基于檔案利用的人事檔案管理難題解決思考

摘 要：人才是經濟與社會發展的基石，只有強化對人才進行管理，才能為社會注入新鮮血液。在人才管理這一系統工作當中，人事檔案管理處于核心的位置，其管理實效會對整個社會的人才管理改革產生深遠影響。在現代檔案管理學以及科學發展觀的理念執拗之下，如何從檔案利用的視角對人事檔案進行管理，是當前亟待研究并探討的課題。故此，文章首先分析了檔案利用視角下人事檔案管理的意義，其次剖析了人事檔案管理中的難題，并提出自己的對策，旨在進一步為相關單位提供參考路徑，提升社會整體的人事檔案管理水平。

關鍵詞：人事檔案;檔案利用;解決路徑;難題

方便于社會相關主體對人事檔案進行利用，促進人才的合理流動，是當前人事檔案管理工作的目的所在。從這個層面來看，我們必須要重視人事檔案利用工作，滿足社會相關主體的利用需求。在人事檔案管理制度發生重要變革的現階段，人事檔案管理中面臨怎樣的難題？解決的突破口在哪里？這是檔案學界正在討論的熱點話題。因此，研究檔案利用視角下的人事檔案管理工作尤為必要。

1 基于檔案利用的人事檔案管理的意義

1.1 為經濟與社會的發展提供動力

人事檔案可以將某一社會個體的歷史軌跡反映出來，可以為社會人才的流通提供重要參考[1]。尤其是近些年來，我國經濟與社會的發展速度較快，各種人才交流活動愈發的頻繁。在這樣的環境之下，只有從檔案利用的視角做好檔案管理工作，才能真正將人事檔案資源的優勢轉化為人才優勢，創造出更多的社會效益和經濟效益。除此之外，人事檔案管理的最終目標是服務社會，為社會注入更多的新鮮血液。因此，必須要優化人事檔案管理結構，提升管理工作的標準性和規范性，為社會人才的流通奠定良好基礎。

1.2 為考察和任用人才提供依據

當前，各個單位、企業對于人才的需求量巨大。在引進和管理人才過程中，勢必會需要查詢并調取相應的人事檔案[2]。因此，基于檔案利用的視角對人事檔案進行管理，可以進一步為相關單位和企業提供參考，幫助相關主體全面掌握人才的基本情況，進而實現“公平用人、知能善任”的基本目標、除此之外，基于檔案利用的視角對人事檔案進行管理，進一步豐富人事檔案的內容，可以有效提升人事檔案的價值，為考察和任用人才提供更為全面的參考依據。

2 基于檔案利用的人事檔案管理難題

2.1 存在“重藏輕用”的觀念

實際上，經過長期的發展，我國人事檔案中所蘊含的資源愈發豐富，其能夠為社會所帶來的價值也不斷增加。然而，當前部分單位存在“重藏輕用”的觀念，忽視從人事檔案開發利用的角度對人事檔案進行利用，阻礙了檔案需求的產生以及社會人事信息的傳遞。一是單位尚未搭建系統化的利用機制，沒有明確人事檔案查詢的主體、查詢的范圍以及查詢的內容，影響了檔案價值。二是單位與其他單位之間缺乏聯動與合作，沒有及時對人事檔案中相應的信息進行更新或者補充。例如，在大力建設誠信體系以及法治社會的現階段，誠信信息以及違法犯罪信息應被納入人事檔案中。然而，由于部分單位與人民法院、銀行之間缺乏互動，所以很難及時收集到相應的信息，影響后期的利用工作。三是檔案管理不規范，利用主體在查閱人事檔案時需要耗費大量的時間和精力。

2.2 檔案利用與檔案保密之間存在矛盾

人事檔案具有極強的隱私性，其與社會個體的人身利益息息相關。當前，如何解決人事檔案利用與檔案保密之間的矛盾非常重

要[3]。然而，實踐中卻通常存在兩種極端情況。一是過于重視檔案保密，忽視檔案利用。部分單位對人事檔案的管理持較為保守的態度，所開放的查詢通道、查詢權限非常有限。單位為了避免陷入不必要的法律糾紛或者矛盾當中，不愿意為檔案需求主體提供查檔服務。二是忽視檔案保密，沒有把握好檔案利用的程度。部分單位對人事檔案需求的審查力度不足，無法有效界定非法查檔行為，容易產生風險。

