基于信息一體化的國企檔案管理效率提升

田玲

摘 要：國企中檔案管理是國企日常管理工作的一部分，對于國企的發(fā)展能夠起到很大的作用。我國國企傳統(tǒng)的檔案管理方法主要是依靠文字來進行記載，再進行文檔的管理，在搜索文件耗時較長，儲存檔案也占用較大的空間。隨著科技的發(fā)展，信息一體化的國企檔案管理逐漸興起，不僅有助于國企檔案管理效率的提升，也能夠縮減管理檔案的成本。本文就信息一體化國企檔案管理的概念和重要性進行了說明，并且提出了一些優(yōu)化國企檔案管理信息一體化的意見。

關鍵詞：國企;檔案管理;信息一體化

檔案信息一體化的管理模式這種新型的檔案管理方法，近年來在國企逐漸被接受推行，極大程度的節(jié)約了企業(yè)的管理成本并提升了工作效率，提升了企業(yè)基礎管理的質(zhì)量，減少工作內(nèi)耗。無論什么體質(zhì)的企業(yè)，經(jīng)濟效益是企業(yè)存在和發(fā)展的根本。國企的檔案管理是一項比較繁重的工作，其重要性常常容易被忽視。然而，國有企業(yè)在國民經(jīng)濟中的重要地位決定了其檔案內(nèi)容的重要程度是非同一般的，傳統(tǒng)的管理檔案的方法需要許多的人力、物力去維護，各種突發(fā)的災害對檔案保存的完整性、有效性和系統(tǒng)性提出了巨大的考驗。

新興的信息一體化國企檔案管理是通過計算機存儲來實現(xiàn)的，不僅不會占用實際的空間，隨著網(wǎng)絡和電子信息化技術的不斷提升和日常應用的普遍性，使得檔案管理工作在文件收集、數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)化存儲和調(diào)取都十分便捷，因此本文會從信息一體化的國企檔案管理的概念入手，讓讀者對于信息一體化的國企檔案管理有一個比較深入的理解，進而論述其重要性，最后會對提高信息一體化水平的措施和方法進行論述。

1 信息一體化國企檔案管理的內(nèi)涵

如果把信息一體化的國企檔案管理拆分成兩個概念來理解，也就是信息一體化和國企檔案管理。國企檔案管理就是指對于國企生產(chǎn)過程產(chǎn)生的記錄，留作日后使用的檔案數(shù)據(jù)，包括合同、文書以及生產(chǎn)計劃等等。信息一體化則是指在現(xiàn)代信技術、互聯(lián)網(wǎng)及移動互聯(lián)網(wǎng)技術構(gòu)成的綜合通信平臺基礎上，通過個人終端，移動APP以及計算機PC端的結(jié)合，來實現(xiàn)管理、業(yè)務、推廣營銷等全方位的活動。而信息一體化的國企檔案管理就是指運用信息技術來進行國企的檔案管理，當然，它指的并不僅僅是把檔案進行數(shù)據(jù)化處理，更包含著其他工作的變革，即國企內(nèi)部的生產(chǎn)和工作全面借助計算機和數(shù)據(jù)庫來完成，因為如果沒有其他技術的配合，檔案的信息一體化就不可能完成。

2 信息一體化國企檔案管理的重要性

2.1 提高檔案管理的效率

國企中的檔案管理內(nèi)容比較復雜，前文就說過包括合同、生產(chǎn)計劃、會議記錄等等，傳統(tǒng)的檔案管理方式即耗時又耗力。例如，某國企需要與一家外企進行合作，鑒于從前多次有過與外企合作的經(jīng)驗，需要調(diào)用之前的合同和合作方式資料來進行研究，傳統(tǒng)的檔案管理方式，調(diào)取所有文件后，查看和研究也是非常繁瑣的。如果采用信息一體化的檔案管理模式，在電腦的檔案管理庫搜索關鍵字，所有的信息將一目了然，而且還會設置比較和分類的功能，根據(jù)當前工作進程的不同階段可以挑選要比較的資料和數(shù)據(jù)，這樣就能大大的提升工作效率。

