淺談疾控檔案管理信息化建設(shè)

鄧國維

摘 要：疾控機構(gòu)主要是進行疾病的控制和預防，并能隨時對突發(fā)公共衛(wèi)生事件進行處理的重要機構(gòu)，其屬于公益事業(yè)單位，而疾控機構(gòu)的檔案資料對于開展疾病控制工作也具有十分重要的作用，相關(guān)檔案資料的管理可以有效的保證疾控工作的順利展開。現(xiàn)今階段雖然有部分的疾控機構(gòu)檔案資料已經(jīng)充分的實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的電子信息化管理，而且已經(jīng)初具規(guī)模，但疾控檔案管理的信息化建設(shè)仍然存在著一定的問題。本文主要針對疾控檔案管理信息化建設(shè)進行分析，闡述了檔案信息化的重要性和必要性，探討了目前疾控檔案信息化建設(shè)當中存在的相關(guān)問題，并提出具體的對策，希望能夠為相關(guān)工作人員起到一些參考作用。

關(guān)鍵詞：疾控檔案;信息化管理;檔案建設(shè)

隨著我國進入信息時代，信息化技術(shù)的快速發(fā)展也對各個領(lǐng)域都產(chǎn)生了一定的影響，檔案管理工作的信息化建設(shè)也成為一種重要的發(fā)展趨勢。疾控機構(gòu)的檔案資料是開展相關(guān)工作的主要依據(jù)，也是相關(guān)部門用來制定決策和規(guī)劃方案時的主要參考，更是對疾控機構(gòu)相關(guān)工作進行協(xié)調(diào)和指導的主要資料。現(xiàn)如今，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到了廣泛的應用，因此疾控機構(gòu)的檔案管理工作也應加快信息化建設(shè)，通過根據(jù)自身的實際情況來進行有效的分析，發(fā)現(xiàn)在信息化建設(shè)當中存在的問題，并采取有效的解決措施，從而提高疾控檔案管理信息化水平[1]。

1 疾控檔案管理信息化建設(shè)的必要性

疾控機構(gòu)通過應用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等來有效的處理、管理和開發(fā)相關(guān)的檔案資料，進而提高自身的服務水平。由于疾控中心的工作存在著特殊性，因此需要處理大量的檔案，其中也重點包括一些傳染病報告、信息免疫數(shù)據(jù)等相關(guān)內(nèi)容。而對于檔案資料而言，是疾控機構(gòu)用來制定決策和部署工作的重要依據(jù)，而傳統(tǒng)的檔案管理方式存在著一些不足，保存較為困難，在查詢時十分費力，需要花費大量的時間，而且相關(guān)的檔案資料的利用率也相對較低。這些現(xiàn)象都是因為傳統(tǒng)的檔案管理方式主要是以紙質(zhì)資料來作為主要的存儲媒介，采用這種方式會使紙質(zhì)檔案資料占據(jù)大量的空間，而且在維護和管理時需要十分高昂的成本，想要做到永久性的保存也具有很大的難度。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，管理人員想要查詢某些檔案資料時需要按照十分繁瑣的查詢流程，并消耗掉大量的時間和精力，而且在查詢的過程中還容易出現(xiàn)錯誤。現(xiàn)如今疾病預防工作的開展可以說是在不斷變化，而在新形勢下，應該通過對檔案資料的利用來進一步提高檔案工作水平，從而更好地為決策的制定提供服務，疾控機構(gòu)可以通過檔案管理信息化建設(shè)來有效的實現(xiàn)這一點[2]。

2 檔案管理信息化的優(yōu)勢

疾控中心通過加強檔案管理信息化建設(shè)，可以有效地打破傳統(tǒng)檔案管理模式所帶來的束縛，進而促進檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)和信息化發(fā)展，更好的開發(fā)和利用檔案信息資源。檔案管理信息化發(fā)展的重點便是信息化技術(shù)，通過對檔案信息系統(tǒng)的應用，對相關(guān)信息進行分類，從而在查詢和應用時提供便利。管理人員通過對信息的識別、分類和歸檔有效的提升對檔案資料的管理效率，而且還能實現(xiàn)無紙化管理，可以規(guī)范信息流通檔案的使用，使疾控檔案管理模式得到創(chuàng)新[3]。

2.1 改善檔案歸檔和保管方式

疾病預防控制工作會產(chǎn)生大量有價值的檔案資料，而對其進行信息化管理后，可以通過計算機來有效地實現(xiàn)信息資料的收集分類和利用，從而提升工作效率，而且還能節(jié)約對檔案資料的保管成本。在記錄信息時也具有直觀性和選擇性的特點，而且儲存檔案信息也變得更加經(jīng)濟實用。通過檔案管理信息化建設(shè)，可以直接利用電腦來查詢相關(guān)的資料，避免了繁瑣的流程，也延長了檔案的保存時間[4]。

