行政事業單位內部控制和全面質量管理整合策略

張曉璐

摘 要：現在越來越多的行政事業單位開始重視內部控制和全面質量管理的整合，試圖改變兩者在平時工作中各自為陣，互不干擾的現狀。基于兩者之間的相同點，目前行政事業單位管理者需要做好決策控制，以實現兩者的融合。本文對兩者的相同點進行了簡單分析，提出了兩者整合的策略。

關鍵詞：行政事業單位? 內部控制? 全面質量管理? 整合

一、內部控制系統和全面質量管理整合的可行性分析

一般情況下，制定相關制度、落實相關舉措、執行相關程序是大多數行政事業單位實現內部控制的常用手段，以期通過上述方式實現經濟活動風險的有效控制。因此全面質量管理的重點是質量，通過高質量的過程最終實現高質量的結果;而內部控制更注重的是單位風險，通過對風險的全面應對和管理，保證資產安全、財務信息真實并有效防范舞弊和腐敗。

（一）二者的最終目標一致

要想真正做好行政事業單位內部控制工作，首先要保證當前單位經濟活動合理合法、財務信息真實完整，其次要保障資產存儲及使用安全，盡量降低舞弊、腐敗事件出現幾率，提升公共服務效果。

行政機關質量標準管理體系在實行過程中主要落實以下目標：提高事業單位的和諧性和務實性，明確不同部門不同工作流程的具體實踐程序，注重于各部門的政務和廉潔自律建設，檢查各個部門的責任是否落實到位，各方面的服務能否達標，有無群眾投訴等方面的管理質量的標準落實，具有“產品”意識、“質量”意識、服務意識等。

（二）二者的管控內容相符

事業單位質量手冊是對于行政管理和質量管控的最好的監督和管控。質量手冊包括質量管理的范圍、目標、管理體系、組織環境、領導作用、質量策劃、質量支持、組織運行、績效評價和持續改進等內容。內部控制手冊包含：控制建設的背景、目標、控制環境、單位層面內控和業務層面內控流程、風險評估與控制、配套內控制度等內容。特別是質量手冊中包括的各部門的業務流程和操作規范，和內部控制中的六大業務層面管理流程相對應，整體看來內容基本相符。

（三）二者管理過程相似

質量管理體系的建立主要是通過建立PDCA循環來實現的管理方式，須遵循系統性原則，從計劃、執行、檢查、修正幾個方面進行不斷循環，質量目標需通過各個部門、各個過程、各個工作人員的協調努力來完成。在內部控制體系運行過程中，工作人員應當遵循內部控制體系全面性這一原則，將內部控制體系落實至單位經濟活動決策、執行、監督各個環節中，且要全員覆蓋。同時，行政事業單位的質量管理體系和內部控制評價中的工作成員在工作中都要遵守獨立性。盡管兩者之間執行人有所不同，但是他們之間必須要保持與評價、監督人員的崗位職責不相容。

（四）二者的管理相近

兩者的管理形式都是通過書面形式，使用各種圖標、表格和文字來完成管理體系和規章制度，在各項制度執行中要把相關的內容記錄下來，并且要留存文檔以備查找。

在管理方法上，兩者都采用過程控制的方法，如描畫各類業務活動流程圖進行風險的識別、評估與控制等;兩者都重視領導作用，由領導來確定單位的管理控制目標、發展方向和戰略部署等。兩者都要定期進行自我評價，并需要循環往復、不斷優化和完善。

（五）兩者建立思路相似

為提高員工參與度，在兩種系統正式啟動前，單位均要進行全員培訓和制度宣傳，并幫助大家了解兩套管理體系的內容、目標和實施的意義，從中找到兩者建立思路的相同點。另外，制度的編制程序也相似，一般流程都是按照：調研—確定范圍—風險識別和應對—流程繪制—內容編寫—修訂制度。其中，流程繪制環節需要編寫流程，制訂具體方案，每項細節編制進行形成文字記錄。

還要把相關內容按內部管理程序逐層上報，進行審核，主要目的是確定制度設計的合理性和有效性。在審核過程中發現問題，還要不斷改進，直至符合審核要求。再次進行手冊編寫，編寫好的內容就是為了讓所有的員工都能入腦入心，參與其中。最后進行制度修訂，不斷完善制度。

二、行政事業單位內部控制和全面質量管理整合策略

（一）做好關鍵控制點的整合

首先要整合崗位設置輪換與培訓控制。為了能夠將行政事業單位職責在第一時間反映出來，相關工作人員應當適當加大不同崗位人員的監督管理力度，保證在實際工作中各個崗位人員都可以做到勤廉自律、勤奮自強。同時，管理人員應當選用標準化方式對內部控制手冊中“內部控制職能部門設置與崗位職責制度”中的人員管理進行分配，明確各個崗位人員職責，加強各崗位人員管理力度，進而降低操作風險出現幾率，提升各崗位人員工作效率。

二是議事決策控制機制整合。為了建立科學、高效的議事決策機制，應該認真執行民主集中制原則，逐級選拔優秀成員進行管理，不斷提高行政管理的工作質量，及時在內部平臺發布上級通知和注意事項，將內部控制中的“議事決策制度”和質量管理體系的“內部溝通”進行整合。

（二）制度文本的整合

制度文本整合簡單來說就是利用系統文檔將內部控制手冊與質量管理手冊進行整合分析，這也是在兩者系統集合在一起的主要工作。整合的核心內容在于將兩種文件應用同種標準化格式進行統一整理，以內部控制框架作為文件主要內容，而后將質量標準管理內容融入其中。遵循原有的主體內容不變，將兩者相同的內容合并，不同的地方加以篩選甄別，去粗取精，不斷梳理策劃，通過文字、圖形的編輯整改，形成一種統一的管控文件。

（三）信息與溝通的整合

內部控制體系和質量標準管理體系之間應該相互支持配合，在實際工作中建立信息交流平臺，讓各個科室都能快速搜索到相應的文件，明確文件的搜索方式和操作流程。有需要各部門配合完成的工作應及時將分工安排發布在平臺上，確保做到信息暢通，溝通無障礙，為內部控制和質量管理體系的整合做好信息交流工作。

（四）內部審核整合

將兩套管理體系的內審部門進行整合，在整合中，要明確質量標準和內部控制體系的有效統一，最好提前安排專職人員開展有計劃、能結合單位情況的內部審核。

（五）落地執行的整合

首先成立推動執行的領導小組及工作組，調動全員參與和領導支持是內部整合的基礎。因為都是“一把手工程”，須由最高管理機構授權成立執行委員會，制訂相關的計劃、程序和工作進度，委員會按計劃追蹤每項工作的落實情況。發現問題及時解決、整改，兩者整合要經過各部門的共同投入才能取得成效。

三、結束語

總之，在當前社會發展背景下，內部控制與質量標準管理體系整合是必然趨勢，對于推進社會發展進程有著重要意義。在實際工作中，工作人員應當以現代科學管理發展及內外部環境變化為推力，使科學技術更進一步。整合后的管理系統需要在實踐過程中不斷改進，為社會發展的統一性做出規劃、執行、改進，真正實現內部控制的標準化。

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