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基層社保檔案管理工作現狀與規范化管理對策

2020-04-21 07:48:24王標韓晴晴
卷宗 2020年4期
關鍵詞:規范化管理

王標?韓晴晴

摘 要:在基層社保檔案中如實記錄了社會保險登記、繳納和統計等信息,可以將參保單位與員工的獲保權益反映出來,是保障其權益的重要依據。通過加強基層社保檔案管理工作,能夠為我國社保業務的良性發展奠定有利基礎,并在保障投保人員權益上發揮著重要作用。但是從基層社保檔案管理工作現狀來看,也存在很多問題,需要采取規范化管理措施,確保社保檔案的價值真正得到體現。本文通過分析基層社保檔案管理工作的現狀,提出了檔案規范化管理對策。

關鍵詞:社保檔案;管理;規范化

隨著我國逐步加快了和諧社會建設,社會保障在維護社會穩定、促進社會和諧發展上發揮著重要作用。在社會保障體系建設過程中,基層社保檔案是一項基礎性工作,對實現我國社會保障體系的整體化、共享化、信息化發展具有推動作用。對此我們要重視這項工作,采取規范化管理措施,保證基層社保檔案管理工作效率與質量實現提升。

1 基層社保檔案管理的重要性

社會保險一般由國家與社會團體、企業等為員工繳納,社保檔案中主要包括繳納記錄、保險險種、時間與費用等內容。社保檔案可以反映保險關系,體現個人職業生涯,與個人職業變更與待遇變動等密切相關。社保檔案在促進社會發展上發揮著重要作用,并非局限于社會保險制度中,在其他研究領域也能應用[1]。對社保檔案采取規范化管理方法,有利于維護其真實性、完整性和安全性,促進新型社會保險業務經辦工作正常進行,讓參保個人與社會等享受優質服務。當前社保檔案主要由文字、圖表、聲像等形式的資料構成,可以將參保人員履行繳費義務、享受社會保險待遇等情況體現出來,也在國家檔案資源中占有關鍵地位,加強社保檔案管理工作意義重大。

2 基層社保檔案管理工作的現狀

1)檔案管理思想認識不到位。在社會經濟快速發展的過程中,基層社會保險業務受到了越來越多人的重視,參保人數也逐年增加,在此背景下大幅度增加了基層社會保險檔案管理工作量,對檔案管理人員提出了更加嚴格的要求。然而從很多社會保險單位實際情況來看,檔案管理人員普遍對這項工作的重要性認識不到位,自身素質與能力不能滿足崗位要求。同時也存在檔案管理制度不完善,檔案管理經費投入較少,部門領導思想重視不足等問題,為基層社保檔案管理工作的順利開展帶來了阻礙。

2)社保檔案管理水平不高。當前我國也有很多社會保險單位購置了現代化電子檔案管理系統,然而在社會保險檔案電子軟件開發流程上不夠成熟,這樣長時間社會保險檔案仍然以紙質檔案位置,電子檔案數量非常稀少。從而不能將電子檔案管理系統的作用真正體現出來,也導致基層社會保險檔案管理成本大幅度提升,無法有效保障檔案管理工作質量與效率[2]。對部分社會保險檔案管理人員來說,由于思想觀念轉變不及時,很少主動嘗試新的檔案管理方法,這也不能保證基層社會保險檔案管理規范化水平的提升。

3)檔案管理規范標準不明確。從我國現行法律法規來看,對基層社會保險檔案有一定規范性作用,然而卻未在社會保險管理具體工程流程上實現規范化統一,主要反映在社會保險檔案收集與整理等環節。從基層社會保險檔案管理工作現狀來看,因為上述問題的存在,將導致出現檔案分類不明、保存期限不當、檔案處置不到位、檔案管理體制不規范等問題。長期下來基層社會保險檔案管理工作流程將變得混亂,管理體制運行效率始終處于低下狀態。

