探討現(xiàn)代人事檔案管理存在的問(wèn)題及解決措施

摘 要：立足新時(shí)期，人事檔案在人才培養(yǎng)、人才開(kāi)發(fā)、人才利用方面的作用不斷提升，人事檔案管理工作迎來(lái)新的變革并進(jìn)入新的發(fā)展階段。因此，要以檔案事業(yè)發(fā)展方向?yàn)橹敢Y(jié)合當(dāng)前人事檔案管理的實(shí)際情況，剖析現(xiàn)代人事檔案管理中存在的突出問(wèn)題，進(jìn)一步尋找解決措施，有效提升管理效益，為單位的發(fā)展奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：?jiǎn)栴};現(xiàn)代;解決措施;管理;人事檔案

新時(shí)期，人事檔案管理工作應(yīng)當(dāng)為社會(huì)人才流動(dòng)提供更為準(zhǔn)確、系統(tǒng)的信息資源，開(kāi)辟全新的發(fā)展道路。過(guò)去一段時(shí)間內(nèi)，部分單位人事檔案管理工作尚未實(shí)現(xiàn)精細(xì)化、現(xiàn)代化以及專業(yè)化，管理質(zhì)量低下的問(wèn)題突出，嚴(yán)重影響了后期檔案的使用以及服務(wù)。故此，本文將重點(diǎn)就人事檔案管理工作進(jìn)行概述，探討現(xiàn)存的問(wèn)題，結(jié)合相應(yīng)的理論提出建議，希望能夠系統(tǒng)性地為相關(guān)工作人員提供參考，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理與現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的融合。

1 人事檔案管理概述

人事檔案主要是人事信息以及個(gè)人基本信息的集合體，其以特定的形式存在，主要服務(wù)于人事工作[1]。人事檔案內(nèi)容眾多，主要涉及獎(jiǎng)懲評(píng)定、晉升評(píng)價(jià)、單位變動(dòng)、崗位變動(dòng)、人事任免、社會(huì)關(guān)系以及其他方面，具有很強(qiáng)的人身附和性。相較于其他檔案管理工作，人事檔案管理有以下特點(diǎn)：一是私密性。人事檔案中許多內(nèi)容與社會(huì)個(gè)體的基本隱私息息相關(guān)。非因法定事由以及法定程序，任何單位、個(gè)人不得竊取并破壞人事檔案。二是價(jià)值突出。人事檔案通常服務(wù)于人事工作，會(huì)對(duì)人事工作造成重大的影響，價(jià)值重大。正是由于其價(jià)值突出，所以必須要對(duì)人事檔案進(jìn)行科學(xué)管理，最大限度地保障其真實(shí)性和準(zhǔn)確性。三是數(shù)量多、內(nèi)容龐大，管理難度大。由于人事檔案具有不可替代性，所以其會(huì)隨著人口的增加而增加。同時(shí)，隨著時(shí)間的推移，人事檔案中的內(nèi)容也會(huì)更加豐富。因此，相較于其他檔案管理工作而言，人事檔案管理工作更為復(fù)雜，需要耗費(fèi)更多的人力、物力以及財(cái)力資源。

2 現(xiàn)代人事檔案管理存在的問(wèn)題

1）人事檔案管理信息化建設(shè)滯后。現(xiàn)階段，部分單位人事檔案管理工作缺乏特色化和信息化，難以實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的高效利用。一是數(shù)字人事檔案?jìng)浞莨ぷ鞔嬖诼┒矗?xí)慣于通過(guò)U盤、硬盤等電子媒介對(duì)數(shù)字人事檔案進(jìn)行保管。一旦U盤以及硬盤被非法加密或者破壞，則會(huì)導(dǎo)致線上的人事檔案管理工作陷入癱瘓[2]。二是大數(shù)據(jù)技術(shù)與人事檔案管理的融合程度不高，尚未將其應(yīng)用至檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案專題建設(shè)領(lǐng)域，不利于后期的檢索與開(kāi)發(fā)工作。三是人事檔案安全管理工作薄弱，檔案管理系統(tǒng)存在一定的安全隱患，容易受到非法病毒的入侵。