2.2 節(jié)約能源，保證信息的留存性

傳統(tǒng)的國企檔案管理儲存占用空間大，需要大量的紙張進行信息檔案的歸納和整理，而信息一體化檔案管理需要各個部門進行數(shù)據(jù)的錄入，在工作的時會在數(shù)據(jù)庫中輸入工作內(nèi)容和數(shù)據(jù)來統(tǒng)一進行的管理，這樣減少了紙張能源的浪費。更重要的是，節(jié)省了空間。信息一體化的檔案管理方法，保證了信息的留存，還可以通過異地備份等模式提升檔案保管的安全性。例如，A省的某個國企，在2012年發(fā)生大火，檔案室被燒毀，2012年以前的所有檔案隨著這場大火付之一炬，這對于之后該國企的資料數(shù)據(jù)讀檔簡直是毀滅性的打擊。但是信息一體化的檔案管理則可杜絕這些問題的發(fā)生，即便發(fā)生大火等災難，只要連接網(wǎng)線，登錄數(shù)據(jù)庫，這些數(shù)據(jù)依然保存完好。

3 提升國有企業(yè)信息一體化檔案管理水平的對策

信息一體化檔案管理的優(yōu)勢當然不止于上文所論述的，還能降低企業(yè)的運營成本，減少企業(yè)的人力成本支出，提高企業(yè)的科技生產(chǎn)能力等等，因此提升國企檔案管理的信息一體化水平就很關鍵，接下來我們對此進行論述。

3.1 提高企業(yè)的科技水平

要想實現(xiàn)信息一體化檔案管理，一個強大的管理系統(tǒng)是先決條件，而后通過搭建網(wǎng)絡管理平臺，實現(xiàn)統(tǒng)一管理和存儲，前期需要大量資金投入。雖然對于技術的投入永遠都是回報高于投入的，但這需要企業(yè)對檔案工作的高度認同，在技術和經(jīng)濟方面給予支持。通過先進的設備和技術為檔案管理提供技術動力，建立完善的檔案管理系統(tǒng)，并且日不斷的完善該系統(tǒng)，為信息一體化檔案管理提供硬件支持。

3.2 提高工作人員的檔案意識

信息一體化檔案管理的實現(xiàn)是一個非常復雜的過程，除了需要技術人員開發(fā)外，還需要國企工作人員的配合。現(xiàn)代國企的工作人員工作內(nèi)容多且繁雜，又普遍認為檔案工作與自己無關是檔案管理人員的事情，工作處于慣性思維，對于新系統(tǒng)的使用存在排斥，這會阻礙檔案管理人員的信息管理工作，因此企業(yè)要積極的鼓勵大家去熟悉、學習新技術和檔案管理系統(tǒng)，認同掌握信息一體化檔案管理的方式方法。

3.3 警惕信息一體化問題

檔案管理實現(xiàn)信息化之后帶來了管理便捷的同時也增加檔案泄露的風險，帶來安全隱患。目前網(wǎng)絡上會有網(wǎng)絡黑客，盜取各類信息，或者攻擊企業(yè)的網(wǎng)站，這就需要在實現(xiàn)信息一體化檔案管理的過程中不斷升級網(wǎng)絡安全防控，對于出現(xiàn)的問題及時的解決，時刻保有警惕性和憂患意識。

4 結(jié)語

信息一體化檔案管理對于國企的發(fā)展很有利，因此它的發(fā)展也必將是檔案管理方式發(fā)展的一個趨勢。在目前的科技發(fā)展水平之下，國有企業(yè)當然不可能完全實現(xiàn)信息一體化的檔案管理，但是為了長遠的發(fā)展，國有企業(yè)應該對信息一體化的檔案管理抱有充分的認識和積極的態(tài)度，不斷的推進企業(yè)進行信息一體化改革，推進信息一體化檔案管理的進程。

參考文獻

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