基于檔案利用的人事檔案管理難題解決思考

摘 要：人才是經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展的基石，只有強(qiáng)化對(duì)人才進(jìn)行管理，才能為社會(huì)注入新鮮血液。在人才管理這一系統(tǒng)工作當(dāng)中，人事檔案管理處于核心的位置，其管理實(shí)效會(huì)對(duì)整個(gè)社會(huì)的人才管理改革產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。在現(xiàn)代檔案管理學(xué)以及科學(xué)發(fā)展觀的理念執(zhí)拗之下，如何從檔案利用的視角對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，是當(dāng)前亟待研究并探討的課題。故此，文章首先分析了檔案利用視角下人事檔案管理的意義，其次剖析了人事檔案管理中的難題，并提出自己的對(duì)策，旨在進(jìn)一步為相關(guān)單位提供參考路徑，提升社會(huì)整體的人事檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：人事檔案;檔案利用;解決路徑;難題

方便于社會(huì)相關(guān)主體對(duì)人事檔案進(jìn)行利用，促進(jìn)人才的合理流動(dòng)，是當(dāng)前人事檔案管理工作的目的所在。從這個(gè)層面來看，我們必須要重視人事檔案利用工作，滿足社會(huì)相關(guān)主體的利用需求。在人事檔案管理制度發(fā)生重要變革的現(xiàn)階段，人事檔案管理中面臨怎樣的難題？解決的突破口在哪里？這是檔案學(xué)界正在討論的熱點(diǎn)話題。因此，研究檔案利用視角下的人事檔案管理工作尤為必要。

1 基于檔案利用的人事檔案管理的意義

1.1 為經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的發(fā)展提供動(dòng)力

人事檔案可以將某一社會(huì)個(gè)體的歷史軌跡反映出來，可以為社會(huì)人才的流通提供重要參考[1]。尤其是近些年來，我國經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的發(fā)展速度較快，各種人才交流活動(dòng)愈發(fā)的頻繁。在這樣的環(huán)境之下，只有從檔案利用的視角做好檔案管理工作，才能真正將人事檔案資源的優(yōu)勢轉(zhuǎn)化為人才優(yōu)勢，創(chuàng)造出更多的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。除此之外，人事檔案管理的最終目標(biāo)是服務(wù)社會(huì)，為社會(huì)注入更多的新鮮血液。因此，必須要優(yōu)化人事檔案管理結(jié)構(gòu)，提升管理工作的標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性，為社會(huì)人才的流通奠定良好基礎(chǔ)。

1.2 為考察和任用人才提供依據(jù)

當(dāng)前，各個(gè)單位、企業(yè)對(duì)于人才的需求量巨大。在引進(jìn)和管理人才過程中，勢必會(huì)需要查詢并調(diào)取相應(yīng)的人事檔案[2]。因此，基于檔案利用的視角對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，可以進(jìn)一步為相關(guān)單位和企業(yè)提供參考，幫助相關(guān)主體全面掌握人才的基本情況，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)“公平用人、知能善任”的基本目標(biāo)、除此之外，基于檔案利用的視角對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，進(jìn)一步豐富人事檔案的內(nèi)容，可以有效提升人事檔案的價(jià)值，為考察和任用人才提供更為全面的參考依據(jù)。

2 基于檔案利用的人事檔案管理難題

2.1 存在“重藏輕用”的觀念

實(shí)際上，經(jīng)過長期的發(fā)展，我國人事檔案中所蘊(yùn)含的資源愈發(fā)豐富，其能夠?yàn)樯鐣?huì)所帶來的價(jià)值也不斷增加。然而，當(dāng)前部分單位存在“重藏輕用”的觀念，忽視從人事檔案開發(fā)利用的角度對(duì)人事檔案進(jìn)行利用，阻礙了檔案需求的產(chǎn)生以及社會(huì)人事信息的傳遞。一是單位尚未搭建系統(tǒng)化的利用機(jī)制，沒有明確人事檔案查詢的主體、查詢的范圍以及查詢的內(nèi)容，影響了檔案價(jià)值。二是單位與其他單位之間缺乏聯(lián)動(dòng)與合作，沒有及時(shí)對(duì)人事檔案中相應(yīng)的信息進(jìn)行更新或者補(bǔ)充。例如，在大力建設(shè)誠信體系以及法治社會(huì)的現(xiàn)階段，誠信信息以及違法犯罪信息應(yīng)被納入人事檔案中。然而，由于部分單位與人民法院、銀行之間缺乏互動(dòng)，所以很難及時(shí)收集到相應(yīng)的信息，影響后期的利用工作。三是檔案管理不規(guī)范，利用主體在查閱人事檔案時(shí)需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力。

2.2 檔案利用與檔案保密之間存在矛盾

人事檔案具有極強(qiáng)的隱私性，其與社會(huì)個(gè)體的人身利益息息相關(guān)。當(dāng)前，如何解決人事檔案利用與檔案保密之間的矛盾非常重

要[3]。然而，實(shí)踐中卻通常存在兩種極端情況。一是過于重視檔案保密，忽視檔案利用。部分單位對(duì)人事檔案的管理持較為保守的態(tài)度，所開放的查詢通道、查詢權(quán)限非常有限。單位為了避免陷入不必要的法律糾紛或者矛盾當(dāng)中，不愿意為檔案需求主體提供查檔服務(wù)。二是忽視檔案保密，沒有把握好檔案利用的程度。部分單位對(duì)人事檔案需求的審查力度不足，無法有效界定非法查檔行為，容易產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)。

