醫院檔案管理現狀及對策探討

摘 要：檔案管理工作是醫院發展建設中的重要一環，為醫院的醫療、科研、教學及管理提供了重要的依據。隨著時代發展和科技水平的提高，醫院檔案管理工作仍有一些問題存在，這些問題不同程度上制約著檔案事業的深入發展。因此，本文所探討分析的就是依據醫院的現實條件，構建可執行的措施，使得醫院的檔案管理工作朝著更加專業化的方向發展。

關鍵詞：醫院;檔案管理;現狀;對策

一直以來，在醫院的系統化管理過程中，檔案管理記載了重要的信息資料，不僅記錄了醫院運行過程中的有關人事、醫藥、病歷和技術等方面的問題，更加承載了多年來醫院歷史的輝煌。間接地說明，檔案事業在醫院發展進程中占據著不可或缺的重要地位。但是仔細審慎其發展，不可避免的出現了一系列問題，比如，檔案意識薄弱、專業化人才緊缺、管理制度不健全、開發利用不到位、信息化程度差，以及上級領導重視程度不夠、缺乏必要的硬件設施、管理方式方法呆板陳舊、管理經費相對不足、工作缺乏協調合作等等。這些問題都在一定程度上制約了醫院檔案管理的規范發展。因此下一步，針對這些不足，如何立足實踐，提出恰當可行的措施，是醫院檔案管理工作面臨的首要課題。

1 醫院檔案管理工作的重要性

近年來，我國醫療體制改革逐步深入發展，以習近平總書記為核心的黨中央高度重視衛生與健康工作，多次在不同場合強調人民健康、藥品安全等的重要性，這就需要醫院更緊迫地承擔起重任、為人民健康負責，也進一步把醫院的科學化、規范化、有序化發展提上了日程。在醫院健康發展日益重要的今天，檔案管理信息是一項不可或缺的資源。從概念上來說，醫院檔案是在醫院管理及醫療等各項活動中形成的歷史記錄和生產資料，由于其較強的專業特點，具有必要的保存價值，并按照一定的歸檔制度作為真實的歷史記錄。[1]從分類上來說，可大體分為人事檔案、醫藥檔案、技術檔案、病歷檔案等等。簡單來說，人事檔案涉及這個醫院醫務工作者的個人經歷、政治思想、品德作風、工作表現、考核實效等，在個人晉升、工作選拔中起著重要作用。而醫藥檔案、技術檔案、病歷檔案等則是專業性的檔案數據材料，對今后相關病癥的研討起著至關重要的作用。所以說，醫院檔案事業的發展不可忽視，對各項人事、醫療資料的保存顯得尤為重要。因此，在強化醫療技術的基礎上，進一步科學化、規范化發展檔案事業刻不容緩。

2 當下醫院檔案管理工作現狀

1）檔案管理觀念、意識不強。在實際的檔案管理工作中，有些醫院對檔案工作重視程度不夠，無論是資金投入還是人員配備上都忽視了這項工作的開展;其次，部分檔案管理人員對檔案工作缺乏正確的認識，工作缺乏熱情，片面地認為檔案工作只是相關信息資料的收集、整理、保存，忽視了其專業性，在平常工作中，專業學習及培訓跟不上。

2）缺乏專業性檔案管理人才。孫中山先生曾感言：人能盡其才則百事興。這充分說明了人才的重要性。但在醫院實際的檔案管理工作中，受到學歷、重視程度、專業等方面的限制，主修檔案學的人才較少，人員構成上兼職較多，大多由辦公室、人事科等其他職能科室兼任;其次，現有檔案管理人員在學歷、業務能力及學習培訓上存在較大差異，缺乏高素質檔案管理人才。

3）檔案管理機制不健全。檔案管理制度是單位檔案管理行為的準則和檔案業務建設的依據。建立健全并嚴格執行檔案管理的規章制度，不僅可以為實現檔案科學管理和有效開發利用創造條件，而且也是單位加強基礎管理、全面提高競爭力的客觀需要。[2]但長久以來，醫院檔案管理工作大多是按照老的傳統、老辦法來進行操作，沒有統一、嚴格的流程，無形中增添了檔案管理冗雜的程序。

