信息化視角下高職院校人事管理機制改革路徑研究

朱曉蕓 李欣

[摘 要]本文總結了高職院校人事管理信息化工作存在的問題，即對信息化認識不足、信息化建設人事素質較低和信息化建設管理水平較低，并提出了準確定義人事管理信息化的工作內容，重視人事管理信息化建設工作，全面推動人事管理信息化建設和構建“多方復用”的人事管理信息化平臺4條改革路徑，這對提高人事工作效率，改革高職院校人事管理機制，促使高職院校建設整體水平有效提升都有重要作用。

[關鍵詞]信息化;人事管理;高職院校

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.06.107

[中圖分類號]G717[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）06-0-02

0? ? ?引 言

師資隊伍是決定高職院校能否存活、發展和脫穎而出的重要因素，是高職院校賴以生存、發展壯大的決定性因素。人事管理工作是一個學校日常工作的核心，高職院校由于體制、經費等與公辦院校存在較大差異，行政管理人員一直不夠充裕，而高職院校人事管理工作又存在事務繁雜、牽扯面寬、信息量大、重復率高的特點，經常需要完成數據錄入、核驗、統計分析、導出上報等工作。人工手動模式不僅效率低下，而且由于員工經常需要在不同板塊填報相同的數據，會產生負面情緒，易導致上報數據不認真，出現數據不閉合的情況。雖然很多高職院校已經開始在人事管理方面采用了一些信息化技術，也取得了一定的成績，但由于相關理念和技術問題，整個人事管理工作未見大的起色。

1? ? ?高職院校人事管理信息化現狀

1.1? ?對信息化工作認識不足

雖然現在很多高職院校已經開始信息化校園、智慧校園建設，開始嘗試使用信息化手段進行人事管理，但整個觀念還較為落后，對人事管理沒能及時進行調整，還是將人事管理等同于員工招聘或檔案管理乃至后勤管理，將信息化等同于使用電腦和網絡辦公，沒有系統、完善、統一的人事管理機制和體系。這種人事管理觀念已經不能適應高職院校的發展需要，必須根據時代需求，及時做出調整。此外，絕大部分高職院校對人事管理信息化的認識還處在一個初級階段，即只要信息錄入了電腦，實現了信息數據化，就算信息化工作完成了。但人事管理信息數據化只能提供查詢、統計等輔助功能，最終起決定性作用的還是人事專業。高職院校對信息化工作的認識要看到其工作的本質：人事管理信息化建設工作不能只停留在信息數據化和網絡化階段，要讓其成為人事管理的一種重要輔助手段，依托整個管理機制，發揮更重要的作用。

1.2? ?信息化建設人員素質較低

高職院校要做到智慧校園，做到學校信息系統達到較高水平，就一定要建設好人事管理信息系統，為學校提供方便、快捷的查詢手段以及實時、充足的管理信息，為學校發展提供保障。目前，高職院校人事管理效率低、數據更新慢、保密性差、查找時間長，給人事管理帶來了很多不必要的困難。這種信息化管理水平低下的可能因素如下：一是高職院校中負責人事管理的員工很多是老職工甚至是快退休的職工，自身信息化水平很低，更談不上人事管理的信息化水平，缺乏針對性的學習和訓練。由于高職院校的人事信息化管理工作量較大、數據處理較多、數據更新維護較繁重，建議高職院校的人事管理信息化建設工作由專業人士負責（或至少配備一名專業人士），這樣才能快速滿足工作需求，提供準確的信息，保證高職院校人事管理的信息化水平和高職院校人事管理工作的效率。二是在人事管理信息化工作的建設中，存在人事管理工作流程與信息化建設技術沖突的問題。由于高職院校人事管理標準、手段、方法和企事業單位乃至普通高校都存在不同，針對同一項業務具有較大的差異性，不能套用企業常見的人力資源管理信息系統，而高職院校人事專員不了解信息技術、信息技術人員不了解人事工作，因此高職院校人事管理信息化系統的研發工作就會存在很大的難度，推行進程相對緩慢，想要緩解這個問題，需要提高人事專員的信息化能力，同時也要加強與技術研發人員的溝通。