2.3 缺乏人事檔案信息化管理平臺(tái)

當(dāng)前，部分單位對(duì)于人事檔案的管理仍然以紙質(zhì)檔案為主，并未搭建一個(gè)現(xiàn)代化的信息平臺(tái)。隨著我國人事檔案使用率提高以及人員流動(dòng)性增強(qiáng)，這種紙質(zhì)化的管理模式的不足也日漸突出。一方面，紙質(zhì)化的管理模式會(huì)影響我國部分城市所推行的“人才興政”戰(zhàn)略，降低人才引進(jìn)效率。另一方面，紙質(zhì)化管理模式會(huì)降低人事檔案的流轉(zhuǎn)效率，產(chǎn)生不必要的人力、物力以及財(cái)力開始。同時(shí)，紙質(zhì)檔案在流轉(zhuǎn)過程中也容易產(chǎn)生安全風(fēng)險(xiǎn)，影響人事檔案的質(zhì)量。

3 基于檔案利用的人事檔案管理難題的解決路徑

3.1 轉(zhuǎn)變觀念，從檔案利用視角對(duì)檔案進(jìn)行管理

新時(shí)期，檔案管理人員要轉(zhuǎn)變觀念，滿足檔案需求者的需求，推動(dòng)社會(huì)人事信息的傳遞。一是要建立并完善檔案利用機(jī)制，合理界定人事檔案查詢的主體、查詢的范圍以及查詢的內(nèi)容，為相關(guān)的工作提供參考。二是要深化與相關(guān)單位的聯(lián)動(dòng)與合作，進(jìn)一步探索人事檔案共享機(jī)制，及時(shí)將最新的信息資源錄入到人事檔案當(dāng)中，豐富人事檔案的內(nèi)容，為后期利用工作鋪墊基礎(chǔ)。三是要規(guī)范人事檔案管理工作，明確建檔標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)置人事檔案目錄，進(jìn)一步推動(dòng)人事檔案層次化、條理化以及清晰化管理，提升管理標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量。

3.2 處理好公開與保密之間的矛盾

一是要堅(jiān)持原則，加強(qiáng)源頭防控。總體而言，筆者更傾向于有限度地對(duì)人事檔案進(jìn)行利用。為此，單位要明確檔案查詢的主體以及權(quán)限，做到內(nèi)外有別。一方面，從內(nèi)部而言，單位內(nèi)部的各個(gè)部門經(jīng)過單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批，有權(quán)在一定范圍內(nèi)查詢檔案。另一方面，從外部而言，司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)以及其他組織人事部門基于國家利益、集體利益、用人需求以及辦案需要，可以查詢相應(yīng)的人事檔案。需要注意的是，無論是內(nèi)部部門還是外部單位查詢?nèi)耸聶n案，均應(yīng)當(dāng)進(jìn)行記錄并備案。二是要加強(qiáng)審核力度，以更加負(fù)責(zé)任的態(tài)度對(duì)待人事檔案利用工作。一方面，要嚴(yán)格審核申請(qǐng)的主體以及申請(qǐng)的理由，規(guī)范審核流程，嚴(yán)格依法依規(guī)辦事。另一方面，要打造分層次的管理機(jī)制，對(duì)人事檔案進(jìn)行層次化管理，并按照查詢權(quán)限給予相關(guān)人員相應(yīng)的內(nèi)容。

3.3 構(gòu)建人事檔案信息化平臺(tái)，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求

一是要做好基礎(chǔ)工作，通過服務(wù)外包或者內(nèi)部處理等方式對(duì)紙質(zhì)化的人事檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并將相應(yīng)的數(shù)字檔案錄入到人事檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)當(dāng)中。二是要加快網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)步伐，打造跨地區(qū)流動(dòng)、跨地區(qū)共享的人事檔案管理機(jī)制，進(jìn)一步推動(dòng)人事檔案的流轉(zhuǎn)速度，滿足經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展需求，服務(wù)于相關(guān)城市的“人才興政”戰(zhàn)略。三是要做好安全防控，避免遭受非法病毒程序的入侵，有效保障人事檔案的安全，避免隱私的泄露。

4 結(jié)束語

立足于檔案利用視角來解決人事檔案管理中存在的難題，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理內(nèi)容、管理方式的新突破，是每一個(gè)人事檔案管理人員所追求的目標(biāo)。為了做好這一項(xiàng)影響廣泛的系統(tǒng)工程，相關(guān)單位一是要轉(zhuǎn)變觀念，從檔案利用視角對(duì)檔案進(jìn)行管理;二是要處理好公開與保密之間的矛盾;三是要構(gòu)建人事檔案信息化平臺(tái)，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求。相信在單位人事檔案管理人員努力之下，我國人事檔案管理工作會(huì)繼續(xù)朝著網(wǎng)絡(luò)化、高效化、科學(xué)化的方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]王麗麗.人事檔案開放利用工作探析[J].黑龍江檔案，2019（02）：

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[2]曾松. 新時(shí)期人事檔案管理制度的優(yōu)化[D].南昌大學(xué)，2018.

[3]韓冬云，張敬，黃睿.淺析干部人事檔案利用服務(wù)的科學(xué)管理[J].蘭臺(tái)世界，2015（05）：114-115.

作者簡介

鄔曉文（1981-），女，江蘇省南京人，本科，畢業(yè)于東南大學(xué)，助理管理員，研究方向：檔案管理。