3 基層社保檔案規范化管理措施

1)加強宣傳社保障工作。為了提升基層社會保險檔案管理規范化水平,應該對社會保險檔案管理的重要性有正確的認識。第一,各級黨委與政府領導要對社保檔案管理有準確理解,從而為基層社保檔案管理工作提供更多支持與幫助,將社保檔案管理納入政府日常工作中。第二,要做好宣傳工作,促使社會保險單位對檔案管理的價值有充分的認識,從而不斷增強自身的檔案管理意識,督促檔案管理人員履職盡職,保證基層社會保險檔案規范管理工作正常進行[3]。第三,要在基層社保檔案管理中增加資金投入。在我國社會經濟快速發展的今天,基層社保檔案管理難度、強度和復雜性均有了大幅度提升,需要注重人力、物力和財力的投入,促使基層社保檔案管理質量實現提升。

2)統一標準,規范檔案工作流程。社會保險單位要將統一的社會保險檔案管理辦法明確下來,并在年終目標管理考核中納入檔案工作。要對基層社保檔案管理流程進行優化,保證有章可循,有法可依,對各經辦機構來說,也要把社保檔案作為一項基礎性工作狠抓落實,不斷對社會保險檔案收集、整理、統計、保管、利用、鑒定及銷毀等制度進行完善。當前基層社會保險業務量不斷增加,檔案類型也日益增多,并與人民群眾的利益密切相關,需要在檔案管理工作上做到規范化,不能出現安全問題。基層社會保險單位要結合各險種業務情況,對檔案整理細則等進行明確,主要涵蓋檔案分類、立卷標準等內容,將檔案格式統一下來。當然也要應用先進的檔案管理軟件,在基層社保檔案管理中發揮出信息化、現代化手段的作用,在檔案案卷目錄、卷內目標等方面完成電子化,為今后查詢和檢索創造有利條件,保證檔案利用效率得到提升。

3)數字化建設社保檔案管理。在社會經濟發展過程中,人們思想意識水平也逐步提升,在新事物、新方法接受能力上也不斷增強。在網絡科技快速發展的今天,現代信息技術在各行各業都發揮著重要作用,為生產開發、經營等創造了良好條件,不僅生產效率實現提升,管理也更為便捷。在此背景下基層社保檔案管理工作也要加快信息化建設步伐,這樣能夠讓管理工作變得簡化,讓雜亂的紙質信息檔案轉換為電子資源,為檢索與訪問創造良好條件。通過打造這樣的宏觀三維平臺,有利于所有網絡資源實現共享,保證效率得到提升[4]。對此基層社保管理人員要關注信息化建設,積極引入計算機網絡技術,讓大量文件轉變為電子信息,實現自動生成數據處理。在電子信息管理模式下,將為社保業務的開展提供更加高效與優質的服務。

4)加強檔案管理人才培養。為了提升基層社保檔案規范化管理水平,要加大對檔案管理人員的培訓力度,讓他們熟悉與了解最新的法律法規,學習新的管理知識與經營技術,不斷提升檔案管理人員業務能力與綜合素質。社保單位要制定科學的人才引進方案,提高人才準入門檻,安排掌握扎實專業知識、管理經驗豐富的人才,打造高素質、復合型管理隊伍。管理者也要關注自身修養,形成較強責任意識,提高對檔案管理的認知度,要在日常檔案管理工作中形成終身學習理念,不斷提高自己的業務能力,為做好基層社保檔案規范化管理工作打牢基礎。

4 結語

總之,社保檔案在社會保障事業中占有重要地位,其發揮的作用需要我們引起足夠的重視。近年來我國社保體系越來越完善,社保檔案的價值也逐步得到了提升,需要加強社保檔案管理工作,采取規范管理措施,保證其社會價值得到提升。我們要在思想上認識到社保檔案的重要性,將已有宣傳工具利用起來,讓更多人了解到社保檔案的作用,增強自身的社保意識。同時檔案管理人員要轉變實思想認識,主動運用現代化設備與技術管理社保檔案,這樣也能保證基層社保檔案管理規范化水平實現提升。

參考文獻

[1]李華麗.關于社保局檔案管理工作的思考[J].勞動保障世界,2019(21):58-61.

[2]張輝.社保檔案管理信息化建設及實現路徑研究[J].辦公室業務,2019(13):52.

[3]樊菲.社保檔案管理的作用與有效措施[J].辦公室業務,2019(13):68-69.

[4]李華麗.談社保檔案的重要性及其管理措施[J].勞動保障世界,2019(18):66-68.

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