淺析提高事業單位檔案管理工作的幾點建議

王傳霞

摘 要：為提高中國公共事業單位的管理效率和水平，并探索進一步優化公共事業單位檔案管理的具體途徑，本文將對公共機構檔案管理的概念進行系統的研究，并詳細介紹中國事業單位檔案管理中存在的問題。最后，從提高管理水平，加強電算化建設，完善服務體系，引進人才的角度出發，提出了優化公共事業單位檔案管理的具體措施和意見。

關鍵詞：事業單位;檔案管理工作;建議

近年來，中國經濟市場體系的發展對公共機構的發展產生了重大影響。公共機構的傳統管理模式無法滿足當前的經濟和社會發展要求。因此，中國正在大力發展自己的職業、單位改革，創新事業單位發展模式，促進新時期事業單位發展。在公共機構的管理中，文件管理通常不被人們重視。中國的檔案館主要是保存和管理檔案館的機構，在日常工作中，他們對文件管理沒有足夠的重視。檔案的收集和處置沒有對檔案的管理進行詳盡的調查，因此其功能沒有得到充分利用。因此，在新時期，中國檔案館必須優化檔案管理，提高檔案管理水平。

1 公共機構管理概述

從文件管理的內容出發，公共機構最主要的作用是存檔和注冊相關的資料和商業條件，以便公司在需要查閱所需文件時可以快速找到它們。社會經濟的發展也帶來了信息量的增加，因此文件管理的狀態更加突出和重要。但是，目前，中國大多數公共機構的檔案管理普遍忽略了其重要性和管理上的延誤。我們必須開始優化公共機構的檔案管理，整合先進的信息因素，并大力推進檔案創新過程。

2 事業單位管理工作現狀

1）事業單位工作人員對檔案管理認識度不夠。在事業單位中，總有一部分管理工作人員認為，檔案管理只是一項補充性工作，不需要花費太多的人力和物力，甚至認為是一種不必要的浪費，這是對檔案管理的應用缺乏重視的典型表現，是極為錯誤的管理觀念。管理理念的缺乏，直接造成相關管理制度落實不力，導致事業單位的檔案管理工作開展效果不佳。

2）事業單位檔案管理信息化建設不完善。伴隨著我國信息技術手段的成熟，信息化已經滲透到我國的各行各業，并且已經得到了廣泛的應用。但是，我國一些事業單位仍然在沿用傳統的檔案管理模式，沒有將信息技術元素與檔案管理工作充分結合起來，因此，事業單位工作效率和成本控制上一直沒有較大的起色，還大大削弱了事業單位管理工作的監督力度，造成了現在需要更高成本去換取管理模式的革新，這在一定程度上阻礙了當前事業單位檔案管理工作的改革創新進程。

3）事業單位檔案管理人員專業水平不高。我國事業單位的管理者在開展管理工作時的經驗積累還是比較豐富和扎實的，這對于事業單位的服務管理信息化建設順利進行起到了一定的推動和促進作用，但也有少數管理者專業水平和綜合職業素質相對較低，事業單位管理人員的整體素質還不夠高，工作能力水平參差不齊，對于檔案管理工作人員的專業培訓制度還有待于研究。

3 事業單位檔案管理優化的策略

1）完善檔案管理制度。完整的文件管理系統是文件管理工作有序發展的重要保證。只有保證文件管理系統的規范和完善，才能有效地限制和管理文件管理工作，確保文件管理工作的有序開展。本項目的有序發展將提高文件管理的質量和效率。因此，檔案館必須首先通過優化檔案管理工作來優化和完善檔案管理系統，檔案管理系統必須根據新時期的要求和發展趨勢來進行。為了進行改進，有必要使檔案管理工作適應新時期經濟社會發展的需要，并促進檔案的運用。此外，完整的文件管理系統還必須限制人員。檔案管理系統應明確員工的職能和要求，為員工提出各種規格要求，規范檔案管理流程和工作激勵機制，并進行相應的監督，以此監督和激勵員工提高工作效率和質量。

2）文件管理的創新方法。隨著中國信息技術和計算機技術的發展，中國進入了信息社會。在這種背景下，中國的檔案管理也面臨著新的挑戰。信息技術與文件管理的集成已成為一種必然趨勢。因此，我國檔案管理需要創新管理方式和方法，加強信息技術在管理中的應用，并利用先進的信息技術和信息系統來收集、整理和運用檔案。這樣可以最大程度提高文件管理的效率，減少錯誤的發生，提高文件管理信息的水平，并為以后的文件應用提供更多的便利。

此外，應進一步討論公共機構的檔案和材料的公共交流的范圍和方法。應與政府有關部門建立有效的聯系，并明確規定自由交流的范圍，并且共享手段必須符合現代社會發展的形式，并以促進社會進步為目的的實際實施。

3）提高管理人員的素質。在信息技術的背景下，還必須通過信息技術來改善文件管理，因此，各種信息技術的應用是必不可少的，這要求管理者必須具有相應級別的信息技術應用。必須熟練地運用各種信息技術和先進的信息系統來進行文件管理工作，并改變傳統的文件管理工作理念和方法。因此，檔案館必須對行政人員進行培訓，通過培訓提高其業務能力和信息水平，并促進信息時代文件管理的發展。除此之外，事業單位還應為工作人員提供定期的交流和學習機會。隨著互聯網技術的飛速發展，管理人員還應該具有相當大的信息技術操作能力。在文件管理中，有效使用信息技術可以簡化管理過程，避免重復工作并減少主觀認知錯誤。只有順應社會發展的工作方式，才能真正促進我們自身和團結的發展。

4）強調公共機構管理理念的實時創新。公共機構開展檔案管理工作時，必須及時改變思想觀念，引起領導和員工的重視。領導者和管理者應將這項工作放在議程上，并及時更新，適用正確的方式解決實際工作中的各種問題，并在促進公共機構發展的廣告中發揮良好作用。通過管理觀念的改革，可以創造高質量的工作環境，使領導者具有科學的發展意識并做出適當的決策。無論是領導層還是基層人員，他們都應重視信息資源在檔案管理中的整合，從而為公共機構的決策提供有效支持，確保數據和信息的安全。相關信息更加準確可靠，通常需要付出更多的努力來確保這項工作可以達到基本的效果。

5）轉變檔案管理人員的意識。增強文件管理級別的第一件事是改變文件管理的管理意識。有必要提高公共機構負責人對檔案管理的重視程度，加大對檔案管理的支持力度，加大資金傾斜度，以加強對各類管理隊伍的獲取。文件管理，提高了文件管理的自動化水平。同時也有必要加深對檔案管理中足夠人員的理解，清楚地了解檔案管理在公共機構中的重要作用，以便檔案管理者能夠充分執行相應的工作，盡責而謹慎。還應改變檔案管理人員的工作意識，樹立創新思維，以不斷創新檔案管理方法和工作方法，提高檔案管理工作水平和效率。對于文件管理過程中的一些問題，必須及時采取有效的解決方案，以確保文件管理能夠不斷提高，并保證文件管理的質量。

4 結束語

綜上所述，事業單位的檔案管理部門是我國主要的檔案管理機構，檔案管理也是檔案日常工作的內容，因此，檔案管理水平將直接影響到日常工作。中國傳統檔案的管理仍然存在許多空白。文件管理中的信息級別不高，其工作級別也相對較低。這就要求檔案館優化檔案管理，使檔案管理適應經濟社會發展的現狀，加強先進技術在檔案管理中的有效應用。

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