淺析如何提升辦公室文書檔案管理質量

王朝霞

摘 要：文書檔案管理作為辦公室工作的一項重要工作，對其他各項工作的展開有著重要的意義。隨著時代的發展，傳統的辦公室文書檔案管理模式暴露出不少弊端，跟不上時代發展的需要。為此，如何提高辦公室文書檔案管理質量成為亟待解決的問題。本文就當前辦公室文書檔案管理存在的問題進行分析，論述改善措施，以期提高文書檔案管理質量。

關鍵詞：辦公室;文書檔案;管理對策

文書檔案是指機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中所形成的，由通用文書轉化而成的那部分檔案資料。辦公室文書檔案作為企業檔案管理的一部分，記錄了企事業單位的發展歷程，并在企事業單位規范化管理中發揮著積極的作用[1]。通過提升辦公室文書檔案管理效率，有助于推動其他各項工作的有效開展與運轉。

1 辦公室文書檔案管理具有的特征

1.1 一體化

在進行文書檔案管理具體作業時，需要在文件收集、運轉、承辦的基礎上進行相關作業。文書檔案主要源自文書工作，而文書工作的最終落腳點就是文書檔案。因此，文書工作的質量直接影響到文書檔案質量。可見，必須將文書工作與文書檔案管理兩項工作統一起來，二者才能相互促進，共同提高。

1.2 保密性

文書檔案的形式多樣，主要涉及上級部門與有關單位印發的各種正式文件，包括規章制度、合同、通知通告、請示與復函等內容。在開展文書檔案管理的過程中要保證有關資料的安全性。嚴格按照相關檔案保密要求，設定使用權限。

2 當前辦公室文書檔案管理存在的不足

2.1 對文書檔案的重視度不夠

檔案與資料二者的作用是相互補充的，若任何一方出現問題都會給另一方面造成不利影響。為此，必須對檔案與文件高度重視。但從現實來看大多數企業與機關單位都是將文件與資料分開保管，從而阻礙了文件與資料見的聯系，進而降低了二者的互補作用。相關工作人員日常忙于工作對文件與資料間的相互作用沒有引起重視，因而忽視了對文件與資料的管理。工作人員對上述工作花費的時間與精力相對較少，而文件與資料的管理具有復雜性的特點，需要足夠的投入，因此，工作效果自然不理想。更關鍵的是，將文件與資料分開管理使辦公室文書檔案管理的效率與進度明顯下降[2]。此外，檔案管理部門對文件與資料的管理缺乏統一標準，也降低了管理效率。

2.2 規章制度尚需改進

文書檔案通常存放在檔案室內，辦公室工作人員忙于工作常常未將辦公室文件及時歸類存放，從而導致辦公室文書檔案文件的查找比較麻煩。辦公室文件的存放與歸類屬于比較簡單的工作，通常企事業與機關團體都不會專門設置歸類存放文件的工作人員。各部門都是安排本部門人員去放置相關檔案文件，并未記錄文件放置時間，因此，如果出現紕漏則難以確定責任人，辦公室工作也會受到影響[3]。由于文書檔案管理這項工作未得到應有的重視，相關規章制度也不夠健全，工作透明度較低，增加了管理上的難度。此外，辦公室對文件的存放與使用是比較頻繁的，文件在檔案室過于頻繁的出入讓辦公室工作人員忽視了檔案文件管理的重要性。

2.3 管理人員業務水平有待提高

目前，辦公室文書檔案管理安排的工作人員大多并非專業出身，專業能力整體不高。其中，不少工作人員的專業技能與工作經驗都比較匱乏，工作基本素養有待提高。這直接影響到文書檔案管理水平的提升。辦公室文書檔案經常隨意放置，增加了管理與使用的困難程度。此外，部分工作人員缺乏足夠的責任意識，沒有詳細記錄文書檔案的存放與使用信息，也降低了文書檔案管理效率。