2）專業(yè)管理人才匱乏。時(shí)代不斷前進(jìn)，人事檔案管理人員面臨的環(huán)境不斷改變，一旦自身欠缺某一領(lǐng)域的專業(yè)知識(shí)，則很難緊跟時(shí)代潮流。總體而言，我國(guó)人事檔案管理人才匱乏，難以實(shí)現(xiàn)精細(xì)化、現(xiàn)代化的管理目標(biāo)。之所以出現(xiàn)這種原因，一是因?yàn)椴糠謾n案管理人員自主學(xué)習(xí)的能力和意識(shí)較弱，沒(méi)有及時(shí)更新自身知識(shí)體系以及優(yōu)化自身技能結(jié)構(gòu)，仍然習(xí)慣于采取傳統(tǒng)的管理模式。二是因?yàn)椴糠謫挝蝗瞬排嘤?xùn)工作薄弱，沒(méi)有重點(diǎn)圍繞當(dāng)前檔案管理隊(duì)伍的現(xiàn)狀以及檔案事業(yè)發(fā)展趨勢(shì)來(lái)開(kāi)展培訓(xùn)工作。一方面，部分單位存在“輕實(shí)踐演練，重理論教學(xué)”的問(wèn)題，檔案管理人員參與意識(shí)不強(qiáng)，應(yīng)用能力不高。另一方面，部分單位培訓(xùn)模式單一，缺乏開(kāi)放化、現(xiàn)代化的培訓(xùn)體系。

3）人事檔案管理體制機(jī)制存在問(wèn)題。人事檔案管理體制機(jī)制的漏洞在很大程度上影響了單位人事檔案管理工作常態(tài)化、科學(xué)化以及規(guī)范化發(fā)展，難以實(shí)現(xiàn)高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求的基本目標(biāo)[3]。一是沒(méi)有及時(shí)根據(jù)人事檔案管理工作的變化對(duì)相關(guān)的規(guī)章制度以及細(xì)則進(jìn)行補(bǔ)充和修訂，影響人事檔案資料的管理與收集。二是人事檔案材料建檔流程、歸檔流程、盤點(diǎn)流程、查詢借閱流程過(guò)于寬泛，不利于人事檔案信息資料的收集、傳輸與利用。三是績(jī)效考核指標(biāo)不完善，沒(méi)有突出人事檔案規(guī)范化管理的重要性，無(wú)法準(zhǔn)確評(píng)價(jià)人事檔案管理人員的工作業(yè)績(jī)。四是電子檔案管理機(jī)制缺失，沒(méi)有具體參照的標(biāo)準(zhǔn)，影響人事檔案數(shù)字化的進(jìn)程。

3 現(xiàn)代人事檔案管理問(wèn)題的解決措施

1）深入推進(jìn)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的目標(biāo)。為了更好地保障人事檔案的完整性、安全性和真實(shí)性，單位要深入推進(jìn)信息化建設(shè)，將信息技術(shù)這一有力抓手融入到人事檔案管理的各個(gè)領(lǐng)域。一是要做好人事檔案?jìng)浞莨ぷ鳎瑧?yīng)用阿里云、百度云、騰訊云對(duì)人事檔案進(jìn)行長(zhǎng)期保存。同時(shí)，可以進(jìn)一步探索云終端與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的同步，減少備份的中間環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字人事檔案的自動(dòng)備份。通過(guò)該種方式，即使硬盤或者計(jì)算機(jī)損毀后導(dǎo)致數(shù)字人事檔案丟失，也可盡快的對(duì)數(shù)字人事檔案進(jìn)行下載。二是要做好大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用工作，依托于該項(xiàng)技術(shù)來(lái)搭建相關(guān)的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，開(kāi)展人事檔案專題建設(shè)工作。三是要做好人事檔案安全管理工作，對(duì)人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)字加密，確保人事檔案的價(jià)值。

