推動智慧檔案服務(wù)發(fā)展的路徑分析

劉文會

摘 要：在信息時代背景下，信息傳輸速度較快，人們對信息需求量不斷增加。檔案作為重要的信息資源，在檔案工作中引入信息技術(shù)，其對檔案管理和服務(wù)工作帶來了較大的沖擊和挑戰(zhàn)。在先進(jìn)技術(shù)快速發(fā)展的新形勢下，目前檔案服務(wù)呈現(xiàn)出科學(xué)化和智慧化的發(fā)展趨勢。因此在實際檔案工作中，需要樹立智慧檔案服務(wù)理念，積極推動智慧檔案服務(wù)的發(fā)展，為我國檔案事業(yè)的健康發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：智慧檔案;服務(wù)理念;智能數(shù)據(jù)庫;平臺;泛在服務(wù);安全監(jiān)控體系

打造智慧檔案服務(wù)離不開信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持，通過借助于互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，為檔案利用者提供更為便捷和優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。檔案服務(wù)作為信息服務(wù)的主要組成部分，其以檔案利用者作為主要的服務(wù)對象，通過為提供檔案信息資源的利用，以此來實現(xiàn)檔案的價值。在當(dāng)前智慧檔案服務(wù)開展過程中，還要重視大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，深入挖掘檔案信息的潛在價值，不斷對檔案服務(wù)進(jìn)行優(yōu)化，以此來促進(jìn)檔案信息服務(wù)智能化水平的提升。

1 智慧檔案服務(wù)概述

1.1 以人為本的服務(wù)理念

以人為本作為智慧檔案服務(wù)必然遵循的理念，并在實際智能檔案服務(wù)工作開展過程中，通過建立健全智慧檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)，夯實檔案信息化基礎(chǔ)，以此來提升檔案服務(wù)質(zhì)量和水平。特別是在打造智慧檔案服務(wù)模式時，還要關(guān)注用戶需求，以此為智慧檔案服務(wù)工作的出發(fā)點和立腳點，為檔案用戶提供更具針對性和個性化的檔案信息利用服務(wù)，確保檔案服務(wù)的高效性和便捷性。

1.2 整合資源

智慧檔案服務(wù)依托于互聯(lián)網(wǎng)來開展檔案服務(wù)，可以打破時間和空間的制約，檔案利用者能夠隨時查詢所需要的檔案信息。同時檔案部門之間也能夠借助于網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)化交流和溝通，進(jìn)一步促進(jìn)檔案信息資源的整合，并通過構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫，優(yōu)化配置檔案信息資源。針對部分職能在交叉或是相通的單位，宜通過建立檔案共享機(jī)制，進(jìn)一步提高檔案信息的查詢和利用效率。

1.3 注重效率的公共服務(wù)觀

基于信息時代背景下，檔案開發(fā)利用工作面臨著較大的挑戰(zhàn)。在檔案智慧檔案工作中，檔案服務(wù)需要以用戶滿意作為出發(fā)點和立足點，同時還要在檔案服務(wù)過程中滲透公共服務(wù)觀，通過對檔案服務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化，全面提高檔案服務(wù)效率，實現(xiàn)檔案信息的高效利用，更好的發(fā)揮出檔案的利用價值。通過將注重效率的公共服務(wù)觀在檔案服務(wù)中進(jìn)行應(yīng)用，在全面提升檔案公共服務(wù)效率的基礎(chǔ)上，還能夠使檔案服務(wù)在投入最小成本的基礎(chǔ)上，最大限度的為公眾提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案信息服務(wù)。

2 促進(jìn)智慧檔案服務(wù)發(fā)展的途徑

2.1 打造一體化的檔案收集管理平臺

在智能檔案服務(wù)開展過程中，為了能夠提高電子檔案接收和管理的水平，需要結(jié)合檔案信息需求，積極打造一體化的檔案收集管理平臺，實現(xiàn)對檔案信息及基礎(chǔ)信息的智能采集和自動歸檔。同時還要積極構(gòu)建檔案管理服務(wù)體系，實現(xiàn)檔案信息的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理和服務(wù)。通過對檔案著錄工作和元數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范，這樣能夠保證信息錄入的準(zhǔn)確性。并針對分類號和題名進(jìn)行統(tǒng)一和規(guī)范，為后續(xù)檢索查全率和查準(zhǔn)率起到重要的保障作用。

2.2 借助“云端”實現(xiàn)檔案信息的共建共享

通過應(yīng)用云計算技術(shù)來構(gòu)建智慧檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，并積極打造“智慧檔案云”，利用虛擬技術(shù)完成檔案信息的存儲。同時還要通過利用“云端”，將分散的檔案信息有效的連接起來，促進(jìn)檔案部門之間檔案信息的交流和溝通。針對各類檔案信息資源加大整合力度，實現(xiàn)檔案信息的共建共享，并打造一體化的公共服務(wù)平臺，從而為智慧檔案服務(wù)工作的有序推進(jìn)打下堅實的基礎(chǔ)。

