淺談零售企業銷售業務內部控制中存在的問題及對策

摘要：在市場經濟發展迅速的背景下，企業要想更好的生存下去，必須對其內部的各個層面進行不斷的完善，規范內部的各項業務，以促進企業實現戰略目標。零售企業作為市場經濟中的重要主體，主要業務是銷售，對其內部控制完善存在一定的必要性。銷售業務是零售企業的重要業務活動，本文通過對零售企業銷售業務的內部控制過程進行分析，提出了目前零售企業銷售業務內部控制中存在的問題，并據此提出了相應的優化對策，以期促進零售企業內部控制進一步完善。

關鍵詞：零售企業;銷售業務;內部控制;應收賬款

中圖分類號：F279文獻識別碼：A文章編號：2096-3157（2020）04-0007-02

一、引言

隨著我國傳統貿易行業的不斷發展，零售企業也在持續創新并不斷完善企業內部各項體系的建設，企業逐漸意識到內部控制的重要性。在零售企業的發展過程中，銷售業務起了極大的推動作用，其財務狀況又是企業發展的基礎。本文以零售企業的銷售業務與內部控制為基礎，分析零售企業在銷售業務的控制中存在的問題，以及針對這些問題提出相應的解決對策，以此來為財務與銷售業務對零售企業的發展所帶來的影響作出分析并進行改進。

二、零售企業銷售業務實施內部控制的必要性

零售企業的銷售業務是以銷售計劃為起點，售后服務為終點，由于零售企業集中采購、分散銷售，以及規模效益高等特點，零售企業通常市場競爭力較強，其客戶群體呈現數量眾多、規模一般較小等特點。企業的銷售業務涉及多個層面和部門，主要過程是銷售人員通過市場開發、產品營銷等方式尋找客戶，經過客戶信用調查、詢價定價、訂立合同、履行合同義務后開出發票，收取貨款，并對售后服務進行跟蹤調查等活動。在這些銷售活動中，各部門的職責以及權限劃分尤其重要，必須加強對客戶貨款往來的控制，防止舞弊串謀，基于此，零售企業的銷售業務內部控制必然成為企業的管理重點以及難點。內部控制是企業全方位人員參與并全過程控制的，實現企業特定目標的一種體系。科學有效的內部控制體系包括能夠幫助企業識別以及防范內部風險的發生，提升企業內部管理水平和風險防范能力，為企業實現目標提供合理保證。在企業的銷售業務中，內部控制起著至關重要的作用。

三、零售企業銷售業務中內部控制存在的問題

1.客戶信用體系不完善

客戶信用是對客戶履約能力的全面調查以及客觀評估。客戶信用對于企業的風險控制起著重要的作用，對于客戶信用的調查以及評估是開展銷售業務的前提及基礎。目前市場經濟環境下，大大小小的企業魚龍混雜，一些信用低下的企業蓄意拖款甚至詐騙，這就要求企業在開展銷售業務之前對客戶進行全面調查。但是由于零售企業面對的客戶數量眾多，規模不一，對客戶信用的調查及評估僅依靠業務員的主觀判斷，會出現對客戶評估不全面的情況，而業務員為了完成銷售業績也會傾向于美化客戶，無視風險，這樣必然導致企業的損失。因此建立完善的客戶信用體系是銷售業務的重要環節。

2.銷售策略及定價機制不合理

基于對客戶信用調查的基礎上，對不同的客戶在不同時期實行不同的銷售策略，是企業在銷售過程中應當重視的。同時在營銷人員進行銷售的過程中，企業應該隨著營銷進程適當調節產品的價格。零售企業為了提高市場占有率、增加銷售量，往往賦予銷售人員一定的定價權，如果沒有合理的定價機制，銷售人員容易濫用定價權，直接導致企業的利益受損，并增加壞賬的風險。同時，企業的事權審批制度不夠完善，也導致銷售人員濫用定價權的行為得不到及時的發現和糾正。在銷售過程中，產品的價格往往會隨著市場的變動而進行相應的調節，這種價格變動的信息如果未能及時傳遞給營銷人員的話，就會造成價格更新不及時，可能出現客戶的訂單價格小于產品的定價，造成企業的虧損，不利于樹立良好的企業形象，甚至會造成企業與客戶之間產生糾紛。

3.合同管理流于形式

銷售業務的發生涉及雙方的權利義務，必須以書面的形式訂立相應的合同，而合同的管理又是企業履行義務、按時收回貨款的重要依據之一。在銷售過程中，銷售合同與訂單是最重要的兩個組成部分，它們分別是客戶與企業所簽訂的買賣協議。在合同與訂單的執行過程中所出現的問題，除了在上文中提到的由于價格更改不及時所造成的雙方價格不相符，而對企業帶來了一定的經濟損失。另外還包括合同內容中存在欺詐，造成了一方利益的嚴重受損，合同未經過授權私自擬定，給銷售業務帶來了極大的不便，產生極大的風險。合同章的管理不嚴格進一步加劇了這些問題的嚴重程度。這些問題的產生在一定程度上是由于對銷售過程與合同的簽訂、訂單的下達過程中的管理不到位，監督機制以及審核機制沒有發揮其應有的作用導致的，從而造成了整個企業的利益受損，并對企業形象帶來了一定的打擊。

