醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策探討

摘 要：檔案管理工作是醫(yī)院發(fā)展建設(shè)中的重要一環(huán)，為醫(yī)院的醫(yī)療、科研、教學(xué)及管理提供了重要的依據(jù)。隨著時(shí)代發(fā)展和科技水平的提高，醫(yī)院檔案管理工作仍有一些問題存在，這些問題不同程度上制約著檔案事業(yè)的深入發(fā)展。因此，本文所探討分析的就是依據(jù)醫(yī)院的現(xiàn)實(shí)條件，構(gòu)建可執(zhí)行的措施，使得醫(yī)院的檔案管理工作朝著更加專業(yè)化的方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;現(xiàn)狀;對(duì)策

一直以來(lái)，在醫(yī)院的系統(tǒng)化管理過程中，檔案管理記載了重要的信息資料，不僅記錄了醫(yī)院運(yùn)行過程中的有關(guān)人事、醫(yī)藥、病歷和技術(shù)等方面的問題，更加承載了多年來(lái)醫(yī)院歷史的輝煌。間接地說明，檔案事業(yè)在醫(yī)院發(fā)展進(jìn)程中占據(jù)著不可或缺的重要地位。但是仔細(xì)審慎其發(fā)展，不可避免的出現(xiàn)了一系列問題，比如，檔案意識(shí)薄弱、專業(yè)化人才緊缺、管理制度不健全、開發(fā)利用不到位、信息化程度差，以及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠、缺乏必要的硬件設(shè)施、管理方式方法呆板陳舊、管理經(jīng)費(fèi)相對(duì)不足、工作缺乏協(xié)調(diào)合作等等。這些問題都在一定程度上制約了醫(yī)院檔案管理的規(guī)范發(fā)展。因此下一步，針對(duì)這些不足，如何立足實(shí)踐，提出恰當(dāng)可行的措施，是醫(yī)院檔案管理工作面臨的首要課題。

1 醫(yī)院檔案管理工作的重要性

近年來(lái)，我國(guó)醫(yī)療體制改革逐步深入發(fā)展，以習(xí)近平總書記為核心的黨中央高度重視衛(wèi)生與健康工作，多次在不同場(chǎng)合強(qiáng)調(diào)人民健康、藥品安全等的重要性，這就需要醫(yī)院更緊迫地承擔(dān)起重任、為人民健康負(fù)責(zé)，也進(jìn)一步把醫(yī)院的科學(xué)化、規(guī)范化、有序化發(fā)展提上了日程。在醫(yī)院健康發(fā)展日益重要的今天，檔案管理信息是一項(xiàng)不可或缺的資源。從概念上來(lái)說，醫(yī)院檔案是在醫(yī)院管理及醫(yī)療等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的歷史記錄和生產(chǎn)資料，由于其較強(qiáng)的專業(yè)特點(diǎn)，具有必要的保存價(jià)值，并按照一定的歸檔制度作為真實(shí)的歷史記錄。[1]從分類上來(lái)說，可大體分為人事檔案、醫(yī)藥檔案、技術(shù)檔案、病歷檔案等等。簡(jiǎn)單來(lái)說，人事檔案涉及這個(gè)醫(yī)院醫(yī)務(wù)工作者的個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、工作表現(xiàn)、考核實(shí)效等，在個(gè)人晉升、工作選拔中起著重要作用。而醫(yī)藥檔案、技術(shù)檔案、病歷檔案等則是專業(yè)性的檔案數(shù)據(jù)材料，對(duì)今后相關(guān)病癥的研討起著至關(guān)重要的作用。所以說，醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展不可忽視，對(duì)各項(xiàng)人事、醫(yī)療資料的保存顯得尤為重要。因此，在強(qiáng)化醫(yī)療技術(shù)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展檔案事業(yè)刻不容緩。

2 當(dāng)下醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀

1）檔案管理觀念、意識(shí)不強(qiáng)。在實(shí)際的檔案管理工作中，有些醫(yī)院對(duì)檔案工作重視程度不夠，無(wú)論是資金投入還是人員配備上都忽視了這項(xiàng)工作的開展;其次，部分檔案管理人員對(duì)檔案工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，工作缺乏熱情，片面地認(rèn)為檔案工作只是相關(guān)信息資料的收集、整理、保存，忽視了其專業(yè)性，在平常工作中，專業(yè)學(xué)習(xí)及培訓(xùn)跟不上。

2）缺乏專業(yè)性檔案管理人才。孫中山先生曾感言：人能盡其才則百事興。這充分說明了人才的重要性。但在醫(yī)院實(shí)際的檔案管理工作中，受到學(xué)歷、重視程度、專業(yè)等方面的限制，主修檔案學(xué)的人才較少，人員構(gòu)成上兼職較多，大多由辦公室、人事科等其他職能科室兼任;其次，現(xiàn)有檔案管理人員在學(xué)歷、業(yè)務(wù)能力及學(xué)習(xí)培訓(xùn)上存在較大差異，缺乏高素質(zhì)檔案管理人才。

3）檔案管理機(jī)制不健全。檔案管理制度是單位檔案管理行為的準(zhǔn)則和檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的依據(jù)。建立健全并嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理的規(guī)章制度，不僅可以為實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)管理和有效開發(fā)利用創(chuàng)造條件，而且也是單位加強(qiáng)基礎(chǔ)管理、全面提高競(jìng)爭(zhēng)力的客觀需要。[2]但長(zhǎng)久以來(lái)，醫(yī)院檔案管理工作大多是按照老的傳統(tǒng)、老辦法來(lái)進(jìn)行操作，沒有統(tǒng)一、嚴(yán)格的流程，無(wú)形中增添了檔案管理冗雜的程序。