1.3? ?信息化建設管理水平較低

由于對人事管理信息化管理認識不足，很多高職院校沒有對信息化管理進行統籌安排和系統規劃，幾乎沒有信息共享和統一管理，數據孤立，每個部門各自為政，都建設了本單位或本板塊的信息系統，而這些信息系統只能滿足本部門的數據查詢功能，無法實現不同部門間的信息共享，形成事實上的信息孤島，數據利用不充分，且容易出現數據重復計算或不一致的情況，加上人員素質不高，系統數據更新和維護較慢，缺乏準確性和時效性，給數據的統計分析利用帶來了很大的不利影響。這就要求高職院校做好頂層設計，將人事管理信息系統從一開始就設計為“多方復用”的管理信息系統，系統端口能與不同的職能部門實現無縫對接，避免信息孤島的弊端，實現人事管理信息資源共享，從而真正發揮人事管理信息化的優勢。

2? ? ?高職院校人事管理機制改革路徑

2.1? ?準確定義人事管理信息化的工作內容

要把高職院校人事管理信息化工作做好做順，首先要準確界定人事管理的工作范圍，不能把所有的工作都放入人事管理這個籃子里。人事工作信息從管理內容來看，可分為內部信息與外部信息，兩者相互影響相互促進;從工作職能來看，可分為工資信息、人事檔案信息、員工業績信息、基本人事信息以及政策信息;從信息的存儲形態來看，可分為紙質信息與電子信息。這些信息是高職院校開展人事管理信息化工作的重要依據，學校在工作界定、分類和管理中要制定好標準，對收集到的信息進行準確分類，合理規劃人事管理內容，有效推動人事管理信息化工作順利高效運行。

2.2? ?重視人事管理信息化建設工作

首先，重視人事管理信息化建設工作，教職員工要有自覺學習的意識，要主動將信息化與自身工作結合起來，而不是面對新事物采用敷衍甚至拒絕的態度。其次，做好頂層設計，將人事管理信息化建設工作定位于服務學校整體戰略發展的重要推手，要高屋建瓴，在整個系統建設初始就精準地、預判性地從整體上進行架構設計，將應具備的功能和業務流程盡可能設計周全。再次，要加強人事工作者的業務培訓，從學院到系部整體推進人事管理信息化建設路徑研究，從而達到加強信息化專業隊伍建設目的。最后，要建立人事管理信息化服務機制，整合教科研、電教、信息、網站、設備等專業機構力量，構建技術服務機制;完善組織領導體制，對信息化工作進行規范化管理，構建制度服務機制。

2.3? ?全面推動人事管理信息化建設

高職院校通過建章立制來切實全面地推動人事管理信息化建設和管理，實現人事管理的科學化、智能化和信息化發展，先搭建基于網絡的、符合高職院校實際的方便實用的信息交換平臺，在日常辦公中鼓勵使用信息化管理系統，讓教職員工養成使用信息化辦公的習慣。從一般的材料提交和申報，到后期的教職員工的基本信息管理、職稱申報評聘管理、績效考核、工資福利、培訓、招聘專兼職教師等都要使用信息化平臺，盡量做到無紙化辦公。同時學校應意識到人事管理信息化工作不僅僅是人事處的工作，每個二級學院系部都應有信息管理員，要加強對人事管理員工的信息化培訓，提高他們的業務水平、認知態度和綜合技能，他們只有熟練地應用信息化平臺，做好業務流程，才能真正提高辦事效率和辦公質量。

2.4? ?構建“多方復用”的人事管理信息化平臺

人事管理信息化平臺至少應包括基本信息、獎懲信息、培訓學習、教學工作、科研工作、社會服務及年度考核等和人事管理密切相關的版塊。這樣才能滿足高職院校人事工作多樣性、復雜性、多元性、特殊性、動態性等特征，將以往傳統業務的條塊串聯起來，重點解決信息孤島、各自為政、重復建設、實際效率低下的問題。根據上述相應的版塊，首先由職工自己填寫、申報各項數據，再分別由歸口部門進行常規業務審核，校級最終審批，這樣可以實現各類信息“一次填報、多方復用、一體管理、互認共享”。這個人事管理信息化平臺應具備手機APP功能和網頁功能，實現數據查詢、審核、監督和決策功能，做到數據無線上傳，及時更新。

3? ? ?結 語

隨著互聯網、云技術的不斷發展，信息技術對工作生活的影響越來越大，國家對高職院校也提出“數字化校園”“智慧校園”的工作要求。在這個背景下，高職院校在開展人事管理時，也要朝著信息化的趨勢發展，分析人事管理策略中存在的問題，加快高職院校人事管理機制改革步伐，這是人事管理發展的必然趨勢，也是當前高職院校發展的客觀需要。

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