高校OA系統上線初期運行與改進分析

林孜 莊俊雄

摘要：隨著高校信息化程度的提升，高校OA系統應用普及率越來越高。本文基于福建商學院的實例研究，對OA系統上線初期出現的主要問題進行分析，并提出改進對策。

關鍵詞：OA系統;高校;改進

中圖分類號：TP317 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2020）01-0211-02

0 引言

辦公自動化簡稱OA（Office Automation），它基于計算機技術，通過網絡，協助各單位內部員工快速便捷處理公文，有限范圍內共享資源，線上進行工作流程的申請審批及各類信息的統一管理。OA無紙化、規范化和高效的特點使其在我國近二十年得以快速推廣和使用。

1 實施OA系統的背景

1.1 高校信息化背景

《國家中長期教育改革和發展規劃綱要（2016-2020年）》明確提出從教育信息基礎設施、優質教育資源、教育管理信息系統三方面大力推進教育信息化，把教育信息化納入國家信息化發展整體戰略。因此，加快高校信息化建設，搭建優質辦公自動化平臺成為了各高校提升管理能力的一項有效措施，無紙化辦公也順應了國家構建節約型社會的時代背景。

1.2 學校實際情況

福建商學院由福建商業高等專科學校和福建對外經濟貿易職業技術學院于2016年3月合并后正式成立。作為一所新晉本科院校，該校不同院系和管理部門分散在三個校區，節約管理成本、規范業務流程、提高工作效率、實現多校區信息互通成為建設OA系統的主要目的，在線遠程辦公也能避免教職工在校區間“多跑腿”。

2 福建商學院OA系統建設情況

福建商學院OA系統自2019年1月開始正式建設，校信息技術部門和OA建設廠商成立OA系統建設團隊。團隊通過兩個月時間進行各部門走訪及各業務表格的收集，明確了此次建設的主要框架，經過近四個月的系統搭建和調試改進，該校OA系統于2019年6月開始試運行。該系統共分為了七個模塊，包括公文管理、流程管理、會議管理、用戶管理、日程管理、通知公告及工作溝通。

3 OA系統使用現狀及問題分析

3.1 人員登錄量較低

目前該校OA系統可通過pc端和手機端進行登錄使用。Pc端通過校統一身份認證平臺進行認證登錄，手機端基于釘釘進行開發，用教職工手機號進行實名注冊激活。通過管理員對后臺的登錄統計，教職工在工作日通過pc端的登錄量為200人左右;手機端實名激活人數共619人，達到全校教職工總數的75%，但工作日平均登錄量為300人左右。從登錄人員分布來看，主要集中在學校業務管理部門和各學院行政部門，以授課為主的教師日常登錄比例較低，較多教師未形成日常登錄OA系統查看信息的習慣。

3.2 業務流程使用較少

目前系統中已有的業務流程模板共41條，涵蓋了校辦公室、財務處、人事處等7個部門的常見業務審批流程。經過統計，系統中已在審批或審批結束的業務流程共兩百多條，流程量最多的是網絡故障報修申請，隨后依次是用車申請，校官方郵箱申請，部門網頁設計及修改申請。從數據上可以看出，信息技術中心的業務流程在OA中使用最多，其次是校辦公室，而人事處、資產管理處、財務處、后勤處和教務處的業務流程均未在OA系統中執行，仍然以線下審批為主。由此可見，盡管已經配置了相關業務審批流程，但大部分管理部門還是使用線下的紙質審批單進行業務流轉，對線上審批并未接納。

3.3 公文處理尚未規范

由于紙質發文改為網上電子發文，一部分發文人員對網上發文方式不夠熟悉，使得公文的字體格式不規范，公文不夠嚴謹;部分起草人對公文該分發的節點人選存在誤選，影響了文件發布的時效性;由于種種原因，部分公文起草后未繼續進行審批流程，也未作其它處理，導致文件滯留。

4 建議與對策

4.1 進行推廣提高時效

在高校辦公管理工作中，時效性是順利實現上情下達的重要保障。只有提高OA系統的上線率，各部門節點處理人才能及時處理手上的待辦事宜，使得流程順利運轉，避免出現流程停滯和公文滯留，提高辦公管理的時效性。一方面可推廣使用手機端OA，如在手機端OA推出一些“傳圖識字”、“會議簽到”、“投票助手”小功能，幫助教職工提高工作效率，進一步提高手機端OA的下載量;另一方面可通過短信、微信等方式與教職工OA賬號綁定，實現即時待辦提醒，不受地域限制進行公文和流程處理，大幅提高待辦處理的時效性;還可在OA中多上線與教職工切身利益相關的功能，如工資查詢、考勤查詢等，提高OA系統的利用率。

4.2 提升系統優化流程

持續不斷地優化才能使得OA系統滿足時代需要和高校需求。一方面隨著高等教育的深化改革和發展，高校教學管理方式也在持續更新和改變，OA系統在滿足基本辦公需求的前提下，仍需要學校信息技術部門持續跟進教育管理部門的新要求，對OA系統進行提升;另一個方面隨著OA系統使用人數的增多，使用頻率的加大，暴露出的問題也隨之增多，因此學校信息技術部門需要建立“問題收集-原因分析-解決方案”的工作流程，規范化對系統進行改進。只有不斷優化系統的流程，使系統更具便捷性、可靠性和易用性，才能讓OA系統對高校辦公的高效運轉作用最大化。

4.3 轉變觀念加強培訓

從系統登錄量和流程使用率來看，還有很大一部分教職工仍遵循紙質辦公的習慣，不愿改變，甚至對使用信息化系統辦公存在抵觸和畏懼心理。針對此類現象，一是建議高校信息技術部門為OA系統編制詳細的使用說明，盡量采用圖文并茂、視頻演示的方式，讓使用說明更易懂，削弱教職工對使用信息化系統辦公的畏難情緒;二是在各部門挑選計算機能力相對較好的教職工作為自己部門的OA部門管理員，學校統一對OA部門管理員進行技術培訓，并建立溝通群組，形成逐級的技術傳遞，幫助教職工形成使用OA的辦公習慣。

5 結語

高校OA系統作為提升高校辦公管理水平的主要手段，有效地為教職工提供信息共享平臺，提高了辦公效率，解決了高校多校區的管理不便。隨著智慧校園建設的逐漸鋪開，OA系統將納入智慧校園大平臺，成為為高校管理者提供決策依據、提升高校信息化水平和教育辦學能力的重要環節之一。

參考文獻

[1] 張敏.淺談高校OA系統建設初期的若干問題及對策——基于福建教育學院辦公自動化實踐[J].福建教育學院學報，2012（6）：117-119.

[2] 杜靜.新形勢下高校辦公自動化建設改進方向初探——以南京農業大學OA系統建設為例[J].管理觀察，2017（14）：143-144.