2.3 構(gòu)建智能數(shù)據(jù)庫促進(jìn)檔案價值的發(fā)揮

所謂的智慧檔案，其實質(zhì)也是檔案信息數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)分析和科學(xué)利用。在當(dāng)前智慧檔案服務(wù)發(fā)展時，宜通過大數(shù)據(jù)技術(shù)來構(gòu)建智能檔案數(shù)據(jù)庫，深入挖掘檔案信息的價值，推進(jìn)檔案的開發(fā)利用進(jìn)程。在具體智能數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建過程中，需要以公共服務(wù)要求作為立足點，并明確數(shù)據(jù)模型的構(gòu)建需求，細(xì)致篩選、轉(zhuǎn)換和提取結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，并進(jìn)一步優(yōu)化模型，調(diào)整具體的參數(shù)和規(guī)則，通過結(jié)合最終模型來實現(xiàn)對檔案關(guān)聯(lián)信息的深入挖掘、分析和預(yù)測，從而使檔案信息更好的發(fā)揮其實際作用和價值。

2.4 完善檔案服務(wù)平臺建設(shè)

智慧檔案服務(wù)工作開展過程中，通過積極構(gòu)建先進(jìn)的檔案信息化系統(tǒng)，并運用信息過濾技術(shù)，實現(xiàn)對檔案信息內(nèi)容的智能化分析，借助于微平臺為檔案用戶提供檔案信息的利用，并在平臺上與用戶進(jìn)行交流和互動。同時還要基于現(xiàn)有平臺，積極開發(fā)各種檔案信息平臺，重視云計算技術(shù)的應(yīng)用，進(jìn)一步提高檔案信息資源的高效和安全存儲。另外，在當(dāng)前檔案服務(wù)平臺建設(shè)過程中，還要重視檔案信息的數(shù)字化處理，通過運用相應(yīng)軟件檔案用戶就能夠瀏覽相關(guān)的檔案信息，更好的滿足檔案利用者的需求。

2.5 打造基于移動互聯(lián)網(wǎng)的檔案信息泛在服務(wù)

基于移動互聯(lián)風(fēng)的檔案信息泛在服務(wù)其作為檔案信息傳遞和知識傳播的一種方式，具有快捷、動態(tài)和交互性的特點，其以移動終端作為媒介，為檔案用戶提供更為便捷的檔案服務(wù)。泛在即為無所不在，其依托于物聯(lián)網(wǎng)和移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，檔案用戶能夠在任何地點以任何方式來獲取信息。當(dāng)前移動互聯(lián)網(wǎng)的全面覆蓋，這也使檔案信息服務(wù)打破了空間和時間的限制。而且移動終端的普及應(yīng)用，檔案管理人員能夠通過多種渠道來為公眾提供各種形態(tài)和載體的檔案信息，檔案信息搜索途徑和獲取方法更具多樣性。特別是在多媒體技術(shù)快速發(fā)展的新形勢下，目前檔案用戶對于檔案服務(wù)需求更趨向于個性化和智能化，對信息需求更泛在化和可視化。因此檔案部門可以通過打造“移動檔案館”，為用戶提供檔案信息移動閱覽服務(wù)和搜索服務(wù)，并應(yīng)用數(shù)字技術(shù)和虛擬技術(shù)還能夠?qū)︷^藏檔案資源進(jìn)行數(shù)字化展覽，為用戶提供場景式服務(wù)和良好的視覺體驗。

2.6 構(gòu)建互聯(lián)網(wǎng)+物聯(lián)網(wǎng)的安全監(jiān)控體系

將物聯(lián)網(wǎng)與檔案相結(jié)合，可能實現(xiàn)對檔案信息的追蹤定位，更好的維護(hù)檔案信息的安全。為了保證智慧檔案服務(wù)過程中檔案信息的安全，需要構(gòu)建完善的安全監(jiān)控體系，具體要針對檔案管理機(jī)構(gòu)實現(xiàn)全方位的立體監(jiān)控，利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來實時對檔案信息進(jìn)行追蹤管理，針對異常檔案信息系統(tǒng)能夠及時發(fā)出警告和提示，有效的保證檔案信息的安全。

3 結(jié)束語

智慧檔案服務(wù)依托于信息技術(shù)，通過合理運用云技術(shù)和人工智能技術(shù)來打造更具多元化的智慧檔案服務(wù)模式，從而為檔案用戶提供更為便捷和高效的檔案信息服務(wù)。因此在智慧檔案服務(wù)發(fā)展過程中，檔案管理人員要重視自身的創(chuàng)新意識的培養(yǎng)，并在實際工作中不斷的更新自身的檔案服務(wù)理念和服務(wù)方式，推進(jìn)智慧檔案服務(wù)的有序開展。

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