2）打造專業(yè)管理人才隊(duì)伍，夯實(shí)管理基礎(chǔ)。人才是做好人事檔案管理工作的基礎(chǔ)和核心。一方面，人事檔案管理人員要具有憂患意識(shí)、責(zé)任意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，結(jié)合自身工作短板來(lái)提升自我，不斷自主學(xué)習(xí)最新的檔案管理技能，實(shí)現(xiàn)自身的職業(yè)價(jià)值。另一方面，單位要健全培訓(xùn)機(jī)制，優(yōu)化培訓(xùn)內(nèi)容，不斷增強(qiáng)人事檔案管理人員的信息整合能力、歸檔能力、鑒定能力、信息技術(shù)應(yīng)用能力，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的高效率管理。同時(shí)，單位可以創(chuàng)新模式，探索構(gòu)建開(kāi)放化、現(xiàn)代化的人才培訓(xùn)體系，加強(qiáng)與檔案館、檔案局、高校等部門的聯(lián)系，打造“人才共育”以及“人才定向培養(yǎng)”機(jī)制。單位也可以邀請(qǐng)相關(guān)專家開(kāi)設(shè)以“現(xiàn)代人事檔案管理與創(chuàng)新”為主題的培訓(xùn)活動(dòng)和講座，拓寬人事檔案管理人員的視野。

3）優(yōu)化人事檔案管理的體制機(jī)制。為了更好地推動(dòng)人事檔案管理工作朝著精細(xì)化的方向發(fā)展，單位有必要優(yōu)化人事檔案管理體制機(jī)制，明確發(fā)展規(guī)劃，合理配置各項(xiàng)資源。一是要及時(shí)根據(jù)人事檔案管理工作的變化以及形勢(shì)的變化對(duì)相關(guān)的規(guī)章制度以及細(xì)則進(jìn)行補(bǔ)充和修訂，用制度來(lái)約束、指引并規(guī)范員工的行為，實(shí)現(xiàn)科學(xué)收集與高效管理。二是要理清檔案材料建檔流程、歸檔流程、盤點(diǎn)流程、查詢借閱流程，并在各個(gè)流程設(shè)置相應(yīng)的責(zé)任人員，確保各個(gè)流程之間能夠有效銜接。三是完善績(jī)效考核指標(biāo)，突出檔案規(guī)范管理在績(jī)效考核中的重要性，強(qiáng)化檔案管理人員規(guī)范意識(shí)。四是建立電子檔案管理機(jī)制，明確不同類型數(shù)字檔案的處理標(biāo)準(zhǔn)，便于后期對(duì)檔案資源進(jìn)行利用與開(kāi)發(fā)。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，為了迎合檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)，走出一條特色化、創(chuàng)新化以及科學(xué)化的發(fā)展道路，單位必須要改革人事檔案管理工作的內(nèi)容，創(chuàng)新人事檔案管理的體制機(jī)制，不斷加強(qiáng)實(shí)踐管理能力。一是要深入推進(jìn)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的目標(biāo);二是要打造專業(yè)管理人才隊(duì)伍，夯實(shí)管理基礎(chǔ);三是要優(yōu)化人事檔案管理的體制機(jī)制。除此之外，各個(gè)單位也可以結(jié)合自身單位的具體實(shí)際，從其他角度來(lái)優(yōu)化人事檔案管理內(nèi)容，創(chuàng)新人事檔案管理模式。但需要注意的是，無(wú)論采取何種方式對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，確保其真實(shí)性、可靠性、準(zhǔn)確性以及完整性是一項(xiàng)最為基本的準(zhǔn)則。

參考文獻(xiàn);

[1]張艷歌.人事檔案管理的創(chuàng)新性研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（20）：162.

[2]康昆展.事業(yè)單位人事檔案信息化管理的思考與對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（20）：91.

[3]邱瑩.人事檔案材料的收集與整理研究[J].傳播力研究，2019，3（30）：246.

作者簡(jiǎn)介

徐紓（1978-），女，江蘇省南京人，本科，畢業(yè)于江蘇省委黨校，助理管理員，研究方向：檔案管理。