文書檔案的規范化管理探究

秦魏

摘 要：在當前社會背景下，規范化管理能夠推動事業單位檔案管理工作更有序地進行。然而，雖然當前許多單位都展開了規范化的文書檔案管理，但就實際情況而言，仍有一些問題存在，影響了事業單位中文書檔案價值的有效發揮。這就需要相關人員深入分析這些問題將之有效解決，才可實現事業單位文書檔案的規范化管理目標。故此，本文聯系筆者工作實際，著重探究了事業單位文書檔案的規范化管理問題及應對策略，僅供參考。

關鍵詞：規范化管理;文書檔案;事業單位

文書檔案，即單位在展開專業工作，以及行政工作的過程中，所形成的種種具有保存價值的原始記錄。單位的不同，會因其各自的工作性質，在實際工作中產生不同的文書檔案，因此，文書檔案有著諸多種類，既具有文字資料，又包含了影像、圖像和聲像等。作為信息資源憑證的一種，文書檔案可為檔案決策擬定或是發展規劃制定等，提供有效的文字依據。同時，單位決策者根據文書檔案的內容制定出的決策及發展規劃，更具有科學性、合理性，促使單位良性發展。

1 文書檔案規范化管理的重要意義

文書檔案數量多，涉及內容廣泛。檔案歸口管理部門人員在管理文書檔案的時候具有較大難度，并非單純地整理信息資源。尤其是電子文件數量的不斷增加，工作人員在平時工作中不僅要整理紙質類文書檔案，還要整理好電子類文書檔案，進而增加了工作量。最有效、直接的方法就是規范化管理文書檔案，如此能夠減少檔案管理的中間環節，減輕檔案歸口管理部門人員的工作壓力，促進文書檔案后期利用效率的提升。同時，工作人員規范化管理文書檔案，可將更為便捷的服務提供給檔案需求主體，有利于單位整體運行效能的提升，促使單位創造出更多的實際效益[1]。另外，規范化管理文書檔案，能夠更好保證文書檔案的整體性，避免丟失文件。在現實中我們會發現，不少單位在管理文書檔案的過程中，存在丟失文書檔案重要部分的情況，進而損害了單位的利益。歸根結底此種情況的出現，是因為單位不重視管理文書檔案，工作人員在整理與歸檔的時候不夠細致、規范。規范化管理文書檔案，能使這類事件出現的概率降到最低，將檔案管理人員的專業化水平充分展現出來。

2 文書檔案規范化管理過程中存在的主要問題

2.1 缺乏健全的檔案管理制度

規范化管理的基礎就是制度，唯有完備的制度才可確保管理做到規范。但就當前而言，不少單位都缺乏一套健全的檔案管理制度，具體體現在如下幾點：一是，制度不夠細化。就拿筆者所任職的人事考試中心而言，制定的文書檔案管理制度更多是指導性、宏觀性的一些文件，比如崗位職責明確等，然而針對怎樣規范、怎樣管理，缺少可操作的、細化的制度支撐。二是，制度不夠量化。一些單位先行的制度多是描述性、定性的管理制度，定量化的考核制度較為缺乏。三是，制度不夠實化[2]。現有的制度缺少針對崗位特征的規定，宏觀性較強，致使文書檔案管理中缺少指導實踐的制度。

2.2 文書檔案管理手段稍顯滯后

雖然，在信息化時代下許多現代信息技術被運用到檔案管理工作中，但仍有一些單位在管理文書檔案的時候，采用原始的手工管理方式。與此同時，即便有的單位配置了相應的先進設備來進行文書檔案管理，但缺少相應的軟件。在事業單位管理文書檔案的時候，依然存在手工抄寫說明、人工編制目錄、手動查詢資料等情況。

2.3 人員的數量及質量有待提升

伴隨國內各事業單位的不斷發展，也進一步凸顯出文書檔案的價值，對文書檔案展開規范化管理，已然是目前重要的一項任務。然而，在實際開展過程中，普遍存在著管理人員整體數量不足、業務水平參差不齊的問題。從業務水平方面而言，由于缺少培訓機會，管理方式不夠先進，一般只能完成分類、收錄等文書檔案的基本管理，難以深入挖掘檔案的價值。就人員數量方面而言，伴隨日漸嚴格的管理標準和不斷增加的文書檔案，這都需要更多專職管理人員來負責。