2.3 缺乏人事檔案信息化管理平臺

當前，部分單位對于人事檔案的管理仍然以紙質檔案為主，并未搭建一個現代化的信息平臺。隨著我國人事檔案使用率提高以及人員流動性增強，這種紙質化的管理模式的不足也日漸突出。一方面，紙質化的管理模式會影響我國部分城市所推行的“人才興政”戰略，降低人才引進效率。另一方面，紙質化管理模式會降低人事檔案的流轉效率，產生不必要的人力、物力以及財力開始。同時，紙質檔案在流轉過程中也容易產生安全風險，影響人事檔案的質量。

3 基于檔案利用的人事檔案管理難題的解決路徑

3.1 轉變觀念，從檔案利用視角對檔案進行管理

新時期，檔案管理人員要轉變觀念，滿足檔案需求者的需求，推動社會人事信息的傳遞。一是要建立并完善檔案利用機制，合理界定人事檔案查詢的主體、查詢的范圍以及查詢的內容，為相關的工作提供參考。二是要深化與相關單位的聯動與合作，進一步探索人事檔案共享機制，及時將最新的信息資源錄入到人事檔案當中，豐富人事檔案的內容，為后期利用工作鋪墊基礎。三是要規范人事檔案管理工作，明確建檔標準，設置人事檔案目錄，進一步推動人事檔案層次化、條理化以及清晰化管理，提升管理標準和質量。

3.2 處理好公開與保密之間的矛盾

一是要堅持原則，加強源頭防控。總體而言，筆者更傾向于有限度地對人事檔案進行利用。為此，單位要明確檔案查詢的主體以及權限，做到內外有別。一方面，從內部而言，單位內部的各個部門經過單位有關領導的審批，有權在一定范圍內查詢檔案。另一方面，從外部而言，司法機關、行政機關以及其他組織人事部門基于國家利益、集體利益、用人需求以及辦案需要，可以查詢相應的人事檔案。需要注意的是，無論是內部部門還是外部單位查詢人事檔案，均應當進行記錄并備案。二是要加強審核力度，以更加負責任的態度對待人事檔案利用工作。一方面，要嚴格審核申請的主體以及申請的理由，規范審核流程，嚴格依法依規辦事。另一方面，要打造分層次的管理機制，對人事檔案進行層次化管理，并按照查詢權限給予相關人員相應的內容。

3.3 構建人事檔案信息化平臺，適應時代發展需求

一是要做好基礎工作，通過服務外包或者內部處理等方式對紙質化的人事檔案進行數字化處理，并將相應的數字檔案錄入到人事檔案數據管理系統當中。二是要加快網絡化建設步伐，打造跨地區流動、跨地區共享的人事檔案管理機制，進一步推動人事檔案的流轉速度，滿足經濟與社會發展需求，服務于相關城市的“人才興政”戰略。三是要做好安全防控，避免遭受非法病毒程序的入侵，有效保障人事檔案的安全，避免隱私的泄露。

4 結束語

立足于檔案利用視角來解決人事檔案管理中存在的難題，實現人事檔案管理內容、管理方式的新突破，是每一個人事檔案管理人員所追求的目標。為了做好這一項影響廣泛的系統工程，相關單位一是要轉變觀念，從檔案利用視角對檔案進行管理;二是要處理好公開與保密之間的矛盾;三是要構建人事檔案信息化平臺，適應時代發展需求。相信在單位人事檔案管理人員努力之下，我國人事檔案管理工作會繼續朝著網絡化、高效化、科學化的方向發展。

參考文獻

[1]王麗麗.人事檔案開放利用工作探析[J].黑龍江檔案，2019（02）：

37-38.

[2]曾松. 新時期人事檔案管理制度的優化[D].南昌大學，2018.

[3]韓冬云，張敬，黃睿.淺析干部人事檔案利用服務的科學管理[J].蘭臺世界，2015（05）：114-115.

作者簡介

鄔曉文（1981-），女，江蘇省南京人，本科，畢業于東南大學，助理管理員，研究方向：檔案管理。