2.2 實現(xiàn)檢索快捷

傳統(tǒng)檔案管理模式下，管理人員在檢索檔案資料時，面對著海量復雜的檔案信息，往往會無法有效地進行檢索，而對其采取信息化處理后，則可以通過電子目錄和電子文檔來歸檔和管理相關(guān)的檔案信息，這樣管理人員在進行檢索的過程中會更加的方便快捷，而且其檢索方式也會變得更加多樣化。電子信息查詢系統(tǒng)可以更加科學合理的進行檔案資料的檢索，而且能夠顯著的提升工作效率。由于電子文件的內(nèi)容屬性和目錄屬性是合并存在的關(guān)系，因此在對文件進行調(diào)閱時，可以具有較高的查全率和查準率，而且檢索范圍十分廣泛，檢索速度較快，這樣一來對檔案的應用程度也會得到明顯的擴展。

2.3 實現(xiàn)信息共享

在以往采用紙質(zhì)檔案時，管理人員查找相關(guān)的檔案資料和信息往往需要花費大量的時間和精力，而且會使許多紙質(zhì)檔案顯示在文件柜當中，進而降低了信息的利用率。而通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展可以對部門內(nèi)的資料進行信息化管理，通過搭建相關(guān)的管理平臺，從而將檢索查詢系統(tǒng)安裝到各部門的客戶端當中，工作人員只需要對相關(guān)的申請進行賦權(quán)處理，便可以將相關(guān)的檔案資料進行查看和打印[5]。

3 疾控檔案管理信息化建設(shè)的對策

3.1 提高思想認識

目前疾控中心在日常管理工作當中，雖然對檔案的信息化管理已經(jīng)有了一定的進步，但相關(guān)的管理人員仍然缺乏信息化建設(shè)意識，在信息化建設(shè)方面不夠完善，對電子檔案的保密處理也不夠強化。監(jiān)控機構(gòu)在檔案信息管理過程當中沒有形成共識，在對檔案信息進行利用時也存在著一定的風險。管理人員應將檔案管理信息化建設(shè)作為自身工作開展的重點內(nèi)容，并與其他建設(shè)工作進行同步規(guī)劃，加快檔案信息化建設(shè)速度。

3.2 疾控檔案管理信息化制度建設(shè)

通過完善的標準和規(guī)范來建立疾控中心的檔案管理系統(tǒng)，是進行信息化建設(shè)的重要條件，在檔案信息化建設(shè)過程當中，通過實現(xiàn)電子文件管理的規(guī)范化和制度化發(fā)展，可以更好的提升檔案管理信息化的建設(shè)水平。疾控中心應該有統(tǒng)一的標準和制度，而且還應有嚴密的保護制度，從而確保檔案管理信息化工作的有效開展。

3.3 確保檔案信息安全

疾控機構(gòu)在加強檔案信息化建設(shè)的過程中，首先應該確保電子檔案的信息安全，這也是其開展信息化建設(shè)的前提。首先應該確保對電子檔案的利用具有安全性，加強對相關(guān)管理人員的安全教育，從而提升人員的思想認識和防范意識，并建立起具體的責任制度和管理制度，以此來規(guī)范管理人員的行為，進一步確保檔案信息的安全性。具體應該對用戶的訪問權(quán)限進行設(shè)置，并制定出身份認證制度，對每份檔案的查詢、瀏覽和具體的使用情況進行監(jiān)控，從而確保相關(guān)資料的訪問、下載等能夠在確保安全的情況下有效的進行。而且還應加強對系統(tǒng)用戶檔案的安全與保密教育，進而防止重要的信息資料被篡改或發(fā)生丟失現(xiàn)象[6]。

4 結(jié)束語

綜上所述，疾控機構(gòu)應該有效的預防和控制疾病，并隨時處理突發(fā)的公共衛(wèi)生事件，而在其開展相關(guān)疾控工作的過程中，檔案資料具有十分關(guān)鍵的意義。通過對監(jiān)控檔案資料的使用與處理，可以進一步確保疾控工作的有效開展。而隨著科學技術(shù)的快速發(fā)展，疾控機構(gòu)也應通過信息化技術(shù)來改善自身的檔案管理工作，使其朝著信息化、規(guī)范化的方向發(fā)展，加快疾控檔案管理信息化建設(shè)，提高疾控機構(gòu)檔案管理工作的質(zhì)量。

參考文獻

[1]李守利，張磊.疾控檔案管理信息化建設(shè)的初步探討[J].辦公室業(yè)務，2018（18）：83+87.

[2]李晶.基層疾控檔案管理信息化建設(shè)研究[J].辦公自動化，2018，23（16）：56-57+64.

[3]劉燕.探析疾控中心檔案管理的信息化和科學化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務，2018（11）：49.

[4]許檬珺.淺談疾控檔案信息化管理和發(fā)展的重要性[J].科技風，2017（21）：224+236.

[5]徐國梁.疾控中心檔案管理的信息化和科學化建設(shè)分析[J].辦公室業(yè)務，2017（06）：83.

[6]姚春華.淺談疾控部門檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)[J].中國管理信息化，2016，19（03）：205-206.