4）檔案利用率不高。有效的信息資源經過開發利用，方能折射無限生機，否則只是一味地存儲，就等同于一只蜜蜂不釀蜜。相對于醫院的人事檔案來說，病歷、技術檔案等醫學專業性檔案是較為重要的一種信息資料，對于醫學的教學、研究等都有很大的參考價值。但在實際運行中，大多數醫療資料被束之高閣，存放在檔案室等固定的地方，很少有醫護人員瀏覽，因此利用率不高是突出問題。

5）檔案管理信息化程度差。隨著互聯網大數據的發展，醫院檔案工作由于其繁雜的數據、珍貴的信息資料等都需要朝著信息化、科技化的道路發展。但由于醫院自身的硬件設施、管理人員的計算機專業素質等條件的限制，數據更新不及時、依賴簡單地信息輸入、條目檢索軟件缺乏，檔案的信息化發展不盡人意。

3 改善醫院檔案管理不足的策略

1）樹立正確的檔案管理觀念。面對長久以來對檔案管理工作不重視的現狀，轉變意識、觀念是根本。柏拉圖曾說，“美好的觀念較美人尤為可愛！”，因此，上到醫院領導層，下到具體的檔案管理人員，首先要從意識上重視檔案管理，淡化檔案管理可有可無的觀念;其次無論是資金投入還是工作的傾向性，都要下大功夫，使檔案工作根基穩定。

2）配備專業性檔案管理人員。鄧小平同志感言：“珍視勞動，珍視人才，人才難得呀！”面對專業性檔案管理人才缺乏的現狀，對外，醫院要積極招聘、吸納檔案學專業人才;對內，要做好現存檔案管理人員的日常及上級檔案管理專業化培訓，如同法國約里奧·居里說的，“要使山谷肥沃，就得時常栽樹。我們應該注意培養人才?！?/p>

3）建立健全檔案管理機制。俗語說的好，“沒有規矩不成方圓”。機制不健全，就像是斷線的風箏一樣，隨處飄落。要使檔案事業獲得健康發展，建立健全管理機制尤為重要。醫院應當本院的現實情況，依據《中華人民共和國檔案法》和2016-2020年檔案事業發展“十三五”規劃的相關精神，制定實際可操作的檔案管理有效機制，多個科室體統參與，在醫院會議上多次強調，規范機制，使醫院檔案建設更加體系化。

4）加強檔案信息應用及共享。贈人玫瑰，手有余香。首先，硬件設施要配備齊全，大到檔案室，小到各種檔案冊，不能出現缺漏的情況;其次，要針對醫院不同類型的檔案進行系統化的整理分類，力求體系完整，方便查閱;最后，無論是兄弟醫院，還是加入的大城市先進醫療聯合體醫院，要篩選有效的醫療檔案信息，加強互通共享。各種檔案信息資料，保存不是最終目的，靈活的應用轉化，加強互聯共享，應用到實際醫學工作中才是發展之道。

5）加強檔案管理信息化建設水平。“工欲善其事，必先利其器”，裝備優良的電腦、掃描儀、檔案數字化軟件等要配備齊全;其次，加強檔案管理人員的網絡技能和網絡應用能力培訓;最后要多樣化發展檔案信息化的保存類型，比如，聲像、影像資源的實時保存;將數字檔案信息進行縮微品輸出，由數字形式轉化成模擬形式。[3]

4 結語

總而言之，醫院檔案管理事業是一項龐雜的工作，當前還存在諸多的問題，這在一定程度上制約了醫院的發展。因此，醫院應該認識到檔案管理的重要性，通過樹立正確檔案管理觀念、配備專業性檔案管理人才、建立健全檔案管理機制、加強檔案信息應用轉化及分享、加強檔案管理信息化建設水平的對策，逐步改善，確保醫院更加規范、有序地發展。

參考文獻

[1]蘇紹芝.檔案工作實踐與理論研究[M].濟南：山東省地圖出版社2009，01：180.

[2]譚書旺，苗杰.新編文檔管理[M].北京：中國財富出版社2014，14：173.

[3]段東升.數字檔案信息縮微品輸出[M].北京：中國文史出版社2013，02：10-11.

作者簡介

王榮貞（1992-），女，山東壽光人，初級（準備晉），大學本科，研究方向：檔案管理。