3 實現文書檔案規范化管理的策略

3.1 加快完善規范化管理制度

各事業單位要想實現文書檔案的規范化管理，就必須要改進和完善現有的管理制度內容，進而確保其能夠覆蓋到檔案管理工作中的所有內容。具體而言，一是，注意文書檔案分類制度的明確。如筆者所在的人事考試中心，涉及較多且較為復雜的檔案資源，所以，需要明確其文書檔案的分類標準和分類原則等，唯有如此，才可能合理分類文書檔案。二是，對文書檔案調閱制度進行明確。要想規范化管理文書檔案，就要通過調閱制度來展開規范化控制，如此能夠在調閱文書的過程中，通過該制度對簽章過程中其責任的主體進行確認，并詳細的記錄和保存調閱信息。三是，完善文書檔案銷毀制度，在銷毀文書檔案前要根據流程展開審批，并監督和管理檔案銷毀過程，避免出現檔案未銷毀或銷毀錯誤的情況[3]。四是，重視文書檔案管理制度內容的細化。在管理工作中，還需著手其他相關管理制度的制定，比如文書檔案電子化安全管理制度等，通過細化這些制度，實現規范化管理的要求。

3.2 積極引入先進信息化技術

在當前信息化時代下，傳統的檔案管理模式顯然難以滿足社會發展的實際需求，故此，事業單位應積極改進、創新自身的檔案管理手段、方式，對先進的數字檔案管理技術、計算機技術做積極引進。借助先進的信息技術，有助于檔案信息開發、利用及整理的系統性提升，更能夠減輕檔案管理人員的工作量，促進檔案查詢和歸檔效率的提高。同時，單位相關人員要加快建設檔案目錄數據庫，在電腦中錄入所有的案卷，卷內目錄、分類目錄、專題目錄等，都一定要結合具體情況著手建設目錄數據庫，在條件允許的情況下，還可進行檔案目錄中心的建立，進而實現檔案目錄的資源共享。

3.3 加強高素質管理隊伍的建設

作為一項細致性的工作，文書檔案管理對相關人員有著較高的能力要求。因此，要想保證文書檔案規范化管理，就必須建立起一支能嫻熟運用信息技術、專業知識豐富的高素質人才隊伍。對此，可從如下幾點著手：一是，單位應適當增加培訓領域的資金投入，注重培訓工作。為了保證培訓工作的效果，避免培訓工作流于表面，單位要加強技能實踐和管理實踐領域的培訓，通過現場模擬與案例講解等方式，促使工作人員實踐工作能力的提升[4]。二是，注重人員視野的開拓，加強人才交流。單位可通過密切和專業管理機構間的聯系，如圖書館、檔案館等，安排相關工作人員去到這些單位進行學習，以使工作人員的開放意識、創新意識得以加強，進而實現文書檔案管理的創新。三是，推動內部信息化建設，打造一支懂信息技術、能用好信息技術的人才隊伍。在將信息化軟硬件引入到單位后，要對檔案管理人員展開及時培訓，旨在幫助相關人員能夠將這些設施用好，最大限度減少文書檔案管理工作脫節情況的出現。四是，事業單位要注意積極引導檔案管理人員展開技術、方法創新，能積極承接國家相關的課題研究，同時可采用精神和物質獎勵結合的方式，獎勵取得一定成果的人員，在單位內營造出良好的工作環境。

4 結語

總之，文書檔案的規范化管理，不僅能使檔案資料完整性得到良好保障，還能更進一步挖掘出檔案價值，從而促進事業單位的良性發展。因此，這就需要相關人員在平時注意總結文書檔案規范化管理中存在的問題，并采用相應措施將這些問題及時解決，從而為事業單位發展提供更多的參考數據。

參考文獻

[1]金嵐.文書檔案管理的辦公自動化應用[J].智富時代，2018（3）：56-58.

[2]李秋芹.信息化背景下文書檔案管理的創新[J].企業改革與管理，2018（2）：13-14.

[3]賀瀅.探究研究生檔案管理規范化措施[J].信息記錄材料，2019（5）：43-45.

[4]宋婕，楊玉清.信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的創新[J].信息記錄材料，2019（7）：4-5.