4）檔案利用率不高。有效的信息資源經(jīng)過開發(fā)利用，方能折射無(wú)限生機(jī)，否則只是一味地存儲(chǔ)，就等同于一只蜜蜂不釀蜜。相對(duì)于醫(yī)院的人事檔案來(lái)說，病歷、技術(shù)檔案等醫(yī)學(xué)專業(yè)性檔案是較為重要的一種信息資料，對(duì)于醫(yī)學(xué)的教學(xué)、研究等都有很大的參考價(jià)值。但在實(shí)際運(yùn)行中，大多數(shù)醫(yī)療資料被束之高閣，存放在檔案室等固定的地方，很少有醫(yī)護(hù)人員瀏覽，因此利用率不高是突出問題。

5）檔案管理信息化程度差。隨著互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)的發(fā)展，醫(yī)院檔案工作由于其繁雜的數(shù)據(jù)、珍貴的信息資料等都需要朝著信息化、科技化的道路發(fā)展。但由于醫(yī)院自身的硬件設(shè)施、管理人員的計(jì)算機(jī)專業(yè)素質(zhì)等條件的限制，數(shù)據(jù)更新不及時(shí)、依賴簡(jiǎn)單地信息輸入、條目檢索軟件缺乏，檔案的信息化發(fā)展不盡人意。

3 改善醫(yī)院檔案管理不足的策略

1）樹立正確的檔案管理觀念。面對(duì)長(zhǎng)久以來(lái)對(duì)檔案管理工作不重視的現(xiàn)狀，轉(zhuǎn)變意識(shí)、觀念是根本。柏拉圖曾說，“美好的觀念較美人尤為可愛！”，因此，上到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層，下到具體的檔案管理人員，首先要從意識(shí)上重視檔案管理，淡化檔案管理可有可無(wú)的觀念;其次無(wú)論是資金投入還是工作的傾向性，都要下大功夫，使檔案工作根基穩(wěn)定。

2）配備專業(yè)性檔案管理人員。鄧小平同志感言：“珍視勞動(dòng)，珍視人才，人才難得呀！”面對(duì)專業(yè)性檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀，對(duì)外，醫(yī)院要積極招聘、吸納檔案學(xué)專業(yè)人才;對(duì)內(nèi)，要做好現(xiàn)存檔案管理人員的日常及上級(jí)檔案管理專業(yè)化培訓(xùn)，如同法國(guó)約里奧·居里說的，“要使山谷肥沃，就得時(shí)常栽樹。我們應(yīng)該注意培養(yǎng)人才。”

3）建立健全檔案管理機(jī)制。俗語(yǔ)說的好，“沒有規(guī)矩不成方圓”。機(jī)制不健全，就像是斷線的風(fēng)箏一樣，隨處飄落。要使檔案事業(yè)獲得健康發(fā)展，建立健全管理機(jī)制尤為重要。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)本院的現(xiàn)實(shí)情況，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和2016-2020年檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃的相關(guān)精神，制定實(shí)際可操作的檔案管理有效機(jī)制，多個(gè)科室體統(tǒng)參與，在醫(yī)院會(huì)議上多次強(qiáng)調(diào)，規(guī)范機(jī)制，使醫(yī)院檔案建設(shè)更加體系化。

4）加強(qiáng)檔案信息應(yīng)用及共享。贈(zèng)人玫瑰，手有余香。首先，硬件設(shè)施要配備齊全，大到檔案室，小到各種檔案冊(cè)，不能出現(xiàn)缺漏的情況;其次，要針對(duì)醫(yī)院不同類型的檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的整理分類，力求體系完整，方便查閱;最后，無(wú)論是兄弟醫(yī)院，還是加入的大城市先進(jìn)醫(yī)療聯(lián)合體醫(yī)院，要篩選有效的醫(yī)療檔案信息，加強(qiáng)互通共享。各種檔案信息資料，保存不是最終目的，靈活的應(yīng)用轉(zhuǎn)化，加強(qiáng)互聯(lián)共享，應(yīng)用到實(shí)際醫(yī)學(xué)工作中才是發(fā)展之道。

5）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)水平。“工欲善其事，必先利其器”，裝備優(yōu)良的電腦、掃描儀、檔案數(shù)字化軟件等要配備齊全;其次，加強(qiáng)檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)技能和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用能力培訓(xùn);最后要多樣化發(fā)展檔案信息化的保存類型，比如，聲像、影像資源的實(shí)時(shí)保存;將數(shù)字檔案信息進(jìn)行縮微品輸出，由數(shù)字形式轉(zhuǎn)化成模擬形式。[3]

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，醫(yī)院檔案管理事業(yè)是一項(xiàng)龐雜的工作，當(dāng)前還存在諸多的問題，這在一定程度上制約了醫(yī)院的發(fā)展。因此，醫(yī)院應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，通過樹立正確檔案管理觀念、配備專業(yè)性檔案管理人才、建立健全檔案管理機(jī)制、加強(qiáng)檔案信息應(yīng)用轉(zhuǎn)化及分享、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)水平的對(duì)策，逐步改善，確保醫(yī)院更加規(guī)范、有序地發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]蘇紹芝.檔案工作實(shí)踐與理論研究[M].濟(jì)南：山東省地圖出版社2009，01：180.

[2]譚書旺，苗杰.新編文檔管理[M].北京：中國(guó)財(cái)富出版社2014，14：173.

[3]段東升.數(shù)字檔案信息縮微品輸出[M].北京：中國(guó)文史出版社2013，02：10-11.

作者簡(jiǎn)介

王榮貞（1992-），女，山東壽光人，初級(jí)（準(zhǔn)備晉），大學(xué)本科，研究方向：檔案管理。