基層社保檔案管理工作現狀與規范化管理對策

王標?韓晴晴

摘 要：在基層社保檔案中如實記錄了社會保險登記、繳納和統計等信息，可以將參保單位與員工的獲保權益反映出來，是保障其權益的重要依據。通過加強基層社保檔案管理工作，能夠為我國社保業務的良性發展奠定有利基礎，并在保障投保人員權益上發揮著重要作用。但是從基層社保檔案管理工作現狀來看，也存在很多問題，需要采取規范化管理措施，確保社保檔案的價值真正得到體現。本文通過分析基層社保檔案管理工作的現狀，提出了檔案規范化管理對策。

關鍵詞：社保檔案;管理;規范化

隨著我國逐步加快了和諧社會建設，社會保障在維護社會穩定、促進社會和諧發展上發揮著重要作用。在社會保障體系建設過程中，基層社保檔案是一項基礎性工作，對實現我國社會保障體系的整體化、共享化、信息化發展具有推動作用。對此我們要重視這項工作，采取規范化管理措施，保證基層社保檔案管理工作效率與質量實現提升。

1 基層社保檔案管理的重要性

社會保險一般由國家與社會團體、企業等為員工繳納，社保檔案中主要包括繳納記錄、保險險種、時間與費用等內容。社保檔案可以反映保險關系，體現個人職業生涯，與個人職業變更與待遇變動等密切相關。社保檔案在促進社會發展上發揮著重要作用，并非局限于社會保險制度中，在其他研究領域也能應用[1]。對社保檔案采取規范化管理方法，有利于維護其真實性、完整性和安全性，促進新型社會保險業務經辦工作正常進行，讓參保個人與社會等享受優質服務。當前社保檔案主要由文字、圖表、聲像等形式的資料構成，可以將參保人員履行繳費義務、享受社會保險待遇等情況體現出來，也在國家檔案資源中占有關鍵地位，加強社保檔案管理工作意義重大。

2 基層社保檔案管理工作的現狀

1）檔案管理思想認識不到位。在社會經濟快速發展的過程中，基層社會保險業務受到了越來越多人的重視，參保人數也逐年增加，在此背景下大幅度增加了基層社會保險檔案管理工作量，對檔案管理人員提出了更加嚴格的要求。然而從很多社會保險單位實際情況來看，檔案管理人員普遍對這項工作的重要性認識不到位，自身素質與能力不能滿足崗位要求。同時也存在檔案管理制度不完善，檔案管理經費投入較少，部門領導思想重視不足等問題，為基層社保檔案管理工作的順利開展帶來了阻礙。

2）社保檔案管理水平不高。當前我國也有很多社會保險單位購置了現代化電子檔案管理系統，然而在社會保險檔案電子軟件開發流程上不夠成熟，這樣長時間社會保險檔案仍然以紙質檔案位置，電子檔案數量非常稀少。從而不能將電子檔案管理系統的作用真正體現出來，也導致基層社會保險檔案管理成本大幅度提升，無法有效保障檔案管理工作質量與效率[2]。對部分社會保險檔案管理人員來說，由于思想觀念轉變不及時，很少主動嘗試新的檔案管理方法，這也不能保證基層社會保險檔案管理規范化水平的提升。

3）檔案管理規范標準不明確。從我國現行法律法規來看，對基層社會保險檔案有一定規范性作用，然而卻未在社會保險管理具體工程流程上實現規范化統一，主要反映在社會保險檔案收集與整理等環節。從基層社會保險檔案管理工作現狀來看，因為上述問題的存在，將導致出現檔案分類不明、保存期限不當、檔案處置不到位、檔案管理體制不規范等問題。長期下來基層社會保險檔案管理工作流程將變得混亂，管理體制運行效率始終處于低下狀態。