4.應收賬款管理不完善

在整個銷售業務中，資金的回籠是至關重要的環節。銷售業務中的應收賬款管理尤其重要，但是目前零售企業中的應收賬款管理不到位，制度不完善的情況日益突出。主要表現在：應收賬款的管理沒有形成系統，銷售人員不知道哪一些款項到期了，哪些已滯期，哪些需要重點跟蹤，哪些已成為問題賬款，這就造成了信息的不對稱，不利于企業應收賬款管理。財務部門對銷售業務的記錄以及信息不夠全面也會造成應收賬款管理無法有序開展。同時，企業的對賬體系不夠完善，每年進行一到兩次的應收賬款詢證，并不能全面覆蓋企業的應收賬款客戶，并且周期時間較長，這段期間客戶的信用、經濟、經營狀況等有可能發生了較大的變化。最后，企業對應收賬款壞賬的確定沒有嚴格的審批及管理，有些未達到確認壞賬條件的應收賬款也作為壞賬潦草處理，對企業的資金回收以及利潤產生不好的影響。

四、零售企業銷售業務中內部控制的優化對策

1.建立健全客戶信用機制

企業應當建立全面評估客戶信用的評估體系以及評估方法，建立客戶信息檔案，對于核心客戶的經營以及資信變動情況尤其需要加以關注，如有突發事件，應立即采取有效措施，防范信用風險。首先，建立起定期訪客和客戶評估制度、黑名單制度以及客戶滿意度調查等制度，系統建立從開發客戶到售后服務的全過程管理;其次，加強對市場相關情況的調查和分析，確定合理的定價機制和信用方式，平衡好貨款回籠和市場份額，并根據市場變化和客戶信用情況及時調整策略，同時靈活運用多種營銷方式，擴大品牌影響力，促進銷售目標實現，不斷提高市場占有率;再次，企業應當完善售后服務制度，加強客戶服務的質量和效率，定期收集客戶投訴意見，運用大數據技術對客戶普遍反映的問題進行著重改善，持續提升客戶滿意度和忠誠度，不斷改進產品質量和服務水平。

2.建立完善的銷售價格管理機制

企業應當建立并完善銷售價格管理機制，對銷售人員的定價權有明確的制度以及依據，建立完善的價格審批制度，保證價格審批的職權符合公司的規定并能夠進行快速審批，以免因審批不及時造成訂單的流失。同時，需要建立起價格變更的通知系統，使所有銷售人員能夠在價格變動的第一時間收到通知，避免延遲以及通知不到位的情況，造成公司的損失。

3.加強合同管理制度

簽訂合同前，銷售人員以及相關審批人應當充分了解合同對方的經營資質、信用狀況等有關內容，確定對方當事人具備履行合同義務的能力，這與上述客戶信用機制的建立具有相同的目的。確定客戶的主體交易資格以及信用狀況后，還應加強合同審批流程，制定規范的合同模板，在銷售業務過程中盡量使用制式合同，未使用過的非制式合同應實行合同評審。在合同管理的過程中，需要注意的是，合同管理系統與資金收付應與會計系統有機整合，既能完善合同的管理和評審，同時也有利于資金回籠的監控，與會計系統整合之后，便于合同管理和資金監控，實現業務與財務無縫銜接。同時還需加強合同糾紛管理，明確糾紛產生的處理辦法。企業應在合同中明確糾紛產生后的處理辦法，以免糾紛發生時處于被動的地步，在通常情況下，企業應當使用制式合同模板確定雙方的權利義務，避免非制式合同條款的內容不全面造成糾紛的發生。

4.完善應收賬款管理

企業應當完善應收賬款管理制度，按照職務不相容相分離原則進行管控。但是實際操作中，出于成本效益的考慮，有些崗位不能實行職務分離控制的，需要實施替代的控制措施。首先，銷售部門負責應收賬款的催收，財會部門負責辦理資金結算、監督款項回收并定期發布應收賬款的到期情況，以便對問題貨款或者滯期貨款進行重點催收和管理;其次，企業應當加強對銷售全過程的會計系統控制，并詳細記錄，確保會計記錄與業務記錄、物流倉儲記錄核對一致;再次，建立全方位的對賬體系。企業應當指定專人通過函證、上門拜訪等方式，定期與客戶核對應收賬款等往來款項，同時建立實時對賬、月度對賬、半年度對賬以及年度對賬的全方位對賬管理體系，加強與客戶的對賬，預防銷售人員私收貨款、濫定價格等行為;最后，企業應當加強應收賬款壞賬的管理，對壞賬的確認條件、核算方法以及責任劃分應有明確的規定，并嚴格控制壞賬的產生，避免公司形成大額壞賬。

五、結語

零售企業的銷售業務非常重要，對其進行完善的內部控制有利于防范風險，促進企業價值提升，以最終實現目標。因此，針對目前零售企業內部控制中存在的問題，應進行深入的分析，并找出相應的解決對策，從客戶信用體系、定價機制、合同管理以及應收賬款管理等方面進行持續完善。同時，還需要考慮企業自身的內部環境、組織架構以及不同群體客戶的特性，結合企業的管理水平、發展戰略、會計信息系統以及其他業務的流程等方面，設計并建立有效的內部控制體系，并關注體系運行的有效性。長遠來看，一套科學有效的內部控制體系必能提高企業的風險防范能力，使企業創造出更大的經濟價值。

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作者簡介：

嚴月娥，供職于廣東宏川新材料股份有限公司。