論新形勢下如何搞好農業科技檔案管理工作

李銀霞

摘 要：檔案管理工作是對某方面成果的維護和總結，對日后工作的展開有一定的指導作用，該工作包括檔案的接收、整理、保管、編目、統計以及利用服務。基于此，本文簡單例舉了農業科技檔案管理工作中存在的問題，并提出了搞好檔案管理工作的建議，包括加強管理意識、健全管理機制等，以提高工作效率，并為有關人士提供參考。

關鍵詞：農業科技;檔案工作;規范管理

科技檔案是社會組織或個人從事生產、科研、基建以及管理活動形成的具有保存價值的科技文件材料。農業科技檔案管理能夠提高現代農業科技工作水平，所以，檔案管理員應做好本職工作，清楚自身工作的重要性。另外，由于相關研究項目增加，造成農業科技檔案管理工作任務繁重，為了減輕檔案管理員的工作壓力，需要形成規范化管理。

1 農業科技檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理人員意識薄弱

農業科技資料不受領導以及檔案管理人員的重視，部分科研資料歸檔不及時，甚至出現拒絕歸檔的情況，導致大量的農業科技資料無法實現共享，還有部分科研人員，不愿將自己的研究成果對外公開，使單位檔案沒有持續更新，內容比較陳舊。

經調查發現，部分檔案管理人員專業性欠缺，將檔案工作視為簡單的收集和存取，特別是有關領導人員忽略了此項工作，認為農業科技檔案管理技術含量較低，未能給管理人員提供專業的學習與培訓機會。在此情況下，檔案管理工作長期停留在簡單的收集階段，甚至可能出現分類雜亂的問題。另外，檔案管理人員多為兼職，對其工作的熱情不高，缺乏對檔案的保密意識，主動服務意識也較為匱乏，導致服務工作無法落到實處，使檔案資料失去實用價值。

1.2 檔案的管理制度不完善

由于檔案管理工作未能得到有關人員的重視，致使相應的管理制度長期缺乏，影響了檔案的利用率。雖然少數單位制定了相關的制度，但并不完善，執行力度較低，基本無人遵守。因無具體的行為標準，導致管理人員并不會及時將檔案記錄在冊，在檔案外借時，造成檔案丟失，或使用困難。檔案管理單位無固定的章程，缺少相應的培訓、獎懲、考核制度，導致檔案管理工作人員的工作積極性不高，從而阻礙了檔案管理的開展[1]。

1.3 檔案的信息利用率較低

因管理人員工作積極性欠缺，主動發掘信息收集新渠道的意識薄弱，使信息獲取不暢通，未能對新信息資源進行深入研究與挖掘，同時也缺乏技術創新。在此情況下，信息更新速度慢，導致可應用的農業科技信息內容缺失;相應的管理系統不完善，致使農業科技信息缺乏時效性，信息資源無法充分共享。

2 規范農業科技檔案的管理工作

2.1 加強農業科技檔案管理意識

農業科技檔案是對科研成果的記錄，整理每一個科研項目的點滴收獲，關系到科研項目的進展，對科研經費的走向也有一定影響。部門的領導、科研人員等應對農業科技檔案管理工作有深刻認識。科研人員不能只看重研究成果和獎金，需及時將自身的研究成果向管理人員進行反饋。單位領導也應給予足夠的重視，為檔案管理工作提供充足的經費，提高工作人員的積極性。

農業科技檔案在農村工作中起到指導作用，各單位應加強對各類農業科技檔案的管理以及利用，要提高服務意識，相關部門應開展對檔案管理工作的宣傳以及業務指導，深入基層，形成科學的檔案管理指導服務體系。檔案管理對工作人員有一定的要求，需要具有工作責任感、良好的職業道德、以及樂于奉獻的精神和細心的工作態度。同時這項工作有較強的專業性，這就使檔案管理人員要有相關的檔案管理理論知識和農業科技知識，并擁有運用現代科技設備的技能。因此，檔案管理者應加強自身的農業科技知識，提高自身素質，才能做好新時期的檔案管理工作。早期的檔案管理都是手工抄寫的，從文件資料的起草、修改、刪減再到后來的定稿打印、傳閱整理以及最后的歸檔，都是人工進行的。而現代電子計算機的應用，可以通過計算機完成檔案的一系列工作，使管理工作更加自動化，因此，這項技術需要管理工作者熟練掌握。

2.2 完善農業科技檔案管理機制

檔案管理工作應逐漸具有制度化、規范化特點，良好的管理機制會使工作更加高效，體制較為落后的單位應向體制較為完善的單位進行學習，及時修正不符合操作規范的規章制度。由于管理機制混亂，導致責任不明確，對此，單位可以采取責任個人制，將檔案管理的每個環節，都設置專門的負責人員，從最開始的資料收集到最后的材料歸檔，中間任意環節出現問題，將歸咎于個人。若實行這一制度，可提高檔案管理人員對該工作的重視程度，也可端正其態度，認真執行自己的任務。即使出現丟失農業科技檔案問題，也能夠在第一時間找到負責人，并進行及時補救。

除此之外，制定檔案管理工作的操作方法，將工作內容規范化，例如：檔案如何進行分類、整理以及儲存等流程，明確具體的操作步驟，能夠使工作效率進一步提高。以分類為例，常見的分類依據為專題、專業性質及生產單位等。雖然部分單位制定了管理制度，但因管理團隊不夠專業，也影響了制度的落實情況，因此，單位應完善培訓制度以及人才引進制度，著重培養工作人員的職業技能，包括計算機軟件最新的使用方法，以及全面的檔案管理技能等等;單位可以引進專業性的人才，作為檔案管理工作的部門主管;也可以安排優秀員工外出進行培訓學習，這可作為一項獎勵，進而激勵員工的積極性，讓管理人員能夠學習到最新的技術，對工作人員快速提升自己的綜合性能力有一定的幫助。

2.3 提高農業科技檔案信息利用率

檔案管理工作主要是為了方便研究人員在開展科研活動時，能夠借鑒前人的經驗以及數據，更快速地進行下一步科研活動。為使農業科技檔案發揮其真正的作用，首先，應向大眾普及農業科技檔案使用的觀念，使大眾清楚農業技術管理對科研活動的作用，從而培養相關人員使用檔案的習慣。其次，應開發便于使用的查詢程序，使農業科技檔案獲取更為快捷，能夠間接提高對農業科技檔案的利用率。最后，科技檔案的存放應進行細致的分類，將同一類目的檔案歸在一處，并對每一個文件資料進行編號，將其記錄在冊，使工作人員能夠更快地找到所需的資料[2]。

農業科技檔案管理具有公用性，凸顯了其社會價值，通過對其價值的強調，使檔案資料在社會上得到更好地推廣，這有利于提高農業科技檔案的服務能力。實踐中應優化推廣形式，可利用行政手段，建立鄉村科學技術推廣網絡，拓寬推廣渠道，實行多層次、全方位推廣。此外，需要加強社會服務意識，從而通過擴大服務范圍以及提高服務水平，使農業科技檔案的服務能力得到提高，強化社會檔案的公用意識，提高對農業科技檔案信息的利用率。

3 結束語

農業科技檔案管理工作中存在諸多的問題，只有將檔案工作規范化，提升檔案管理者的工作意識、完善管理制度以及提高檔案信息的利用率，才能真正做好檔案管理工作。

參考文獻

[1]呂晶.淺議農業科技檔案的科學管理[J].黑龍江檔案，2019（04）：83.

[2]馬明遠，楊國航，耿東梅，等.農業科技檔案管理中存在的問題與對策研究[J].農業科技管理，2019，38（03）：37-38+56.