3 基層社保檔案規范化管理措施

1）加強宣傳社保障工作。為了提升基層社會保險檔案管理規范化水平，應該對社會保險檔案管理的重要性有正確的認識。第一，各級黨委與政府領導要對社保檔案管理有準確理解，從而為基層社保檔案管理工作提供更多支持與幫助，將社保檔案管理納入政府日常工作中。第二，要做好宣傳工作，促使社會保險單位對檔案管理的價值有充分的認識，從而不斷增強自身的檔案管理意識，督促檔案管理人員履職盡職，保證基層社會保險檔案規范管理工作正常進行[3]。第三，要在基層社保檔案管理中增加資金投入。在我國社會經濟快速發展的今天，基層社保檔案管理難度、強度和復雜性均有了大幅度提升，需要注重人力、物力和財力的投入，促使基層社保檔案管理質量實現提升。

2）統一標準，規范檔案工作流程。社會保險單位要將統一的社會保險檔案管理辦法明確下來，并在年終目標管理考核中納入檔案工作。要對基層社保檔案管理流程進行優化，保證有章可循，有法可依，對各經辦機構來說，也要把社保檔案作為一項基礎性工作狠抓落實，不斷對社會保險檔案收集、整理、統計、保管、利用、鑒定及銷毀等制度進行完善。當前基層社會保險業務量不斷增加，檔案類型也日益增多，并與人民群眾的利益密切相關，需要在檔案管理工作上做到規范化，不能出現安全問題。基層社會保險單位要結合各險種業務情況，對檔案整理細則等進行明確，主要涵蓋檔案分類、立卷標準等內容，將檔案格式統一下來。當然也要應用先進的檔案管理軟件，在基層社保檔案管理中發揮出信息化、現代化手段的作用，在檔案案卷目錄、卷內目標等方面完成電子化，為今后查詢和檢索創造有利條件，保證檔案利用效率得到提升。

3）數字化建設社保檔案管理。在社會經濟發展過程中，人們思想意識水平也逐步提升，在新事物、新方法接受能力上也不斷增強。在網絡科技快速發展的今天，現代信息技術在各行各業都發揮著重要作用，為生產開發、經營等創造了良好條件，不僅生產效率實現提升，管理也更為便捷。在此背景下基層社保檔案管理工作也要加快信息化建設步伐，這樣能夠讓管理工作變得簡化，讓雜亂的紙質信息檔案轉換為電子資源，為檢索與訪問創造良好條件。通過打造這樣的宏觀三維平臺，有利于所有網絡資源實現共享，保證效率得到提升[4]。對此基層社保管理人員要關注信息化建設，積極引入計算機網絡技術，讓大量文件轉變為電子信息，實現自動生成數據處理。在電子信息管理模式下，將為社保業務的開展提供更加高效與優質的服務。

4）加強檔案管理人才培養。為了提升基層社保檔案規范化管理水平，要加大對檔案管理人員的培訓力度，讓他們熟悉與了解最新的法律法規，學習新的管理知識與經營技術，不斷提升檔案管理人員業務能力與綜合素質。社保單位要制定科學的人才引進方案，提高人才準入門檻，安排掌握扎實專業知識、管理經驗豐富的人才，打造高素質、復合型管理隊伍。管理者也要關注自身修養，形成較強責任意識，提高對檔案管理的認知度，要在日常檔案管理工作中形成終身學習理念，不斷提高自己的業務能力，為做好基層社保檔案規范化管理工作打牢基礎。

4 結語

總之，社保檔案在社會保障事業中占有重要地位，其發揮的作用需要我們引起足夠的重視。近年來我國社保體系越來越完善，社保檔案的價值也逐步得到了提升，需要加強社保檔案管理工作，采取規范管理措施，保證其社會價值得到提升。我們要在思想上認識到社保檔案的重要性，將已有宣傳工具利用起來，讓更多人了解到社保檔案的作用，增強自身的社保意識。同時檔案管理人員要轉變實思想認識，主動運用現代化設備與技術管理社保檔案，這樣也能保證基層社保檔案管理規范化水平實現提升。

參考文獻

[1]李華麗.關于社保局檔案管理工作的思考[J].勞動保障世界，2019（21）：58-61.

[2]張輝.社保檔案管理信息化建設及實現路徑研究[J].辦公室業務，2019（13）：52.

[3]樊菲.社保檔案管理的作用與有效措施[J].辦公室業務，2019（13）：68-69.

[4]李華麗.談社保檔案的重要性及其管理措施[J].勞動保障世界，2019（18）：66-68.