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提升檔案管理效率的若干思考

2020-04-20 10:48:00林智
鋒繪 2020年1期
關鍵詞:提升檔案管理效率

林智

摘 要:檔案管理工作對企事業單位的高效運轉具有十分重要的作用,基于信息時代的背景之下,檔案部門要積極完善檔案管理工作細節,結合信息化建設,創新管理服務模式,加強專業人才培養,持續提升檔案管理效率。本文就提升檔案管理效率的相關途徑展開探討。

關鍵詞:檔案管理;提升;效率

檔案管理主要就是收集各種各項的信息和資料,并對其進行整理和分類,妥善存儲,以能夠方便工作人員隨時查閱,確保相關決策的科學性,促進企事業單位的順利發展。隨著信息技術的發展,檔案管理工作變得更加的繁瑣和復雜,給工作人員提出了更高的要求和挑戰。如何發揮好檔案管理的作用,提升其管理效率,對于檔案管理部門有著重要意義。

1 實施制度化管理

基于現有的檔案管理制度體系上,檔案管理部門要完善標準化的工作流程,立足于宏觀角度上,以國家頒布的法律法規作為基礎,深切剖析檔案管理中存在的問題,從而有針對性的提出解決對策,讓檔案管理工作更加的清晰化和規范化。同時,將管理制度具體化,將各項職責落實到人頭上,從而提升工作人員的責任感,降低日常管理工作中失誤的發生。從檔案的收集到整理、再到分類保存等各個環節,檔案管理部門還需要實施嚴格監督,將各項工作細化,開展合理分工,確保每一位工作人員都能夠保質保量的完成自己的工作任務,并深刻認識到真實性才是檔案管理工作的核心內容。結合部門實際發展需求,制定完善的考核評價體系,將質量和數量共同作為測評標準,定期對檔案管理工作的各項內容進行打分,按照相應的獎勵和懲罰制度,全方位開展內部工作。將工作人員的工資獎勵和考核結果掛鉤,以此來增強工作人員的積極性,對于任何人有調用檔案的需求,也要嚴格按照規章制度進行登記審查,不能夠隨意操作,保證檔案管理工作的有序進行,形成良性循環。

2 合理引入信息技術

信息技術的發展其已經被廣泛運用于各行各業之中,為了保證檔案管理工作能夠和時代發展接軌,管理部門還要積極引入信息技術,切實增強檔案管理工作的效率。在實際的應用過程中,首先,檔案管理部門需要加大投入資金,引入大量先進的設備,并合力分配物資,以時效性作為基礎,保證具體的數據信息在收集、整合與反饋過程中能夠更加準確與有效。其次,做好日常的維護和管理工作,確保檔案管理工作的安全性,借助信息技術不斷提升數據文件的保密程度,設立身份驗證和防火墻等,對重要的數據資料進行加密和更新,通過數據資料的保密程度來進行差異性的存儲。不斷加強工作人員的監督力度,結合地區的實際情況,合理劃分檔案管理辦公區域,以此來避免無關人員隨意翻閱信息。針對出現違規違法行為,要加強懲處力度,依據法律制度,真正做到檔案管理有法可依。在具體的保管過程中,工作人員還需要將不同的檔案分為短期、長期和永久三個部門,不僅能夠大大縮減人工存儲時間和檔案空間,還能夠避免檔案信息發生外泄情況。

3 創新管理服務手段

由于在個別檔案管理部門中,很多員工對于這類工作沒有引起足夠重視,認為檔案管理工作可有可無,只是一個收集資料的工作,所以常常敷衍了事。所以,檔案管理部門必須要加大宣傳力度,提升內部工作人員的科學認知,重視檔案資料的重要性,進而在日后的工作中才能夠更好的和相關部門聯系,形成自下而上的檔案管理改革機制。為了提升調用次數,還可以建立云端共享服務器,給企事業單位的內部工作人員建立檔案查閱賬號,并按照審查等級劃分,在一定程度上提升數據信息的共享程度,最大限度的發揮檔案的利用價值。提升服務質量,當有人無法調取到需要的檔案時,相關工作人員還需要親自操作、耐心解答,讓檔案服務工作更加便捷、流暢的開展。運用數字化技術進一步優化數據資源的利用效率,形成穩定的信息傳輸模式,提升檔案管理效率。

4 提升工作人員綜合素質

高質量的工作隊伍能夠有效提升檔案管理效率,所以必須要加強人才的培養,定期開展講座、外出培訓,增強工作人員的理論知識。加強工作實踐,將理論聯系實際,積極學習信息技術,明確信息技術所起到的重要輔助作用,并在日常工作中不斷總結經驗,實現信息化和創新性的有機融合。與此同時,要求員工用信息化的思維和手段來對待工作,用信息化的方式來保證人事檔案管理的真實性和有效性,在提升員工工作效率的同時,還要將檔案管理的機密性、及時性和功能性等多個有點發揮到最大,確保人事檔案管理工作能夠完美的適應信息化時代的發展,進而將檔案管理工作做到更加的全面、便捷。此外,還要增強工作人員的安全意識和主人翁意識,學習《保密法》等相關規定,在工作中樹立安全保密意識,并能夠嚴格按照工作流程審批檔案,不隨意對外泄露。

5 結語

綜上所述,要想提升檔案管理工作效率,就必須要實施制度化管理、合理引入信息技術、創新管理服務手段、提升工作人員綜合素質。采用信息化的輔助方式,革新工作手段,提升檔案利用價值,保證其真實性和完整性。

參考文獻

[1]劉偉.事業單位檔案管理及服務效率提升策略研究[J].傳播力研究,2019,3(33):298.

[2]李佳.辦公室檔案管理工作效率提升途徑[J].辦公室業務,2019,(21):189-190.

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