提升檔案管理效率的若干思考

林智

摘 要：檔案管理工作對企事業單位的高效運轉具有十分重要的作用，基于信息時代的背景之下，檔案部門要積極完善檔案管理工作細節，結合信息化建設，創新管理服務模式，加強專業人才培養，持續提升檔案管理效率。本文就提升檔案管理效率的相關途徑展開探討。

關鍵詞：檔案管理;提升;效率

檔案管理主要就是收集各種各項的信息和資料，并對其進行整理和分類，妥善存儲，以能夠方便工作人員隨時查閱，確保相關決策的科學性，促進企事業單位的順利發展。隨著信息技術的發展，檔案管理工作變得更加的繁瑣和復雜，給工作人員提出了更高的要求和挑戰。如何發揮好檔案管理的作用，提升其管理效率，對于檔案管理部門有著重要意義。

1 實施制度化管理

基于現有的檔案管理制度體系上，檔案管理部門要完善標準化的工作流程，立足于宏觀角度上，以國家頒布的法律法規作為基礎，深切剖析檔案管理中存在的問題，從而有針對性的提出解決對策，讓檔案管理工作更加的清晰化和規范化。同時，將管理制度具體化，將各項職責落實到人頭上，從而提升工作人員的責任感，降低日常管理工作中失誤的發生。從檔案的收集到整理、再到分類保存等各個環節，檔案管理部門還需要實施嚴格監督，將各項工作細化，開展合理分工，確保每一位工作人員都能夠保質保量的完成自己的工作任務，并深刻認識到真實性才是檔案管理工作的核心內容。結合部門實際發展需求，制定完善的考核評價體系，將質量和數量共同作為測評標準，定期對檔案管理工作的各項內容進行打分，按照相應的獎勵和懲罰制度，全方位開展內部工作。將工作人員的工資獎勵和考核結果掛鉤，以此來增強工作人員的積極性，對于任何人有調用檔案的需求，也要嚴格按照規章制度進行登記審查，不能夠隨意操作，保證檔案管理工作的有序進行，形成良性循環。

2 合理引入信息技術

信息技術的發展其已經被廣泛運用于各行各業之中，為了保證檔案管理工作能夠和時代發展接軌，管理部門還要積極引入信息技術，切實增強檔案管理工作的效率。在實際的應用過程中，首先，檔案管理部門需要加大投入資金，引入大量先進的設備，并合力分配物資，以時效性作為基礎，保證具體的數據信息在收集、整合與反饋過程中能夠更加準確與有效。其次，做好日常的維護和管理工作，確保檔案管理工作的安全性，借助信息技術不斷提升數據文件的保密程度，設立身份驗證和防火墻等，對重要的數據資料進行加密和更新，通過數據資料的保密程度來進行差異性的存儲。不斷加強工作人員的監督力度，結合地區的實際情況，合理劃分檔案管理辦公區域，以此來避免無關人員隨意翻閱信息。針對出現違規違法行為，要加強懲處力度，依據法律制度，真正做到檔案管理有法可依。在具體的保管過程中，工作人員還需要將不同的檔案分為短期、長期和永久三個部門，不僅能夠大大縮減人工存儲時間和檔案空間，還能夠避免檔案信息發生外泄情況。

3 創新管理服務手段

由于在個別檔案管理部門中，很多員工對于這類工作沒有引起足夠重視，認為檔案管理工作可有可無，只是一個收集資料的工作，所以常常敷衍了事。所以，檔案管理部門必須要加大宣傳力度，提升內部工作人員的科學認知，重視檔案資料的重要性，進而在日后的工作中才能夠更好的和相關部門聯系，形成自下而上的檔案管理改革機制。為了提升調用次數，還可以建立云端共享服務器，給企事業單位的內部工作人員建立檔案查閱賬號，并按照審查等級劃分，在一定程度上提升數據信息的共享程度，最大限度的發揮檔案的利用價值。提升服務質量，當有人無法調取到需要的檔案時，相關工作人員還需要親自操作、耐心解答，讓檔案服務工作更加便捷、流暢的開展。運用數字化技術進一步優化數據資源的利用效率，形成穩定的信息傳輸模式，提升檔案管理效率。

4 提升工作人員綜合素質

高質量的工作隊伍能夠有效提升檔案管理效率，所以必須要加強人才的培養，定期開展講座、外出培訓，增強工作人員的理論知識。加強工作實踐，將理論聯系實際，積極學習信息技術，明確信息技術所起到的重要輔助作用，并在日常工作中不斷總結經驗，實現信息化和創新性的有機融合。與此同時，要求員工用信息化的思維和手段來對待工作，用信息化的方式來保證人事檔案管理的真實性和有效性，在提升員工工作效率的同時，還要將檔案管理的機密性、及時性和功能性等多個有點發揮到最大，確保人事檔案管理工作能夠完美的適應信息化時代的發展，進而將檔案管理工作做到更加的全面、便捷。此外，還要增強工作人員的安全意識和主人翁意識，學習《保密法》等相關規定，在工作中樹立安全保密意識，并能夠嚴格按照工作流程審批檔案，不隨意對外泄露。

5 結語

綜上所述，要想提升檔案管理工作效率，就必須要實施制度化管理、合理引入信息技術、創新管理服務手段、提升工作人員綜合素質。采用信息化的輔助方式，革新工作手段，提升檔案利用價值，保證其真實性和完整性。

參考文獻

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