淺議中小城市城建檔案異地備份工作

摘 要：本文分析了中小城市城建檔案異地備份工作滯后的原因，并根據工作實際從權衡優劣，采用經濟實用的備份方式等方面提出了關于中小城市城建檔案異地備份的工作建議。

關鍵詞：檔案;信息;服務

我國城建檔案異地備份研究，最早起源于上個世紀末。學術界對城建檔案異地備份的研究越來越多，涉及的層面越來越廣泛。在管理層面，2004年，住房與城鄉建設部發布的《全國城建檔案信息化建設規劃與實施方案》（建辦檔〔2004〕39號）及2008年發布的《關于積極防御地震等自然災害，充分發揮城建檔案作用的通知》（建辦檔[2008]39號）為城建檔案異地備份工作提供了理論、政策依據，為城建檔案異地備份工作指明了方向。

通過調研得知，目前完成城建檔案異地備份工作的大多均為經濟較為發達的大城市，大部分中小城市城建檔案異地備份工作尚未開展，個別中小城市雖已開展此項工作，但進展緩慢。

1 中小城市城建檔案異地備份工作滯后的原因

首先是意識問題。一些單位對城建檔案異地備份工作認識不夠充分，不重視此項工作。大城市一般管理比較規范，各項制度比較完善，認識水平也比較到位，能夠意識到城建檔案異地備份的重要性，所以能夠率先開展此項工作。

第二是經費問題。大部分中小城市城建檔案館的經費較少，能夠用于異地備份工作的經費就更少，無法滿足城建檔案異地備份的需求，難以全面開展檔案異地備份工作。

第三是數字化的開展問題。城建檔案館館藏主要是以紙質檔案為主體，要想進行異地備份，首先要解決的就是紙質檔案數字化問題。紙質檔案數字化工作以及電子檔案收取工作的滯后，嚴重制約著城建檔案異地備份工作的開展。

第四是相關中小城市城建檔案異地備份工作的理論與經驗問題。城建檔案異地備份工作的理論研究與廣泛開展是近些年的才開始的，相對成熟的經驗的缺乏也是影響中小城市異地備份工作開展的一個因素。[1]

2 我市城建檔案異地備份情況

朝陽市城建檔案館始建于1986年，截止2018年底，朝陽市城建檔案館共接收保存城建檔案11萬余卷。異地備份的前提是要做好電子檔案的研究。朝陽市城建檔案館對電子檔案的研究，始于2005年前后。由于受到經濟、技術等因素的制約，一直未能有效開展電子檔案業務，異地備份工作更是無從談起。

為了加強城建檔案異地備份工作，2017年6月30日，湖南省住房和城鄉建設廳、遼寧省住房和城鄉建設廳聯合下發了《關于加強城建檔案異地備份工作的通知》（湘建〔2017〕122號），通知明確了異地備份工作的工作原則和目標任務，確立了異地備份對口協作單位，強調要加快信息化建設、提高數據災難恢復能力、加大設備投入、強化安全性和保密性措施。以此為契機，朝陽市城建檔案的異地備份工作被提到了重要的議事日程。2017年，朝陽市檔案館與朝陽市城建檔案館合作的相關科技項目開始啟動，我們項目組結合工作實際和工作經驗，與軟件公司合作嘗試開發電子檔案管理系統，并派工作人員到沈陽、阜新等省內電子檔案業務開展較早的城市進行考察，初步形成了適合自身的工作思路。

3 關于中小城市城建檔案異地備份的一點建議

1）權衡優劣，采用經濟實用的備份方式。城建檔案備份目前有兩種復制品，一是縮微復制品，一是數字化信息復制品。檔案縮微復制品與檔案數字備份功能互補，然而，檔案縮微的成本高。因此，綜合考慮，受中小城市的經濟、技術方面的原因制約，采取數字化方式最經濟實用。