3 新時期提升辦公室文書檔案管理質量的對策

3.1 高度重視，加大經費投入

為進一步提升辦公室文書檔案管理效率，單位領導與管理人員首先要轉變觀念，認識到辦公室文書檔案管理在整個企業單位運行過程中占有的重要地位，與時俱進轉變觀念，從思想上加以重視。進一步強化對這項工作的責任感與緊迫感，將這項工作與其他工作放在一起作為整體進行統一部署與安排[4]。同時，根據不同的工作崗位性質與需要安排合適的工作人員，各司其職。然后，加大資金投入，選擇通風良好、干燥的庫房作為檔案室，同時，做好相關防火防潮等措施，改善文書檔案保管條件。隨著信息時代的到來，應加快檔案管理的信息化步伐，購入電腦及相關設備，將紙質檔案電子化，存儲在光盤、電腦等介質中，不僅能節省存儲空間，而且也能極大提高檔案管理

效率。

3.2 進一步優化文書檔案管理規章制度

俗話說，無規矩不成方圓，健全的辦公室文書檔案管理規章制度是確保文書檔案管理工作有條不紊開展的前提[5]。針對當前文書檔案管理制度存在的不足，應結合企事業單位自身實際對文書檔案管理存在的不足進行分析，對相關制度進行優化與改進。在完善管理制度的過程中可采取聽證制度，安排專家、學者、辦公室文書檔案管理骨干人員等參與聽證，提出意見與建議。這是確保辦公室文書檔案管理制度合理性與可行性的關鍵。在執行文書檔案管理制度的過程中可實行動態調整措施，根據文書檔案管理實際適時對制度進行調整與補充，從而確保文書檔案管理制度具有更好的可行性與可行性。

3.3 加強對文書檔案工作隊伍建設，提升文書檔案管理水平

鑒于當前辦公室文書檔案管理隊伍整體水平不高的現狀，應重視對文書檔案管理人員的培訓教育，提升其專業素養。具體來講可從三方面抓起：第一，嚴把招聘關口，適當提高對辦公室文書檔案人員的招聘條件，篩選出更多專業性人才。企事業單位與機關團體要適當提高對文書檔案人員的薪資福利，以吸引更多專業人才加入，也才能留住優秀人才。第二，制定科學的在職培訓方案，圍繞辦公室文書檔案管理特點以及需要，對新進人員與在職人員開展針對性的在職教育，豐富在職培訓方式，采用“請進來、走出去”的方式，在單位內部營造濃厚的學習氛圍，鼓勵文書檔案人員加強自主學習，不斷提升個人的專業水平。第三，出臺與培訓教育工作相適應的考核制度，確保教育培訓工作的有效性[6]。在考核過程中注意考核方式的多元化，在傳統理論考核的基礎上增加一些互動性考核，并把考核結果與職工的薪酬、職務晉升等相掛鉤，激發他們的學習熱情，也能獲得更好的培訓效果，避免培訓教育的形式化。

4 結語

綜上所述，文書檔案管理屬于辦公室工作中的重要分支，其管理水平的高低在很大程度上影響到辦公室各項業務的有效開展。鑒于當前辦公室文書檔案管理存在的問題與原因，我們必須重視文書檔案管理工作，從制度、人員、資金等不同層面加以完善，促使辦公室文書檔案管理朝向正規化、規范化、信息化的方向發展，進一步提升辦公室的工作效率。

參考文獻

[1]高翠萍.關于提升辦公室文書檔案管理工作的幾點思考[J].建筑工程技術與設計，2017，42（31）：362-363.

[2]張玉梅.信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創新[J].辦公室業務，2017，24（2）：108-108.

[3]陳黎.信息社會視角下企業辦公室文書檔案管理工作的改革與創新[J].辦公室業務，2013，15（1）：191，194.

[4]李劍峰.新形勢下如何做好事業單位文書檔案管理工作的思考[J].赤子（上中旬），2014，28（17）：56-59.

[5]何鳳葵.淺析電力企業文書檔案的管理及合理利用[J].建材與裝飾，2016，17（5）：148-149.

[6]趙志闖.基層檔案室文書檔案管理工作初探[J].北京檔案，2017，21（6）：38-39.