旨;讓高校檔案不斷釋放它特有的文化底蘊、人文精神、潛在的經濟效益，實現高校檔案工作的高效能發展。

四、知識創新

知識經濟時代，檔案是知識的存儲器，檔案本身也是一種知識的觀念得到廣泛認同。以特里？庫克（Terry Cook）為首的檔案學者們呼吁，檔案人員應該“停止扮演保管員的角色，而成為概念、知識的提供者”，實現從傳統檔案服務到知識服務的過渡，從而“重新坐回上帝的身邊”。傳統意義上的檔案管理工作僅僅是檔案館藏的資源，資源比較單一，但是在現代化的檔案管理中必須要轉變檔案的傳統意義，提煉知識，以便于提供更高層次的知識服務。建設有國際化水平的現代數字化檔案體系應當是每一個院校檔案工作的目標。必須要實現這一目標。建設智慧化的知識性檔案館。第一，必須將檔案數字化重視起來，運用院校信息化這一服務平臺，增強檔案的開放數據和托管力度，同時應當保證檔案的有效性和安全性。這樣，就要將檔案數字化建設納入到整個院校的現代化建設中。第二，學校應當加大對檔案部門的財政支持，完善硬件設施。第三，利用這些先進的設施。集中管理學校各部門在教學、管理、科研活動中產生的各種類型的、具有參考價值的數字檔案資產。利用信息技術手段，對數字檔案資產進行存儲、管理、挖掘和再利用，進一步提供開放查詢服務。實現檔案信息資源的主動推送與共享，為學校的學科建設、科研教學、行政管理、文化生活等提供支撐和服務，進一步增強學科創新能力，推動創新拔尖人才培養。只有通過這種高科技的管理手段才能更好的發揮作用，使高校檔案資源真真正正的成為檔案資料管理中心，從而促進整個學校的信息化建設。

五、服務創新

為學校服務是檔案工作的宗旨，樹立以人為本的服務理念。強化以廣大師生為主體的檔案資源基礎設施建設，在服務方式和服務手段上有所轉變，因此必須要在傳統意義上檔案工作服務水平上有創新性提高。第一，增強檔案服務意識，樹立主動服務的思想觀念，真心實意的熱愛檔案管理工作，全身心的投入檔案服務中，增強工作的責任心和事業心。第二，提高檔案工作人員的整體素質，加強工作人員的服務能力，特別是要提高工作人員編研能力，同時，各個部門應該配備穩定的檔案管理人員，對于一些非專業畢業的人員應當加大培訓，定期學習國內外先進院校的檔案管理經驗，加強檔案管理人員的職業道德素質的培養。這也是檔案工作數字化管理的重要人才保障。浙江大學就采取內部培養和外部引進相結合的方法，創造良好的研究性和服務性人才。建立一支優秀的信息化的現代管理隊伍。第三，注重院校檔案教育功能的拓展，檔案是展示大學文化的平臺，具有一種與生俱來的文化內涵，在精神文化教育方面，起到一定的促進作用：同時，充分利用文字檔案、電子檔案、實物檔案的有利資源切合時宜的開展文化教育活動，這樣可以在輕松的氛圍中達到很好的效果：檔案部門還可積極參加學校校史編研、宣傳資料編輯等有利于發展的工作，更加充分的發揮檔案的資源優勢。總之，轉變服務方式，用創新服務開展院校檔案工作，將會進一步推進檔案事業的蓬勃發展。

傳承文化，服務院校是院校檔案工作發展的內在價值。隨著時代的發展，社會的進步，院校工作需要轉變原有的模式，做到理念創新、機制創新、制度創新、知識創新、服務創新，為院校的建設做好積極的貢獻。