2）突出重點，確保重要城建檔案異地存儲。中小城建檔案異地備份的內容應為城建檔案館所保存的本地區的全部城建檔案。其重點為：（1）城市電子地形圖，給排水、燃氣、采暖、廣電、通信等地下管線數據及管理系統等城市公用基礎設施檔案;（2）道路、交通、水利、橋梁、污水處理、垃圾處理、機場、碼頭、港口、鐵路、汽車站、地鐵、人防工程等重點市政基礎設施和交通基礎設施工程檔案;（3）學校、醫院、住宅、銀行、商場、公園、名勝古跡等大型公共建筑及園林綠化、廣場、風景名勝建設工程檔案;（4）其他災害發生時涉及救援、恢復生活，恢復生產、經濟的城市詳細規劃和控制規劃，以及重要工業建筑工程檔案;（5）重要的住房城建聲像檔案。

3）科學籌劃，規范城建檔案異地備份的工作流程。一是申請資金，設備采購。在設備采購上，要考慮紙質檔案數字化工作所需要的設備，以及存儲服務器設備，沒有設計電子檔案管理系統的還需要考慮電子檔案管理平臺的引進。在采購設備時，還要考慮到計算機行業技術和設備淘汰周期性，要采購最先進的設備，以延長試用期。二是構建城建檔案紙質檔案數字化及電子檔案管理平臺。首先是紙質檔案的數字化。考慮到中小城市的城建檔案館人員有限，資金有限，因此，紙質檔案數字化工作宜采取外包給專業數字化公司的方式進行，中小城市城建檔案館爭取財政經費支持，并提出相關標準、要求，專業數字化公司提供先進的技術和軟硬件設備，雙方合力，共同完成紙質檔案數字化工作。第二是電子檔案管理平臺構建。朝陽市城建檔案電子管理平臺及數字化加工采取與設計部門聯合，并面向社會招標的方式，面向全社會公開招標，選擇適合的單位進行合作。軟件系統方面，結合工作實際，與設計部門聯合設計具有以下功能的軟件：城建檔案業務管理平臺、檔案互聯網平臺、電子檔案編制平臺、電子檔案接收審核平臺、檔案查閱平臺。在硬件方面，主要需要服務器及磁盤陣列。除明確規定各項功能、指標外，還要確保企業提供優質的售后服務，確保軟硬件在以后的工作中正常應用。[2]

4）明確思路，選擇好異地備份載體。除了考慮介質的存儲容量、速度、耐久性等因素外，還要綜合考慮以下幾點：一是減少利用或存儲過程的損壞頻率，如防止撞擊、震落，造成存儲介質的損壞，以致影響數據安全。二是盡可能減少數據遷移的次數，防止數據丟失、篡改。三是應選用市場上較為暢銷、市場保有率較高、兼容性較好的產品，在售后方面有所保障。朝陽市城建檔案館結合自身實際情況，異地備份工作采用的載體形式為藍光光盤（單張光盤50G容量），運送方式為人工送達。

5）形成制度，異地備份檔案后期維護與備份常態化。城建檔案完成首次異地備份后，要有專人定期對備份數據、載體進行檢查、檢測，維護，確保備份檔案存放安全、可靠。還要定期對新入館城建檔案進行異地備份，每半年或一年對新入館檔案進行異地備份，確保備份檔案數據能及時補充、更新，做城建檔案異地備份常態化。

總之，城建檔案的不可再生性的特點決定了在任何情況下都處于安全狀態的是重中之重，對于經濟相對落后的中小城市，城建檔案的異地備份工作任重道遠，如何科學有效地做好城建檔案的異地備份工作，是檔案工作者需要長期重視的一個課題。

參考文獻

[1]郭潔.吉林地區中小城市城建檔案管理中存在問題及建議[J].城建檔案，2013（12）：20-21.

[2]林紅文.蘇州市城建檔案完成異地備份工作[J].城建檔案，2015（10）：11.

作者簡介

韓秀娟（1975-），女，遼寧省朝陽市人。現就職于遼寧省朝陽市檔案局（館），編研征集科科長，遼寧省檔案學會理事。從事檔案工作22年，多次主持和參與檔案科研項目研究，并獲得遼寧省檔案優秀科技成果獎。在檔案專業期刊上發表論文多篇。